12 Tipps: So zahlen Ihre Kunden pünktlich bei Ihnen

Tipp 1: Bindende Werkverträge schließen

Damit Sie nach getaner Arbeit Anspruch auf Bezahlung haben, benötigen Sie einen gültigen Werkvertrag. „Idealerweise halten Sie den Auftrag schriftlich fest, damit Sie im Streitfall etwas in der Hand haben“, sagt Betriebsberater Julian Berghem von der Handwerkskammer für Ostfriesland. Handwerker ohne schriftlichen Vertrag würden schlimmstenfalls umsonst für den Kunden arbeiten.

Aber wie geht das, wenn ein Kunde wegen einem akutem Problem mit der Heizung um kurzfristige Hilfe bittet? Für solche Fälle empfiehlt Berghem, das Entgelt vor Ort zu vereinnahmen und zu quittieren. Alternativ sollten sich Handwerker den Auftrag vom Kunden vor Ort zumindest schriftlich bestätigt lassen.

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Tipp 2: Klare Zahlungsbedingungen

Welche Zahlungsbedingungen für Ihre Leistungen gelten, sollten Sie laut Berghem von Anfang an klarstellen: „Dann wissen beide Seiten, was Sie von der Geschäftsbeziehung erwarten können.“ Der Betriebsberater empfiehlt, insbesondere folgende Punkte klar zu regeln:

• die Zahlungsfrist,
• die akzeptierten Zahlungsarten und
• die möglichen Sanktionen bei Zahlungsverzug.

Tipp 3: Zeitnahe Rechnungsstellung

„Eine pünktliche Rechnung ist die Grundlage für eine pünktliche Bezahlung“, sagt Berghem. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, sollten Sie sich daher um die Abrechnung kümmern. „Wenn Sie sich Zeit lassen, entsteht bei Kunden schnell das Gefühl, dass sie sich mit der Bezahlung auch Zeit lassen können“, warnt Berghem.

Tipp 4: Dem Kunden das Zahlen möglichst leicht machen

Die Chancen auf eine schnelle Bezahlung steigen, wenn Sie es den Kunden die Zahlung möglichst einfach machen. Deshalb empfiehlt Berghem: „Bieten Sie Ihren Kunden immer mehrere Bezahlmöglichkeiten an.“

 Neben Barzahlung, Kartenzahlung und Überweisung könnten zum Beispiel auch Online-Bezahldienste wie Paypal eine Option sein. „Dann kann jeder Kunde die Zahlungsmöglichkeit wählen, die für ihn am einfachsten ist.“

Tipp 5: Konkrete Zahlungsziele formulieren

Rechnungen ohne Zahlungsziel sind laut Berghem ein No-Go: „So vermitteln Sie Kunden, dass die Zahlung nur eine Nebensache ist, mit der man sich Zeit lassen kann.“ Stattdessen empfiehlt der Betriebsberater, eine konkrete Frist zu nennen.

Aktuell seien sehr kurze Zahlungsziele üblich. Auf den meisten Rechnungen stehe inzwischen sogar „zahlbar zu sofort“. Zahlungsziele von 7 oder auch 14 Tagen seien derzeit selten zu finden.

Tipp 6: Skonto anbieten

Die kurzen Zahlungsziele haben laut Berghem dazu geführt, dass Skonto derzeit kaum noch angeboten wird. Doch er ist sich sicher, dass Skonto wieder kommen wird: „Einen größeren Anreiz für Kunden, schnell die Rechnung zu bezahlen, gibt es nicht.“ Denn Skonto sei nichts anderes, als ein Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag, wenn Kunden innerhalb einer bestimmten Frist zahlen.

Tipp 7: Konsequent Nachhaken, wenn die Zahlung ausbleibt

Zahlen Kunden den Rechnungsbetrag nicht pünktlich, sollten Sie zeitnah aktiv werden. „Schicken Sie Ihrem Kunden zum Beispiel eine freundliche Erinnerung“, empfiehlt Berghem. Insbesondere dann, wenn Sie mit Ihren Kunden per Du sind, können Sie aber auch zum Hörer greifen und Ihren Kunden fragen, was los ist: „Auf diese Weise finden Sie schnell heraus, ob es ein Problem gibt, und können dafür gegebenenfalls eine Lösung finden“, sagt der Betriebsberater.

