Digitalisierung mit Struktur: Tischler zeigen wie es geht

Auf einen Blick:

• Im ersten Strategieworkshop der Digitalisierungswerkstatt haben fünf Tischlereien ihren Digitalisierungsfahrplan für die nächsten 12 Monate erstellt.
• Die passenden Leitfragen helfen den Handwerkern, aus der Vielzahl an Möglichkeiten den richtigen Weg für den eigenen Betrieb zu finden.
• Wichtig bei so großen Vorhaben: Ziel festlegen, es in Einzelmaßnahmen unterteilen, Verantwortlichkeiten und Stichtage definieren.

Am Anfang war der Handwerksbetrieb. Aber wie wird so ein Unternehmen jetzt digital? Wo fängt man an, worauf konzentriert man sich? Die Möglichkeiten sind schier unendlich. Sie können die Aufgabe Digitalisierung als kaum lösbares Mammutprojekt erscheinen lassen.

Dagegen hilft: Struktur! Wie man die Unternehmensaufgabe Digitalisierung strukturiert angeht, zeigen aktuell fünf niedersächsische Unternehmen in der Digitalisierungswerkstatt im Tischlerhandwerk. Unter Federführung der Handwerkskammer Hannover und des Verbandes des Tischlerhandwerks Niedersachsen/Bremen entwickeln die Tischlereien ihre ganz persönliche Digitalisierungsstrategie.

Benita von Steinaecker von der Handwerkskammer Hannover sorgt im Workshop dafür, dass die Unternehmen dabei ein klares Ziel vor Augen haben. Sie gibt den Teilnehmern der Digitalisierungswerkstatt mit den richtigen Leitfragen Starthilfe in die Digitalisierung. „Wir haben unsere Vorgehensweise an die Scrum-Methode angelehnt, eine Form des Projektmanagements aus der Software-Entwicklung“, erklärt von Steinaecker. Die Digitalisierungswerkstatt arbeitet mit festen Zeitplänen. Den Start macht die Verbesserungswerkstatt, in der die Betriebe ihren Ist-Zustand analysieren, ihre Ziele setzen und schrittweise realisieren.

Im Strategie-Workshop am 21. Juni haben die Unternehmen verschiedene Aufgaben bekommen, um das Bild ihrer persönlichen Digitalisierungsziele zu schärfen. Erste Aufgabe: „Formulieren Sie Ihre Zielsetzung für die Digitalisierung in einem Satz.“ So bringen die Handwerker ihre Anforderungen auf den Punkt, können alle Maßnahmen mit einem festen Ziel im Hinterkopf planen. Bei Hegewald Holzdesign heißt dieser Zielsatz etwa: „Digitalisierung und Zentralisierung der kompletten Auftragsabwicklung und Ressourcenplanung.“

Zwei weitere Fragen müssen die Unternehmen zu ihrem Ziel beantworten:

• Was läuft schon gut?
• Warum muss eine Veränderung her?

Das motiviert, denn es zeigt: Chefs und Mitarbeiter müssen nicht bei null starten. Außerdem hilft die Übung, sich zu vergegenwärtigen, welche Reibungspunkte die Digitalisierung im eigenen Betrieb auflösen soll. Beispiel Möller Tischlerei & Innenausbau GmbH: „Wir wollen die Zettelwirtschaft loswerden“, sagt Karin Möller. Die Tischler aus Dissen nutzen bereits eine Enterprise-Resource-Planning-Software. Mit solchen Systemen lassen sich Informationen innerhalb der unternehmerischen Prozesskette digital weitergeben und teilautomatisiert verarbeiten. Einige Prozesse würden auch gut laufen. Doch fehle noch die eine Gesamtlösung, die alle Prozesse abbilden kann. Das hat sich das Unternehmen zum Ziel gesetzt.

Zur erfolgreichen Umsetzung ihrer Vorhaben haben die Betriebe im zweiten Schritt ihre Maßnahmenpläne erstellt. Auch hier hilft eine vorgegebene Struktur: Die Handwerker unterteilen ihre Ziele in Einzelmaßnahmen. Sie definieren das Ziel jeder Maßnahme und begründen ihre Notwendigkeit. Dann wird der Aufwand der Maßnahme in Größenabstufungen von S bis XXL grob abgeschätzt und ein Stichtag zur Umsetzung festgelegt.

Den Anfang der Einzelmaßnahmen bildet meist die Ist-Analyse. So auch bei der Tischlerei Matthias Warneke. Das Unternehmen will seinen Informationsfluss optimieren. Hauptziel: „Alle Informationen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort.“ Um das zu erreichen, ist eine gute Analyse der Prozesse essenziel: Wann wird welches Ereignis in der Prozesskette ausgelöst? Welcher Mitarbeiter braucht an welchem Punkt in der Auftragsbearbeitung welche Information? Wenn das Unternehmen hier Klarheit hat, kann es mit digitalen Helfern einen transparenten Informationsfluss herstellen.

Damit kein Teilprozess ins Stocken gerät, sollen die Unternehmen jede Einzelmaßnahme einem Verantwortlichen zuweisen.

Schlagkräftige Unterstützung bekommen sie dabei aus dem Netzwerk der Digitalisierungswerkstatt. Das Projekt der Handwerkskammer Hannover und des Verbandes des Tischlerhandwerks Niedersachsen/Bremen im Auftrag des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk (KDH) im Heinz-Piest-Institut für Handwerkstechnik wird unterstützt vom Kompetenzzentrum Mittelstand 4.0 am Produktionstechnischen Zentrum der Uni Hannover in Garbsen. Fachexperten der Partner stehen den Unternehmen bei ihren Plänen beratend zur Seite.

Bis Juni 2019 werden die Betriebe für die Umsetzung ihrer Pläne Zeit haben. In dieser Zeit können sie Seminarangebote wahrnehmen und sich in Stammtischrunden austauschen. In der Erfahrungswerkstatt finden sich alle zur Halbzeit wieder zusammen, um zu reflektieren, was gut umsetzt werden konnte und welche unvorhergesehenen Hürden Pläne durchkreuzt haben. Mit neuen Projektplänen wird dann in die zweite Praxisphase gestartet, um zum Abschlussworkshop die erreichten Ziele gemeinsam zu feiern und sich über die Erfahrungen und Rückschläge auszutauschen.