To-do-Listen (Aufgabelisten) sind ein nützliches Instrument für die Tagesplanung. Sie können handschriftlich erstellt werden, am PC, in Programmen wie Outlook usw. Sie helfen bei der Selbstorganisation und tragen zur Motivation bei, wenn man jeden erledigten Punkt abhakt.
Warum funktionieren To-do-Listen oft nicht?
Doch häufig führen diese Listen genau zum Gegenteil: Sie frustrieren ihre Benutzer. Das hat meist zwei Gründe:
Fehlende Zeitpuffer: Oft verschätzen sich die Nutzer von To-do-Listen mit der Zeit. Der Tag wird bis zur letzten Minute verplant. Jeder unerwartete Anruf, jede kleine Störung bringt solche To-do-Listen ins Wanken. Hinzu kommt, dass der Zeitaufwand für jede einzelne Aufgabe regelmäßig unterschätzt wird. Die Folge: Viele Aufgaben bleiben unerledigt und kommen am nächsten Tag wieder auf die Liste.
Fehlende Prioritäten: To-do-Listen ohne Prioritäten verleiten dazu, zu viel Zeit mit kleinen, schnell erledigten Aufgaben zu verbringen. Das schafft zwar kurzzeitig Erfolgserlebnisse. Doch so rutschen die eigentlich wichtigen Aufgaben häufig nach hinten.
Wichtiges wird immer wieder verschoben: Kommen fehlende Zeitpuffer und Prioritäten zusammen, dann sind es immer wieder die wichtigsten Aufgaben auf der To-do-Liste, die am Ende verschoben werden.
Hier hilft die To-do-Liste von handwerk.com. Mit dieser kostenlosen Excel-Tabelle planen Sie ausreichend Zeitpuffer ein und achten auf Ihre Prioritäten.
So nutzen Sie die To-do-Liste von handwerk.com
So nutzen Sie die To-do-Liste von handwerk.com
Ein wichtiger Hinweis vorweg: Wenn Sie diese Tabelle öffnen, erhalten Sie in der Regel einen Warnhinweis: "Makros in dieser Arbeitsmappe sind deaktiviert, da die Sicherheitseinstellung auf Hoch gesetzt wurde."
Bei den in der Tabelle enthaltenen Makros handelt es sich um zwei einfache, mit Buttons verbundene Sortierfunktionen (Termine nach Zeit sortieren, Aufgaben nach Priorität sortieren).
Um die Makros zu aktivieren, müssen Sie die Einstellung in Excel anpassen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Sie können die Tabelle auch ohne diese Makros nutzen und die Sortierung mit Excel selbst vornehmen.
Und so nutzen Sie die To-do-Liste:
1. Ihre persönlichen Parameter festlegen
Tragen Sie in die grünen Felder Ihre persönlichen Parameter ein:
- Verfügbare Arbeitszeit: Hier tragen Sie ein, wie viele Stunden Sie an diesem Tag arbeiten werden.
- Puffer: Hier tragen Sie ein, wie groß der Puffer für unvorgesehen Aufgaben sein soll (in Prozent).
- Aufrunden: To-do-Listen sollten nicht in zu kleine Zeiteinheiten zerlegt werden. Wir empfehlen als kleinste Zeiteinheit 5 oder 10 Minuten. Da diese Liste Ihre Aufwände mit einem kleinen eingebauten Zeitpuffer errechnet, haben wir sie so programmiert, dass sie immer auf die nächsten vollen Minuten (zum Beispiel auf 10 Minuten) aufrundet. Hier können Sie eingeben, ob auf 5 oder 10 Minuten aufgerundet werden soll.
Im blauen Feld müssen Sie nichts eingeben. Hier sehen Sie Ihre verbleibende und die für Termine, Aufgaben und Puffer verplante Zeit. Überschreiten Sie in Ihrer Planung Ihre verfügbare Zeit, so erscheint hier ein Warnhinweis.
3. Termine einplanen
Geben Sie nun ihre für den aktuellen Tag geplanten Termine mit Uhrzeit ein.
Schätzen Sie dazu, wie lange jeder Termin in Minuten dauern wird (bei Bedarf inkl. Hin- und Rückweg) und geben Sie die Zahl ein.
Geben Sie nun für jeden Termin einen "Risikofaktor" zwischen 0 und 10 ein.
Die To-do-Liste berechnet dann anhand Ihres geschätzten Zeitaufwands und des Risikofaktors eine voraussichtliche Dauer inklusive Zeitpuffer. Wie hoch oder niedrig Sie einen Risikofaktor wählen, hängt davon ab, wie sicher Sie sich mit der Dauer sind. Ein Risikofaktor 0 bietet sich bei Besprechungen an, bei denen völlig klar ist, dass sie pünktlich enden. Ein Risikofaktor von 10 verdoppelt die geschätzte Dauer und eignet sich für Termine, die sich schwer einschätzen lassen.
Tipps zur Einschätzung des Zeitaufwands finden Sie hier.
Sie können Ihre Termine unsortiert eintragen oder nachträglich ergänzen. Ein Klick auf den Button "Nach Uhrzeit sortieren" bringt sie in die richtige Reihenfolge.
4. Aufgaben eintragen
Genauso funktioniert die Eingabe Ihrer Aufgaben. Für Aufgaben müssen Sie allerdings keine Uhrzeit eintragen, sondern eine Priorität (von A bis C, siehe Tipps zum Prioritäten setzen). Und natürlich wieder die von Ihnen geschätzte Dauer mit einem Risikofaktor.
