So besiegen Sie die Aufschieberitis!

Gegen Aufschieberitis ist kaum jemand geschützt. Zahlreiche Umfragen belegen: Fast jeder neigt gelegentlich zum Aufschieben und jeder Fünfte leidet sogar an chronischer Aufschieberitis. Der Fachbegriff dafür lautet Prokrastination.

Ursache: Zu viele und zu unangenehme Aufgaben
Die Gründe dafür sind leicht verständlich. Ned Hallowell, Psychiater und Fachbuchautor, sieht zwei Ursachen:

• Wir schieben alle ständig etwas auf, weil wir so viel zu tun haben.
• Wir schieben Aufgaben auf, die wir nicht mögen, weil sie unangenehm, langweilig oder besonders schwierig sind.

Die Folgen der Aufschieberitis sind gravierend: Es kostet Zeit, Aufgabe immer wieder in die Hand zu nehmen. Außerdem setzen wir uns mit dem wachsenden Berg an Unerledigtem selbst zunehmend unter Druck. Hinzu kommen Frust, Scham und sogar Angst vor den tickenden Zeitbomben in dem Aufgabenberg.

Hier die 10 besten Tipps, wie Sie die Aufschieberitis in den Griff bekommen:

Seltsamerweise verschieben wir nicht jede Aufgabe. Im Gegenteil: Es gibt viele Arbeiten, die wir gerne erledigen. Der eine schreibt gerne Rechnungen, der andere arbeitet lieber auf der Baustelle als am Schreibtisch.

Zwei Arten von Aufgaben werden besonders häufig verschoben:

• Aufgaben, die Sie nicht mögen: Das können langweilige Aufgaben sein - die Umsatzsteuervoranmeldung zum Beispiel. Aber auch unangenehme Aufgaben wie die Kündigung eines Mitarbeiters.
• Aufgaben, bei denen Sie nicht wissen, wie Sie sie erledigen sollen: Das sind Aufgaben, mit denen Sie bisher keine Erfahrung haben oder für die Ihnen die Fachkenntnisse fehlen.

Wenn Sie merken, dass Sie eine Aufgabe verschieben wollen, dann fragen Sie sich nach dem Grund. Wenn Sie die Gründe kennen, können Sie leichter dagegen angehen.

2. Überzeugen Sie sich selbst von der Dringlichkeit!

Häufig verschieben wir Aufgaben, die zwar wichtig, aber kurzfristig nicht dringend sind. Oft sind das Arbeiten, die erst einmal Zeit kosten und uns erst langfristig Vorteile bieten, zum Beispiel Fortbildung, Kontaktpflege oder Mitarbeitergespräche.

Bei solchen Aufgaben hilft es, wenn Sie sich die Vor- oder Nachteile stärker bewusst machen, die sich aus der Erledigung ergeben. Zum Beispiel:

• Ärgern Sie sich jetzt schon darüber, dass Ihre Wettbewerber Sie demnächst abhängen, wenn Sie diese Fortbildung / Investition / Marketingmaßnahme ... immer weiter verschieben. Oder umgekehrt: Wie Sie Ihre Konkurrenz abhängen werden, weil Sie sich jetzt darum kümmern.
• Stellen Sie sich vor, wie groß die Zeitverschwendung ist und was für Kosten das in den nächsten fünf Jahren mit sich bringt, wenn Sie Ihr Ablagesystem nicht endlich in den Griff bekommen.
• Stellen Sie sich vor, wie schön ist, wenn Sie nichts mehr aufschieben müssen und dadurch jeden Tag eine halbe Stunde oder eine Stunde mehr Zeit für sich selbst haben - Zeit mit der Familie, für Hobbys ...

3. Legen Sie einen Termin fest!

Verschoben werden in der Regel nur Aufgaben ohne Termin. Also verpassen Sie solchen Aufgaben einen Termin:

• Planen Sie die Aufgaben in Ihrer To-do-Liste mit einem festen Termin ein.
• Planen Sie dabei ausreichend Zeit für die Erledigung ein, sonst haben Sie aus Zeitmangel gleich wieder einen Grund, die Aufgabe erneut zu verschieben.
• Machen Sie die Priorität bzw. Wichtigkeit der Aufgabe kenntlich.

Wenn es sich um eine größere Aufgabe oder ein Projekt handelt, dann zerlegen Sie die Aufgabe in Teilaufgaben und vergeben Sie für jede eine eigene Deadline.

Eine weitere Möglichkeit, eine Aufgabe dringend zu machen, besteht darin, andere einzubeziehen: Fragen Sie jemanden nach einem Termin, wenn Sie eine Aufgabe übernehmen:

• entweder den Auftraggeber,
• oder einen Mitarbeiter, der eine Teilaufgabe übernimmt, die er mit Ihnen abstimmen muss,
• oder jemand anderes, mit dem Sie über die Ergebnisse sprechen wollen, zum Beispiel Ihre Ehefrau, Steuerberater, Banker ... je nachdem, um welche Aufgabe es sich handelt.

5. Belohnen und motivieren Sie sich!

Aufschieberei ist deswegen so "beliebt", weil es keinen schnellen Lohn für die erledigte Aufgabe gibt, sondern nur langfristige Vorteile. Oder weil keine schnellen negativen Folgen drohen, sondern erst irgendwann in der Zukunft.

Das können Sie ändern: Belohnen und motivieren Sie sich sofort!

