Demnach sind die A-Aufgaben die wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft. Sie sind nicht delegierbar und für die Erfüllung der ausgeübten Funktion von größtem Wert. Dazu gehört zum Beispiel das Erstellen eines Angebots für einen viel versprechenden Kunden. B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben, die auch an andere delegiert werden können. Die C-Aufgaben sind die Aufgaben mit dem geringsten Wert für die Erfüllung einer Funktion, haben jedoch den größten Anteil an der Menge der anfallenden Arbeiten. Hierunter fallen Routinearbeiten, der üblichePapierkram und andere Verwaltungsarbeiten.
Analysiert man nun den zeitlichen Aufwand für die einzelnen Tätigkeitsbereiche und setzt sie ins Verhältnis zu dem tasächlich "Wert einer Tätigkeit, ergibt sich: Bei den A-Aufgaben erreichen Sie mit 15 Prozent Ihres zeitlichen Einsatzes zwei Drittel Ihrer Ergebnisse. Bei den B-Aufgaben bleibt sich Aufwand und Ergebnis ungefähr gleich: Wird ein Fünftel der Zeit für sie aufgewendet, erzielt man auch ein Fünftel der Ergebnisse.
Der "Kleinkram aber, die C-Aufgaben, bringen bei einem Aufwand von 65 Prozent der verwendeten Zeit nur 15 Prozent der Ergebnisse. Wer also den größten Teil seines Arbeitstages damit verbringt, C-Aufgaben zu erledigen, wird nie 100 Prozent Leistung erbringen.
Die Mischung machts: Am effektivsten arbeiten Sie, wenn Sie nur ein bis zwei A-Aufgaben pro Tag einplanen, außerdem zwei bis drei B-Aufgaben in Angriff nehmen und den Rest für C-Aufgaben reservieren. Erreichen Sie auf diese Weise Ihre Tagesziele, können sie neu entscheiden, wofür Sie die gewonnene Zeit aufwenden wollen. Verplanen Sie aber nie mehr als 60 Prozent Ihres Arbeitstages und behalten Sie sich 40 Prozent Ihrer Arbeitszeit als "Puffer. So sind Sie gegen unvorhersehbare Ereignisse oder Zeitdiebe gewappnet.
