Wichtig ist, dass Sie den Termin so gut vorbereiten, dass Sie mit Entscheidern zusammensitzen und im Idealfall ein Auftrag zum Abschluss kommt.
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Effektiv telefonieren

5 Tipps: So vereinbaren Sie am Telefon erfolgreiche Termine

Ein überflüssiger Vor-Ort-Termin bindet Zeit und Aufwand an der falschen Stelle. Wie Sie lohnende Termine telefonisch gut vorbereiten können, erfahren Sie hier.

Auf einen Blick:

  • Wer am Telefon gezielt die richtigen Fragen stellt, findet heraus, wer der richtige Gesprächspartner für einen Vor-Ort-Termin ist.
  • Aber nicht nur das: Vor einem persönlichen Termin sollten Sie auch Fragen und Wünsche der Kunden aufnehmen, damit Sie optimal vorbereitet sind.
  • Wie Sie diese Punkte geschickt vor dem Termin klären und Ihr Gespräch zum Erfolg wird, erklärt Telefontrainerin Claudia Fischer.

Sie schaffen es, bei vielen Kunden telefonisch einen Vor-Ort-Termin zu vereinbaren? Das klingt nach einer erfolgreichen Akquise-Strategie. Doch wie ist es um die Qualität Ihrer Termine bestellt? Lohnt sich jeder Außentermin wirklich? „Haben Sie keinen qualifizierten Termin vereinbart, können Sie sich die Fahrt zum Kunden schlimmstenfalls sparen“, sagt Claudia Fischer, Telefontrainerin aus München und Autorin des Buches „Bei Anruf Umsatz“.

Laut Fischer sind qualifizierte Termine solche, die auf Entscheiderebene oder im direkten Beisein eines Entscheiders stattfinden. Vor einem Termin beim Kunden gelte es daher, zwei Dinge verlässlich zu klären:

  • Wer ist der relevante Gesprächspartner und Entscheider?
  • Was möchten Sie vor Ort präsentieren? Dafür ist eine Bedarfsanalyse wichtig, um entsprechende Angebote vorlegen zu können.

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1. Wer ist der Entscheider?

Zunächst sollten Sie also herausfinden, wer der richtige Ansprechpartner für Ihr persönliches Gespräch ist und wer die Entscheidungen trifft.

Telefontrainerin Claudia Fischer empfiehlt: „Bei geschäftlichen Kunden oder Lieferanten, die Sie noch nicht kennen, können Sie sich vorab auf der Website des Unternehmens informieren, wer die Entscheider sein könnten.“ Am Telefon fragen Sie dann beispielsweise:

„Ist Klaus Weihe, der Geschäftsführer, hauptverantwortlich, wenn es um die Angelegenheit XY geht?“

Wenn Sie kein Vorwissen haben, fragen Sie offen nach, beispielsweise so:

„Wer ist bei Ihnen im Hause verantwortlich für XY?“ oder „Wer trifft die Entscheidungen im Bereich XY?“

Wichtig: „Notieren Sie sich die Ansprechpartner sowie deren Durchwahl in Ihrem System, damit Sie die Kontaktdaten beim nächsten Mal vollständig haben“, betont Claudia Fischer.

Bei Privatkunden oder Stammkunden, die Sie schon kennen, ist es höflich und kann zugleich relevant sein, wenn Sie fragen: „Frau Schulze, kümmern Sie sich um das Thema XY oder ist das Ihr Mann?“

„Gehen Sie auf Nummer sicher, um zu vermeiden, einen Entscheider in einer Familie zu übergehen“, betont die Expertin. Nach der Terminvereinbarung lässt sich sicherheitshalber noch einmal nachhaken, ob es wirklich nur einen Entscheider gibt, der den Auftrag erteilt. Bei der Planung einer Küche beispielsweise kann Ihre Nachfrage lauten: „Habe ich es richtig verstanden, dass Sie allein über das Material, das Design und die Komponenten der Küche entscheiden?“ Damit räumen Sie Missverständnisse aus dem Weg.

2. So wecken Sie das Interesse der Kunden

Haben Sie den richtigen Gesprächspartner gefunden, gilt es, möglichst schnell auf den Punkt zu kommen. „Nutzen Sie die Aufmerksamkeit Ihres Gegenübers, um Interesse zu wecken und möglichst einen persönlichen Gesprächstermin zu vereinbaren“, sagt Claudia Fischer. Ein gelungener Einstieg in ein Telefongespräch zur qualifizierten Terminvereinbarung wäre beispielsweise:

„Herr Meier, vielen Dank für Ihre Anfrage. Daraus geht hervor, dass Sie Interesse an Produkt/Dienstleistung XY haben. Durch unser Produkt/Dienstleistung XY erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung im Bereich XY. Am schnellsten können Sie sich bei einem persönlichen Kennenlernen ein Bild davon machen.“

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Fischer betont: „Setzen Sie beim ersten Telefonat auf Signale, die dafür sorgen, dass Ihr Gesprächspartner hellhörig wird.“ Solche Signale sind zum Beispiel: „Maßgeschneiderte Lösung“, „Vorteile“ oder „am schnellsten“. Fragen Sie sich aus Sicht des Kunden: Warum soll ich kaufen? Warum bei Ihnen? Und: Warum bei Ihnen, wenn es teurer ist, als woanders? Wenn Sie Ihren Kunden diese Fragen beantworten, steigern Sie Ihre Chance auf einen persönlichen Termin, weiß die Telefontrainerin.

3. Termine gezielt abstimmen

Um einen Termin mit Tag und Uhrzeit zu versehen, haben Sie laut Claudia Fischer zwei Möglichkeiten:

  • Die Fragen nach Alternativen: Sie können beispielsweise zwei Alternativen vorschlagen, indem Sie fragen: „Frau Müller, was halten Sie davon, wenn wir alles Weitere bei einer Tasse Kaffee persönlich besprechen? Zum Beispiel Ende dieser Woche, oder ist Ihnen kommende Woche lieber?“ So kann der Gesprächspartner wählen. Den genauen Tag und die Uhrzeit folgen dann im weiteren Abstimmungsprozess.
  • Die offene, fokussierte Frage: Bei dieser Art von Terminvereinbarung schlagen Sie einen Tag und eine Uhrzeit vor. Beispielsweise so: „Frau Müller, lassen Sie uns persönlich darüber sprechen, welche Option unseres Angebots Ihnen am meisten zusagt. Wie sieht es bei Ihnen kommenden Mittwoch (Datum) um 10 Uhr aus?“ Der Termin selbst steht hier im Fokus und der Kunde kann zusagen oder einen anderen Termin vorschlagen, der ihm besser passt.

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