• Belohnen Sie sich zum Beispiel mit einer Kaffee-Pause beim Edel-Gastronomen um die Ecke (oder was sie sonst so als nicht alltägliches Highlight empfinden).
• Holen Sie sich positive Rückmeldungen für Aufgaben, bei denen es sonst keine gibt. Zum Beispiel von Ihrem Lebenspartner.
• Motivieren Sie sich damit, dass Ihr Schreibtisch immer schön aufgeräumt und leer ist und auch so bleiben soll.
• Belohnen Sie sich damit, dass Sie wirklich mal eine Stunde eher Feierabend machen. Natürlich könnten Sie in der gesparten Stunde jetzt andere Arbeiten erledigen. Aber das ist nicht der Sinn der Übung: Ob mit oder ohne Aufschieberitis könnten wir doch alle ständig 24 Stunden durcharbeiten und hätten trotzdem immer noch etwas zu tun.

6. Aufgaben-Check: Müssen Sie diese Aufgabe wirklich erledigen?

Manchmal laden wir uns auch einfach völlig unnötig Aufgaben auf, die wir dann vor uns herschieben. Darum sollten Sie prüfen, warum Sie eine Aufgabe immer wieder aufschieben:

• Weil Sie eigentlich gar nicht dafür zuständig sind? Das passiert zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe nicht richtig erledigt hat - weil er nicht wusste, wie es geht, oder weil er nicht wollte. Oft übernimmt der Chef dann selbst die Aufgabe. Dieses "Rückdelegieren" von Arbeiten an den Chef ist beliebt - dagegen sollten Sie sich wehren, sonst passiert Ihnen das immer wieder.
• Weil die Aufgabe tatsächlich unwichtig ist? Wenn ja, dann streichen Sie sie einfach.
• Weil Ihnen das Know-how fehlt, um ein gutes Ergebnis zu erreichen? Dann delegieren Sie die Aufgabe an einen Experten, zur Not auch an einen Dienstleister.

7. Raus aus der Routine: Ändern Sie Ihr Vorgehen!

Aufschieberei wird durch feste Gewohnheiten bei der Aufgabenplanung und der Aufgabenlösung begünstigt. Durchbrechen Sie also Ihre Gewohnheiten und Routinen.

Planen Sie Aufgaben und arbeiten Sie sie ab, statt täglich neu Prioritäten zu setzen. Dazu zwei Tipps:

• Variante 1: Nehmen Sie sich unangenehme und schwierige Aufgaben in Ihrer Tagesplanung als Erstes vor, statt Sie sich für den Nachmittag aufzuheben.
• Variante 2: Wenn Variante 1 nicht funktioniert, dann sollten Sie für unangenehme Aufgaben einen festen Zeitblock einplanen, zum Beispiel ein Vormittag oder ein Tag in der Woche, an dem Sie nichts anderes machen, bis diese Aufgaben erledigt sind.

, kann es helfen, einen anderen Lösungsansatz zu wählen:

• Zerlegen Sie die Aufgabe in Teilaufgaben und beginnen Sie mit einer einfachen Teilaufgabe. Dann machen Sie mit der Nächsten weiter ... So kommen Sie in Schwung, um die Aufgabe komplett zu lösen.
• Suchen Sie sich den wichtigsten oder lohnendsten Teil der Aufgabe heraus und beginnen Sie damit. Das erhöht Ihre Motivation, sich anschließend auch mit den anderen Aspekten der Aufgabe zu beschäftigen.

8. Seien Sie nicht zu perfekt!

Zeitmangel ist eine wichtige Ursache für Aufschieberitis. Oft wird dieser Zeitmangel allerdings durch die eigenen Ansprüche extrem verstärkt. Wer immer alles zu 100 Prozent perfekt erledigen will, braucht dafür viel Zeit.

Das Phänomen ist als "Pareto-Prinzip" bekannt:

• 80 Prozent des Ergebnisses werden oft in 20 Prozent der Zeit erreicht.
• Die restlichen 20 Prozent des Ergebnisses kosten hingegen 80 Prozent der Zeit.

Mit anderen Worten: Man erreicht mit einem kleinen Teil der eingesetzten Zeit oft schon den größten Teil des Ergebnisses.

Darum sollten Sie sich bei unangenehmen Aufgaben fragen, wie perfekt das Ergebnis sein muss - und ob ein "gut genug" nicht ausreicht.

9. Machen Sie eine Gewohnheit daraus!

Aufschieben kann auch zur Gewohnheit werden. Irgendwann ist es dann selbstverständlich für Sie, dass Ihr Schreibtisch immer wie ein Lawinen-Gebiet aussieht und Sie Termine grundsätzlich nicht einhalten.

Gewohnheiten können Sie aber durchbrechen und neue Gewohnheiten schaffen. Fangen Sie klein an, zum Beispiel damit:

• Aufgaben, die Sie nicht mehr als 5 Minuten kosten, erledigen Sie sofort.
• Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Termin fertig sein müssen, tragen Sie mit einem ausreichend großen Zeitpuffer für die Erledigung in Ihrem Kalender ein. Falls es dazu schon Unterlagen gibt, dann legen Sie sie bis dahin ab, statt sie auf dem Schreibtisch zu stapeln.

Wer sich selbst ständig zu Aufgaben zwingen muss, macht die Sache nicht besser. Wenn Sie sich dauernd selbst sagen "Du musst ... Du sollst ...", verstärken Sie damit nur die Abneigung gegen eine Aufgabe und verschieben Sie weiter.

Auch dagegen helfen Termine. Dann müssen Sie nicht mehr ständig an die Aufgabe denken, bis sie fällig ist. Das nimmt Ihnen viel von diesem Druck.