1. Termine für wichtige Aufgaben!
Nicht nur feste Termine mit anderen gehören in Ihren Kalender, sondern auch wichtige Aufgaben! Klassisch werden eigentlich nur Termine in den Kalender eingetragen, während Aufgaben in die To-do-Liste kommen. Das hat zwei Nachteile: Die To-do-Listen werden immer länger, bis sie nicht mehr funktionieren, während wichtige Aufgaben auf der Liste zu leicht untergehen.
Die Lösung: Treffen Sie Verabredungen mit sich selbst. Halten Sie sich Zeitblöcke für diese wichtigen Aufgaben in Ihrem Kalender frei – mit einem richtigen Termin von XX:00 Uhr bis YY:00 Uhr. Und halten Sie diese Termine konsequent ein!
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2. Planen Sie Ihren Tag!
Es hat überhaupt keinen Sinn, den Arbeitstag zu beginnen, wenn Sie Ihn nicht vorher geplant haben.
Nehmen Sie sich jeden Tag 20 bis 30 Minuten Zeit, um Ihren Tag zu planen. Das klingt nach viel, ist aber wenig im Vergleich zu dem Aufwand, den unvollständige Planung erzeugt. Wenn zum Beispiel ein vergessener Termin dazwischenkommt und sie deswegen eine wichtige Arbeit unterbrechen und einen anderen Termin verschieben müssen …
Sie können Ihren Tag natürlich schon am Abend vorher planen. Das ist manchmal ganz hilfreich, wenn Sie genau wissen, dass der nächste Tag sehr stressig wird. Dann verschafft Ihnen diese Vorplanung innere Ruhe und Sie müssen abends nicht dauernd an den kommenden Tag denken.
Wenig sinnvoll ist die abendliche Planung für den nächsten Tag, wenn gerade ein stressiger Arbeitstag hinter Ihnen liegt. Wer gestresst ist, kann schlechter vorausplanen. Dann sollten Sie sich die Tagesplanung für den nächsten Morgen aufheben.
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3. Kurz nachdenken vor einer Aufgabe!
Bevor Sie einen Anruf tätigen oder sich eine Aufgabe vornehmen, sollten Sie sich 5 Minuten Zeit nehmen und genau überlegen, was Ihr Ziel ist und was für ein Ergebnis dabei herauskommen soll. Das hat mehrere Vorteile:
- Sie entstressen sich und machen so weniger Fehler.
- Sie sparen sich Zeit, weil Sie nicht unnötig viel Zeit mit einem Anrufer oder eine Aufgabe verbringen, sondern sich zielstrebig verhalten.
- Oft führt ein Moment des Nachdenkens dazu, dass Sie sich eine Aufgabe völlig sparen können – weil Sie feststellen, dass sich der Aufwand gar nicht lohnt.
Nehmen SIe sich auch nach Erledigung der Aufgabe noch einmal kurz Zeit und überlegen Sie sich, ob Sie wirklich das gewünschte Resultat erreicht haben oder was noch fehlt und zu tun ist.
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4. Packen Sie Ihren Tag nicht voll – planen Sie Zeit ein für Unterbrechungen!
Egal wie gut Sie Ihren Tag planen: Die meiste Zeit werden Sie mit Sicherheit mit solchen Aufgaben verbringen, die Sie nicht eingeplant hatten – mit Störungen und Unerwartetem.
Das sollten Sie in Ihrer Tagesplanung berücksichtigen: Verplanen Sie maximal 60 Prozent Ihrer Zeit, der Rest füllt sich von alleine. Und wenn nicht, dann können Sie immer noch eine Aufgabe vorziehen oder zur Abwechslung mal vor 20 Uhr Feierabend machen!
5. Schaffen Sie sich störungsfreie Zeiten!
Klinken Sie sich einfach mal aus: Unterbrechungen durch E-Mails oder Anrufe kosten wahnsinnig viel Zeit! Nicht nur die Zeit für das Telefonat oder das Lesen der E-Mail, sondern vor allem die Zeit, um de einmal unterbrochene Arbeit wieder aufzunehmen.
Planen Sie für wichtige und anspruchsvolle Aufgaben Zeitblöcke ein, in denen Sie nicht ans Telefon gehen und in denen Sie nicht ständig Ihre E-Mails checken! Widmen Sie nicht ständig jedem Ihre Aufmerksamkeit – außer in den Fällen, in denen es für Ihren Betrieb absolut lebenswichtig ist, dass nicht irgendjemand, sondern Sie ganz persönlich sofort antworten.
Eine einfache Lösung für alle anderen Fälle: Planen Sie täglich ein oder zwei feste Zeitblöcke ein, in denen Sie E-Mails beantworten und Anrufe annehmen oder zurückrufen.
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