5 Tipps für Ihre Notfallplanung: Damit Ihr Ausfall nicht zur Katastrophe wird!

Auf einen Blick:

• Ohne Notfallplanung geht es nicht in kleinen Betrieben: Fällt der Chef einmal aus, muss jemand anderes dafür sorgen, dass der Laden läuft.
• Die Arbeit an und mit der Notfallplanung können Sie sich erleichtern, wenn sie den Plan digital erstellen – das macht jedes Update leichter.
• Ein echter Notfallordner sollte es dennoch sein, und dabei muss man sich genau überlegen, wo der stehen soll: verborgen, aber auffindbar.
• Wer seine Notfall-Vertretung bestimmt, sollte zwei Dinge nicht vergessen: eine Vollmacht für den Vertreter – und zusätzlich einen Versicherungsschutz für die Familie, falls sich der Vertreter als nicht geeignet herausstellt.
• Pluspunkt der Notfallplanung: Wenn Sie es richtig angehen, haben Sie auch gleich die wichtigsten Infos für die Urlaubs- und die Nachfolgeplanung zusammen.

Jedes Handwerksunternehmen braucht eine Notfallplanung, denn es befindet sich in einer latenten Gefahr: Ein Notfall kann zu jeder Zeit eintreten. Das kann ein Unfall sein, eine plötzlich auftretende schwere Krankheit oder sogar der Tod des Inhabers.

Wenn Sie ohne einen Notfallplan ausfallen, kann das den Ruin Ihres Unternehmens bedeuten. Darum brauchen Sie Ihren individuellen Notfallordner oder ein Notfallhandbuch, das alle wichtigen Informationen und Dokumente zu Ihrem Betrieb und auch zu Ihrem Privatleben beinhaltet.

Ihren Notfallordner sollten Sie mindestens einmal im Jahr auf Aktualität überprüfen und bearbeiten. Legen Sie dazu in Ihrer Zeitplanung diese jährlich wiederkehrende Aufgabe an, damit Sie es nicht vergessen.

Verzichten Sie dabei auf vorgedruckte Checklisten und Formulare, denn die müssten Sie für jede Update Aktualisierung komplett neu ausfüllen. Besser ist eine digitale Notfallplanung, denn eine Computerdatei „Notfallplan“ oder „Notfallordner“ lässt sich schneller und einfacher aktualisieren.

Wenn Sie Ihren digitalen Notfallplan erstellt haben, drucken Sie ihn aus und legen die Blätter in einen markanten Ordner, der als "Notfallordner" beschriftet ist.

Natürlich handelt es sich um vertrauliche Informationen. Doch verstecken Sie Ihren Notfallordner nicht zu sehr, denn er soll im Notfall gefunden werden: Informieren Sie die Menschen Ihres Vertrauens über den Hinterlegungsort, damit er im Notfall sofort zur Verfügung steht.

Sie können Ihren Notfallordner auch bei Ihrem Steuerberater, Rechtsanwalt oder Notar hinterlegen. Das hat den Nachteil, dass er im Notfall nicht sofort und unmittelbar zur Verfügung steht und Änderungen dort immer hinterlegt werden müssen.

Ihren Notfallplan unterteilen sie am besten in die zwei wichtigsten Hauptgruppen „UNTERNEHMEN“ und „PRIVAT“.

Dabei dürfen sich Informationsangaben wiederholen, die in beiden Lebensbereichen relevant sind, denn es kann sein, dass der unternehmerische Notfallordner im Notfall von anderen Menschen bearbeitet werden muss als der private Notfallordner.

Die Person, die Sie vertreten soll, muss im Notfallordner benannt und mit Vollmachten ausgestattet sein. Das kann Ihr Partner oder ein besonders vertrauenswürdiger Mitarbeiter sein.

Sie wissen nicht, wer Sie in Ihrem 4-Mann-Betrieb vertreten kann? Diese Frage will ich Ihnen beantworten: Wer ist denn in Ihrem Unternehmen, außer Ihnen, die wichtigste Person, der wichtigste Mitarbeiter? Hier haben Sie Ihren „Notfallnachfolger“ schon gefunden. Ob er es tatsächlich schafft, wissen Sie vorher nicht. Das bleibt ein Risiko.

Dieses Risiko müssen Sie zwingend absichern, mit einer adäquaten Krankentagegeldversicherung, einer Unfallversicherung und einer Risikolebensversicherung. Denn Ihre Familie und auch Sie müssen immer bei einem schlimmen Unfall, einer extremen Krankheit oder auch beim Tod abgesichert sein. Auch dann, wenn die Vertretung Mist baut.

Wenn Sie Ihren Notfall planen, denken Sie – als Ihren besonderen zusätzlichen Mehrwert und ganz nebenbei – über Ihre Urlaubsvertretung und Ihre Unternehmensnachfolge nach. Auch das kann der Notfallplan für Sie erledigen und Sie werden diese Zeiten Ihres „geplanten Ausfalls“ bei bester Gesundheit genießen und sich entspannt über Ihr Lebenswerk freuen können.

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Über Klaus Steinseifer: Zuerst Bankkaufmann und danach Maler- und Lackierermeister. Er übernahm das väterliche Unternehmen. 1989 startete sein Qualifizierungsunternehmen im Handwerk "Die Steinseifer-Seminare". Heute ist er als Seminarleiter, Referent, Berater und Autor im Handwerk und für Ihren unternehmerischen Erfolg zuständig. Seine Leidenschaft ist das Handwerk und als Praktiker weiß er genau, wo Sie der Schuh drückt und wie Sie mit ihm zusammen Ihre Veränderungswünsche Realität werden lassen. Mehr Infos unter www.steinseifer.com