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Klare Struktur für den Maileingang

So funktionieren E-Mail-Regeln

Ihr Mail-Postfach quillt über? Dann lassen Sie Outlook doch einfach Ihre Post vorsortieren. Möglich wird das mit E-Mail-Regeln in Outlook 2010. Wie Sie sich passgenau für Ihren Arbeitsalltag einrichten, lesen Sie hier.

 - Wer viele E-Mails bekommt, sollte sich über eine gute Ablagestruktur Gedanken machen. Regeln helfen, die Post automatisch vorzusortieren.
Wer viele E-Mails bekommt, sollte sich über eine gute Ablagestruktur Gedanken machen. Regeln helfen, die Post automatisch vorzusortieren.
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Sie bekommen viel Post? Schön für Sie! War das früher noch echt eine Freude, ist das heute im Zeitalter von zahllosen News-Angeboten, Spam und Co. fast schon eine Plage.

Doch auch hier kann Microsofts Mail-Tool Outlook helfen: Und zwar mit seinem Regelsystem. Ich habe mir zum Beispiel für die wichtigsten Kontakte Unterordner in meinem Eingangspostfach angelegt. Kommt von einem dieser Menschen eine Nachricht an, filtert Outlook sie aus dem Standard-Ordner heraus und legt sie für mich gut sichtbar in den dafür vorgesehenen Ordner.

Wie das geht? Ganz einfach: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Mail in ihrem Postfach, die sie künftig entsprechend wegsortieren lassen wollen.

 - Mit den E-Mail-Regeln können Sie sich Ihren Posteingang vorsortieren lassen.
Mit den E-Mail-Regeln können Sie sich Ihren Posteingang vorsortieren lassen.
Screenshot: Hamacher


In dem Konktextmenü finden Sie das Feld „Regeln“. Wählen Sie aus und entscheiden sich für die Funktionen, die sinngemäß heißen: Mails von diesem Adressaten immer in diesen Ordner verschieben.

Gegebenenfalls müssen Sie sich beim Dialog zur Ordner-Auswahl auch noch neue Ordner für Ihre Sortieraufgaben anlegen. Klicken Sie dafür im Auswahlfenster auf das Feld „Neu“ und legen sich dort einen neuen Ordner an, wie Sie es auch auf Ihrer Festplatte oder im Verzeichnis „Eigene Dateien“ tun würden.

Keine Panik! Warum Ihre wichtigsten Mails jetzt plötzlich "verschwinden", lesen Sie auf der nächsten Seite.

Keine Panik! Ihre Mail ist nun bereits dort, wo Sie sie haben wollen

Haben Sie die entsprechenden Punkte abgearbeitet, fragt Outlook Sie, ob Sie die neue Regel auf Ihr gesamtes Postfach anwenden möchten. Beantworten Sie diese Frage mit Ja, indem Sie den entsprechenden Haken setzen. Nun sollten Sie aber bitte keinen Schreck bekommen! Denn alle Mails auf die die neue Regel zutrifft, verschwinden aus Ihrem Posteingang. Sie finden Sie nun in dem zuvor definierten Ordner – und im Suchordner „Ungelesene Nachrichten“. Dort aber logischerweise nur, wenn Sie sie noch nicht gelesen haben.

Ganz klar, dass es einige Zeit des Ausprobierens dauert, bis Sie Ihre ganz persönlichen Sortierregeln gefunden haben. Lassen Sie sich also nicht abschrecken, wenn Sie mit den ersten Ergebnissen nicht zufrieden sind.

 - Mit ein paar leicht einzurichtenden Regeln, behalten Sie besser die Übersicht.
Mit ein paar leicht einzurichtenden Regeln, behalten Sie besser die Übersicht.
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Ich bastele auch immer wieder mit meinem Ablagesystem herum. So lasse ich mir zum Beispiel alle Mails von meinen direkten Kollegen in einen separaten Ordner sortieren. Den wiederum habe ich in meiner E-Mail-Übersicht als Favoriten hinterlegt. Dadurch habe ich den direkten Mailwechsel innerhalb der Redaktion immer sofort im Blick, ohne dass ich mich erst durch den eigentlich ständig gut gefüllten Hauptordner sortieren muss.

In der Praxis klappt das wirklich sehr gut und hilft, auch bei wirklich vollen Postfächern die Übersicht zu wahren.

In der kommenden Woche lesen Sie hier mehr über folgende Themen:

  • Effizienter Schreiben: Wie Sie sich mit Hilfe der „Auto-Korrektur“ das Schreiben von Angeboten und Rechnungen erleichtern.
  • Bausteine für besondere Aufgaben: Wie Sie sich Textbausteine zu Nutze machen
  • Was fürs Auge: Wie Sie Ihre Texte mit Fotos und Grafiken ansprechend aufwerten.
Weitere Tipps zum Office-Paket 2010, die bereits erschienen sind:
  • Nie wieder wichtige Aufgaben vergessen! Mit den QuickSteps in Microsofts Outlook funktioniert das ganz einfach. Wie Sie die praktischen Kurzbefehle für Ihre Arbeitsabläufe optimal anpassen, lesen Sie hier.
(ha)

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