Hilft die freundliche Erinnerung nicht, sollten Sie stärkere Geschütze auffahren und den Kunden zur Zahlung auffordern: „Wenn Ihr Kunde nach der zweiten Mahnung immer noch nicht gezahlt hat, sollten Sie prüfen, ob Sie rechtliche Schritte einleiten“, sagt Berghem.

Tipp 8: Bei Zahlungsproblemen gegebenenfalls Ratenzahlung anbieten

Sie haben im Gespräch herausgefunden, dass Ihr Kunde gerade in einer Notsituation ist und die Rechnungssumme nicht auf einen Schlag bezahlen kann? „Dann können Sie zum Beispiel eine Ratenzahlung vereinbaren“, sagt Berghem.

Dem Betriebsberater zufolge hat das zwei Vorteile: Erstens erhalten Sie so zumindest einen Teil des Geldes. Zweitens kann ein solches Angebot die Kundenbeziehung stärken: „Wenn Ihr Kunde in einer vorrübergehenden Notsituation ist, wird er Ihnen dankbar für das Angebot sein und beauftragt Sie auch in Zukunft gerne wieder.“

Tipp 9: Finanzierungsbestätigung anfordern

Bei größeren Aufträgen rät Berghem Handwerkern, sich von Privatkunden konsequent eine Finanzierungsbestätigung einzuholen – zum Beispiel, wenn es um den Bau eines Einfamilienhauses oder eine größere Sanierung geht. „Die Finanzierungsbestätigung müssen die Kunden bei ihrer Bank anfordern“, so der Betriebsberater.

Er weist daraufhin, dass Finanzierungsbestätigungen auch im B2B-Bereich möglich: „Wenn Sie einen Auftrag über 1,5 Millionen Euro erhalten, sollten Sie sich auf jeden Fall überlegen, woher Ihr Kunde das nötige Geld hat“, betont Berghem. Alternativ könne auch ein Blick in den Jahresabschluss oder die BWA helfen.

Tipp 10: Anzahlungen oder Abschlagszahlungen vereinbaren

Anzahlungen oder Abschlagszahlungen verschaffen finanzielle Sicherheit. Trotzdem sollten Betriebe sie nicht bei jedem Auftrag vereinbaren: „Auf Kunden kann es abschreckend wirken, wenn Sie schon bei kleineren Summen eine Anzahlung verlangen“, meint Berghem. Kleinere Summen sollten Betriebe vorstrecken können. „Sonst entsteht bei Kunden schnell das Gefühl, dass mit dem Betrieb etwas nicht in Ordnung sein könnte“, sagt der Betriebsberater.

Für ihn liegt die Grenze bei 10.000 Euro: „Ab dieser Summe sollten Handwerker bei Aufträgen auf jeden Fall überlegen, wie sie sich finanziell absichern, damit Sie am Ende nicht leer ausgehen.“

Tipp 11: Bei Verzögerungen im Bauablauf zumindest Teilleistungen abrechnen

Sie haben schon große Teile des Auftrags fertiggestellt und warten noch auf die Innentüren, damit Sie das Projekt abschließen und die Schlussrechnung schreiben können? Dann sollten Sie laut Berghem prüfen, ob Sie zumindest schon Teilleistungen abrechnen können. Allerdings empfiehlt der Betriebsberater in solchen Fällen zur Transparenz: „Schicken Sie dem Kunden die Rechnung nicht kommentarlos, sondern erläutern Sie Ihr Vorgehen.“

Tipp 12: Auf Warnsignale achten

Sie besuchen den Kunden zu Hause und bei Ihnen macht sich ein ungutes Gefühl breit? Zum Beispiel, weil dort völliges Chaos herrscht, stapelweise ungeöffnete Rechnungen rumliegen, der Kunde ausweichend antwortet oder das Luxusauto vor der Haustür nicht zur spartanischen Inneneinrichtung passt? Dann sollten Sie laut Berghem besonders vorsichtig sein und die Bonität des Kunden prüfen. Dafür gebe es folgende Möglichkeiten:

• Bei Privatkunden lasse sich die Bonität mit Hilfe von Wirtschaftsauskunfteien wie Schufa oder Bürgel prüfen.
• Bei Geschäftskunden könne sich zum Beispiel ein Blick ins in den Bundesanzeiger lohnen. Denn dort müssen Kapitalgesellschaften ihren Jahresabschluss veröffentlichen. Darüber hinaus können bei der Bonitätsprüfung auch die Informationen aus dem Handels- sowie dem Schuldenregister weiterhelfen.

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