Konsequent vernetzen:
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Eigentlich soll die Digitalisierung alles immer einfacher machen: Schluss mit Unterlagen aus Papier, mit kopieren, ablegen und später dann der Suche nach Unterlagen in dicken Aktenordnern. Alles digital – das soll Zeit, Platz und Kosten sparen. Noch sehe die Praxis in den meisten kleinen und mittleren Betrieben allerdings anders aus, berichtet Steuerberater Thomas Lückel aus Bad Berleburg.
Herr Lückel, Sie haben sich auf Handwerksbetriebe spezialisiert. Wie verbreitet ist dort die Digitalisierung von steuerrelevanten Unterlagen, zum Beispiel das Scannen von Papierbelegen?
Thomas Lückel: „Das nimmt zu, aber noch längst nicht konsequent und überall. Vor allem Großkonzerne digitalisieren heute teilweise schon bis zu 95 Prozent ihrer Unterlagen. In kleinen und mittleren Betrieben ist es noch nicht sehr verbreitet.“
Was hält Handwerksbetriebe denn davon ab?
Lückel: „Der Hauptgrund ist nach meiner Erfahrung die Angst davor, etwas wegzuwerfen, was ich später doch mal brauche. Da wird noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten sein.
Aber es gibt auch ganz praktische Bedenken: Wenn man Belege wegwirft, dann reden wir ja nicht nur von Buchhaltung, sondern auch von allem anderen. Viele Belege muss man parallel in der Bauakte haben, in der Vor- und Nachkalkulation usw. Das heißt, man muss den Betrieb konsequent auf ‚Digital‘ umstellen, sonst sind die Belege nicht dort, wo man sie braucht. Das wird Zeit in Anspruch nehmen, auch weil viele Programme diese Vernetzung noch nicht gewährleisten.“
Aber das klingt doch verlockend: Die Originale einscannen und entsorgen – das soll richtig Zeit und Geld sparen. Ist das nicht ein großer Anreiz, sofort auf ‚Digital‘ umzustellen?
Lückel: „Das Scannen ist eine Sache, die Vernichtung der Originale eine andere. Zulässig ist das zwar seit Anfang 2015, das Verfahren wird als ‚Ersetzendes Scannen‘ bezeichnet.
Aber dabei müssen sich Betriebe an die Grundsätze der Ordnungsgemäßen Digitalen Buchführung halten, die GoDB. Diese GoDB schreiben genau vor, welche Bedingungen bei der Digitalisierung erfüllt sein müssen, damit das Finanzamt die Unterlagen anerkennt. Aber sie sagen nichts darüber, wie diese Bedingungen praktisch zu erfüllen sind.
So besteht noch eine gewisse Unsicherheit, was in der Praxis anerkannt werden wird. Daher ist es sinnvoll, die Originale nach dem Scannen noch einige Zeit aufzubewahren, bis hier Rechtssicherheit herrscht. Wir arbeiten zum Beispiel mit der Datev zusammen. Wir sind uns einig, dass deren Verfahren alle Voraussetzungen der GoDB erfüllt. Aber noch fehlt uns die offizielle Stellungnahme der Finanzverwaltung. Und das geht derzeit allen mir bekannten Systemen so.“
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Warum sollten Handwerker unter diesen Umständen nicht einfach abwarten – bis es die perfekte Lösung gibt?
Lückel: „Weil das in jedem Fall kommen wird. Spätestens 2019 ist die Finanzverwaltung so weit. Dann kann und darf die Kommunikation mit der Finanzverwaltung nur noch elektronisch erfolgen. Der Gesetzgeber forciert das jetzt. Zugleich geht es für die Betriebe darum, die Kosten zu senken und damit um ihre Wettbewerbsfähigkeit. Die digitale Buchhaltung ist dafür ein guter Einstieg.“
Was nützt eine digitale Buchhaltung, wenn die anderen Systeme wie Warenwirtschaft oder Bauakte noch nicht darauf abgestimmt sind?
Lückel: „Weil die digitale Buchhaltung schon für sich genommen sofort Vorteile bietet. Digitalisierung bedeutet hier tagesaktuelle Buchungen und damit auch einen tagesaktuellen Überblick über die Lage des Betriebs, seine Liquidität, offene Posten und vieles mehr.
Dafür gibt es jetzt schon perfekte, zertifizierte Systeme. Der Handwerker scannt Papierbelege ein und faxt sie tagesaktuell an den Steuerberater, statt sie wöchentlich mit dem Pendelordner zu schicken. Mit so einem System kann der Steuerberater auch das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr für den Mandanten übernehmen. Das sind alles Aufgaben, die kleinen Unternehmen viel Aufwand bereiten und ein Steuerberater günstiger abwickeln kann. Nur die Originale sollte man nicht sofort vernichten, davon rate ich noch ab.“
Datenberge im System, Aktenberge im Keller? Das klingt ausgesprochen widersinnig.
Lückel: „Das ist ja nur vorübergehend, für ein paar Jahre. So lange, bis wir Rechtssicherheit haben und es Programme gibt, die alle Prozesse im Betrieb durchgängig abbilden.
Bis dahin sind auch die rechtlichen Unsicherheiten beim Ersetzenden Scannen geklärt. Und zudem dürften bis dahin die Kosten der digitalen Archivierung noch sinken, das lassen sich die Anbieter derzeit noch sehr gut bezahlen. Wenn es nur um die Buchhaltungsunterlagen geht, ist das noch überschaubar. Aber man sollte diese Kosten nicht unterschätzen, wenn man auch alle anderen Geschäftsunterlagen komplett digitalisieren will. Ich erwarte, dass die Preise dafür in ein paar Jahren sinken werden. Warum sollte also ein Betrieb schon jetzt die Archivierungskosten zahlen, wenn er vorerst seinen Keller nutzen kann und damit rechtlich auf der sicheren Seite ist?“
Und wenn ein Handwerker dennoch die Papierberge unbedingt sofort loswerden will?
Lückel: „Dann muss er die GoDB beachten. Zunächst muss der Unternehmer das Verfahren definieren und dokumentieren: Wer darf was wann und wie scannen und wie wird es dann archiviert? Dazu gehört auch eine Anweisung für die Mitarbeiter, wie sie vorzugehen haben. Dann verlangt der Gesetzgeber eine ständige Kontrolle, dass dieses Verfahren eingehalten wird, und zwar nach dem Vier-Augen-Prinzip. Um all das kann sich der Steuerberater kümmern, das ist nicht das Problem. Aber die Daten müssen auch so gespeichert werden, dass sie nicht mehr nachträglich manipuliert werden können auch in zehn Jahren noch lesbar sind, zum Beispiel für einen Betriebsprüfer.“
Was könnte passieren, wenn ich die Unterlagen einfach mit einer günstigen Standardsoftware selbst scanne und als PDF speichere?
Lückel: „Das genügt auf keinen Fall. Einfache PDF-Dateien lassen sich nachträglich manipulieren. Die Unveränderbarkeit der Daten ist aus steuerlicher Sicht zusammen mit der Lesbarkeit und der Verfahrensdokumentation das Entscheidendste bei der Digitalisierung. Wenn das nicht gesichert ist, kann die Finanzverwaltung die Buchführung komplett verwerfen.“