Wenn Sie alle Aufgaben erfasst haben, sortieren Sie die Aufgaben mit einem Klick auf den entsprechenden Button nach den Prioritäten (A zuerst). So sollten Sie auch Ihre Aufgaben abarbeiten: A-Aufgaben haben die höchste Priorität und kommen zuerst.
5. Prüfen und aussortieren
Prüfen Sie Ihre verplante Zeit: Haben Sie mehr eingeplant als Ihnen Zeit zur Verfügung steht? Dann haben Sie drei Optionen:
- Delegieren Sie C-Aufgaben.
- Verschieben Sie einen Teil der Aufgaben auf den nächsten passenden Termin, denn Sie werden sie heute nicht mehr schaffen.
- Planen Sie einen längeren Arbeitstag ein.
Das Beste an To-do-Listen ist der Moment, wenn Sie erledigte Punkte abhaken. Gönnen Sie sich diese Befriedigung: Drucken Sie die fertige Liste aus und haken Sie Punkt für Punkt ab.
Wie Sie Prioritäten setzen und Zeitaufwände einschätzen, lesen Sie auf der nächsten Seite.
Prioritäten setzen und Zeitpuffer einplanen
So setzen Sie Prioritäten
Versehen Sie alle Aufgaben in Ihrer To-do-Liste mit einer Priorität: A, B oder C.
A = Wichtige und dringende Aufgaben mit hoher Priorität. Das sind die Aufgaben, die kurzfristig einen hohen Beitrag zur Erreichung Ihrer Ziele leisten. Diese Aufgaben sollten Sie selbst erledigen. Dazu zählen zum Beispiel Beratungsgespräche mit A-Kunden.
B = Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben. Das sind Aufgaben, die mittelfristig einen wichtigen Beitrag zur Erreichung Ihrer Ziele leisten. Das sind Aufgaben wie Fortbildung oder Lieferantenvergleiche. Sie sind kurzfristig zwar nicht dringend, doch wenn Sie sich nicht darum kümmern, werden sie es irgendwann.
C = Aufgaben mit geringer Priorität. Das sind jene Aufgaben, die wenig zum Ertrag oder den Zielen des Unternehmens beitragen, jedoch erledigt werden müssen. Dazu zählt zum Beispiel die Umsatzsteuervoranmeldung. Häufig handelt es sich um Routineaufgaben. Wenn irgend möglich, sollten Sie diese Aufgaben delegieren.
So planen Sie Zeitpuffer ein
Verplanen Sie maximal 60 bis 80 Prozent Ihrer täglichen Arbeitszeit. Reservieren Sie die restliche Zeit für Unvorhergesehenes. 40 Prozent Pufferzeit - das klingt viel. Doch überlegen Sie, wie häufig Sie tatsächlich unerwartete Aufgaben und Termine bewältigen müssen. Mal wird ein Mitarbeiter krank, mal fehlt Material, mal bittet ein guter Kunde kurzfristig um einen Termin ...
Darüber hinaus sollten Sie kleine Zeitpuffer für jede geplante Aufgabe einbauen. Denn nur selten lassen sich Aufgaben auf die Minute genau einschätzen.
Unternehmensberater Frank Rübertus empfiehlt auf seiner Website, mit sogenannten Risikofaktoren zu arbeiten: Je weniger Erfahrung Sie mit einer Aufgabe haben und je komplexer sie ist, desto größer sollte der Risikoaufschlag für die Zeit in der To-do-Liste sein. (siehe Tabelle)
Wie Sie Excel dazu bringen, die die Makros in der To-do-Liste zu akzeptieren, erfahren Sie auf der nächsten Seite.
Makros für die Sortierung aktivieren
Die To-do-Liste arbeitet mit zwei sogenannten Makros, automatisierten Abläufen also, die wir für diese Tabelle angelegt haben. Da solche Makros aus unsicheren Quellen auch Einfallstore für schädlichen Code sein können, erhalten Sie in der Regel einen Warnhinweis: "Makros in dieser Arbeitsmappe sind deaktiviert, da die Sicherheitseinstellung auf Hoch gesetzt wurde."
Dieser Hinweis erscheint auch, wenn Sie die To-do-Liste das erste Mal starten. Bei den in der Tabelle enthaltenen Makros handelt es sich um zwei einfache, mit Buttons verbundene Sortierfunktionen (Termine nach Zeit sortieren / Aufgaben nach Priorität sortieren).
Sie können die Tabelle auch ohne diese Makros nutzen und die Sortierung mit Excel selbst vornehmen.
Oder Sie passen Ihre Sicherheitseinstellung an:
Excel 2003: Wählen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Makros" und dort die "Sicherheitseinstellungen". Stellen Sie die Sicherheitseinstellung auf "Mittel". Dann fragt Excel vor dem Ausführen jedes Makros, ob Sie damit einverstanden sind. Sie müssen die Einstellung vor dem Öffnen der To-do-Liste einmalig anpassen.
Excel 2007: Etwas komplizierter aber auch nur einmalig auszuführen ist der Vorgang bei Excel 2007. Klicken Sie auf die Schaltfläche Office (das runde Logo in Excel oben links), wählen Sie dort unten rechts "Excel-Optionen", dann im linken Menü "Vertrauensstellungscenter", dann den Button "Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter" und dann links den Menüpunkt "Einstellungen für Makros". Dort sollten Sie den Punkt "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren" auswählen. Wenn Sie jetzt Tabellen mit Makros aus fremden Quellen öffnen, erscheint über de Tabelle eine Sicherheitswarnung "Makros wurden deaktiviert". Die Makros aktivieren Sie, indem Sie daneben den Button "Optionen" drücken und "Diesen Inhalt aktivieren" wählen.
