Kommunikation

Whatsapp-Nutzung hat Grenzen: Ihre Rechte und Pflichten als Arbeitgeber

Whatsapp spart Handwerksbetrieben viel Zeit. Doch gilt das auch für Urlaubsanträge oder Krankmeldungen? Diese Beispiele zeigen, was Arbeitgeber beachten müssen.

Auf einen Blick:

  • Whatsapp ist für Betriebe ein praktisches Kommunikationsmittel. Aber der Dienst hat auch Grenzen, besonders, wenn es um die Pflichten als Arbeitgeber geht.
  • Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter per Whatsapp-Nachricht krank meldet, ist das arbeitsrechtlich nicht ausreichend.
  • Um Problemen vorzubeugen, sollten Chefs im Handwerk klare Regeln für den Umgang festlegen.

von Martina Jahn

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Schnell ein Foto von der Baustelle oder Materialbestellungen an das Büro schicken. Die Chancen sind riesig, die Whatsapp als Kommunikationsinstrument in Handwerksbetrieben bietet. Doch das Medium hat auch Grenzen: Was ist, wenn sich Ihre Mitarbeiter nur noch per Whatsapp in der „Kollegengruppe“ krank melden – und nicht mehr beim Chef persönlich? Wie reagieren Sie als Arbeitgeber, wenn Sie morgens einen „Urlaubsschein“ per Whatsapp bekommen und das vorher nicht abgestimmt haben?

Warnung vor rechtlichen Konsequenzen für Arbeitgeber

Solange die Abläufe geregelt sind und die Whatsapp-Nutzung dem Betrieb hilft, ist die Nutzung unproblematisch. „Problematisch wird es immer dann, wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht klar ist, in welchem Fall die Whatsapp-Nutzung als Kommunikationsmittel nicht ausreicht“, sagt Cornelia Höltkemeier, Rechtsanwältin und Geschäftsführerin der Landesvereinigung Bauwirtschaft Niedersachsen.

Die Rechtsanwältin empfiehlt, zunächst klare Regeln für die Nutzung von privaten Smartphones im Betrieb festzulegen. Des Weiteren rät Höltkemeier, den Umgang mit Whatsapp im Betriebsablauf genau zu überprüfen – und im Idealfall ebenso klar zu regeln.

Praxisbeispiel 1: Urlaubsantrag per Whatsapp

Fall 1: Ein Mitarbeiter füllt einen Urlaubsschein digital aus und schickt das Dokument per Whatsapp an den Chef. Über den Zeitraum des Urlaubs haben die beiden vorab gesprochen. Wie soll sich der Arbeitgeber verhalten?

Urlaubsanträge per Whatsapp sind in Ordnung, wenn der Betrieb für alle Mitarbeiter digitale Urlaubsanträge erlaubt, sagt Cornelia Höltkemeier. Voraussetzung für den Urlaub ist jedoch, dass der Antrag des Arbeitnehmers dann auch vom Arbeitgeber genehmigt wird. Dies ist nicht automatisch durch das einseitige Absenden einer Whatsapp-Nachricht des Arbeitnehmers der Fall. Und: Der Chef kann vom Arbeitnehmer verlangen, dass er den Antrag zusätzlich in Papierform einreicht.

Fall 2: Ein Mitarbeiter schickt dem Chef am Morgen unangekündigt eine Whatsapp-Nachricht, dass er an diesem Tag dringend Urlaub braucht. Muss der Chef das genehmigen?

Nein, der Chef muss den Urlaub nicht genehmigen. Und er kann verlangen, dass der Mitarbeiter ihn zumindest anruft. Und selbst dann ist er rechtlich nicht verpflichtet, den Urlaub zu genehmigen. Das ist dann eine Sache der Absprachen und des Vertrauens zwischen Chef und Team.

Praxisbeispiel 2: Krankmeldung per Whatsapp

Der Fall: Ein Mitarbeiter meldet sich am Morgen per Whatsapp bei einem Kollegen krank. Er soll in der Firma Bescheid sagen, dass er nicht kommt. Gilt das offiziell als Krankmeldung?

Das genügt nicht, sagt Cornelia Höltkemeier. Die Anzeige der Arbeitsunfähigkeit muss vor Arbeitsbeginn und beim Chef erfolgen. Die Meldung an einen Kollegen reicht nicht aus. Selbst wenn die Nachricht das Handy des Chefs erreicht, müsste er die Whatsapp-Nachricht nicht als Krankmeldung akzeptieren Auch hier rät sie zu klaren Ansagen im Betrieb, nach der beispielsweise die Anzeige der Arbeitsunfähigkeit telefonisch beim Chef oder einer von ihm oder ihr benannten Person zu erfolgen hat.

Zudem erlaubt ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts, von Arbeitnehmern bereits vom ersten Tag der Krankheit an eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu verlangen. Benachrichtigt werden muss der Arbeitgeber aber vor Arbeitsbeginn. Erst der zweite Schritt ist der Gang zum Arzt und die Vorlage des Attests im Betrieb.

Generell rät Höltkemeier den Betrieben aber nicht von der Whatsapp-Nutzung ab. Viele Handwerker nutzten den Dienst mit Bedacht, in der richtigen Dosis und zu ihrem Vorteil. Das spreche eindeutig dafür.

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