Die Regeln für Tankgutscheine klingen einfach: Die Gutscheine bleiben bis zu 44 Euro
monatlich je Mitarbeiter frei von Steuern und Abgaben, wenn der Gutschein bestimmte Voraussetzungen erfüllt: Auf ihm müssen Tankstelle wie auch Art und Menge des Treibstoffs angegeben sein, ein fester Eurobetrag darf dort jedoch nicht stehen. Doch wie soll das in Praxis funktionieren?
Jens Hanspach, Fachanwalt für Steuerrecht aus Willich, hat für dieses Problem eine Lösung:
Bestellung bei der Tankstelle: "Wir bestellen pauschal für das ganze Jahr Tankgutscheine". Waren es bisher Gutscheine über jeweils 30 Liter Treibstoff, so will Hanspach die Menge nun auf 25 Liter senken, da die Spritpreise gestiegen sind. Das macht dann zwar weniger als 44 Euro aus, "aber wir gehen ganz bewusst nicht an die Grenze, um etwas Spielraum nach oben zu haben".
Ausgabe der Gutscheine: Die Tankgutscheine gibt Hanspach jeden Monat gegen Quittung an seine Mitarbeiter einzeln aus. Auf der Quittung vermerkt er die fortlaufenden Nummern der Gutscheine. "Das hat den Vorteil, dass es für Lohnsteuer und Abgaben keine Rolle spielt, wann der Mitarbeiter den Gutschein einlöst." Denn lohnsteuerrechtlich komme es nur darauf an, wann er der Gutschein erhalte.
Gutscheine bezahlen: "Wir haben ein Kundenkonto bei der Tankstelle und bezahlen erst dann, wenn der Gutschein eingelöst wird." Das hat für beide Seiten Vorteile: Hanspach muss nicht in Vorleistung gehen und die Tankstelle wird auch bei steigenden Spritpreisen keinen Verlust machen.
Kontrolle: Nicht erspart bleibt es dem Anwalt, die Spritpreise im Auge zu behalten. "Sollte der Preis sehr kräftig ansteigen, dann müssten wir neue Gutscheine mit einer niedrigen Litermenge bestellen." Zudem muss der Arbeitgeber im Auge behalten, dass in keinem Monat die Freigrenze von 44 Euro überschritten wird. Denn ein Ausgleich zwischen einzelnen Monaten, in denen die Grenze mal über- und mal unterschritten wird, ist nicht möglich.
Obergrenze beachten
Und wie kann ein Arbeitgeber die volle Freigrenze ausschöpfen? Das sei nur mit einem gewissen Risiko möglich, berichtet Hanspach: Denn wenn beim Tanken die Freigrenze von 44 Euro auch nur um einen Cent überschritten wird, wäre der komplette Steuer- und Abgabenvorteil futsch. "Darum empfehlen wir unseren Mandanten immer einen gewissen Sicherheitsabstand bei der Litermenge."
Und noch etwas sollten Arbeitgeber beachten: Die Freigrenze von 44 Euro gilt nicht nur für Tankgutscheine. Alle so genannten Sachbezüge, also geldwerte kleinere Zusatzleistungen wie die Tankgutscheine werden jeden Monat zusammengezählt. Sie dürfen zusammen die 44-Euro-Grenze nicht überschreiten, denn auch das würde zur vollen Steuer- und Abgabenpflicht führen. Eine Besonderheit ist dabei für Essensgutscheine zu bachten: Sie müssen nur dann mit den anderen Sachbezügen zusammengerechnet werden, wenn sie nicht pauschal der Lohnsteuer unterworfen wurden.
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(jw)
