Serie: Genial digital! So nutzen Handwerker die Digitalisierung

Jungunternehmer André Plagemann führt einen SHK-Betrieb mit 10 Mitarbeitern in Braunschweig. Aktuell baut er seine Social-Media-Präsenz aus.

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Instagram und Whatsapp sind da etwa auf gleicher Höhe.
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? In den letzten vier Wochen war das der Aufbau unseres Instagram-Kanals. Welche Beiträge sollen dort rein, wie nutzen wir ihn für das Marketing? Ich will damit auch ein wenig experimentieren.
• Wofür nutzen Sie Social Media? Als Kommunikationskanal. Ich poste meine Ideen, suche Feedback und den Kontakt zu anderen. Über Instagram haben wir auch schon einen Mitarbeiter gefunden. Über das Bildernetzwerk kann ein potenzieller Mitarbeiter praktisch Praktikant im Unternehmen sein, ohne körperlich anwesend sein zu müssen.
• Was wollen Sie als Nächstes digitalisieren? Wir digitalisieren gerade die Arbeitsberichte und Abrechnungen, um im Büro Zeit zu sparen. Auch Termine sollen zur besseren Organisation in Echtzeit aktualisiert werden können. Tablets auf den Baustellen haben wir schon länger, jetzt sollen sie unsere Arbeit noch stärker vereinfachen.
• Gönnen Sie sich Online-Auszeiten? Das ist echt schwer, weil ich noch am Anfang stehe und sehr viel Zeit im Büro verbringe. Da macht man doch noch mal schnell einen Post zwischendurch fertig.

5 Tipps: So finden Sie die Software für Ihren Betrieb

Die Anforderungen an eine Software sind hoch, das Angebot vielfältig. Bevor Betriebe investieren, sollten sie diese 5 Punkte klären.

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Teil 6: Ein Dokumenten-Managementsystem soll Papier sparen

Jörg Littwin, Geschäftsführer der Littwin Systemtechnik GmbH und Co. KG, ein Unternehmen, das sich auf Kabelüberwachung und Fernmeldetechnik spezialisiert hat.

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Jira zur Projektsteuerung von Aufträgen, Entwicklungen, Produktion und internen Aufgaben – Trello, um „kleinere“ Aufgaben/Erinnerungen zu erfassen und zu planen. Parallel dazu die üblichen, wie Kalender und Mail.
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? Schwierig zu sagen, was die größte Herausforderung war. Aber aktuell auf jeden Fall die Umstellung auf All IP inklusive der Einführung einer neuen Telefonanlage und deren Integration in die IT. Vorher waren Telefonanlage und IT getrennt. Jetzt kam der Sicherheitsaspekt dazu und alles greift ineinander. Der Minuspunkt: Fällt jetzt die IT aus, funktioniert auch die Telefonanlage nicht.
• Wofür nutzen Sie Social Media? Facebook, Instagram etc. nutzen wir nicht, Xing und Linkedin für geschäftliche Kontakte, nicht aber für Werbung oder Akquise
• Was wollen Sie als Nächstes digitalisieren? Wir wollen ein Dokumenten-Managementsystem einführen. Mir ist das alles zu viel Papier hier. Es geht also um das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten. Die müssen dann so mit Schlagwörtern versehen werden, dass sie schnell wiederauffindbar sind. Das System muss eine Rechnung als Rechnung und einen Lieferschein als Lieferschein erkennen. Wir wollen also große Schritte in Richtung papierloses Büro gehen.
• Gönnen Sie sich Online-Auszeiten? Ja, aber es gibt keine regelmäßigen oder festen Zeiten dafür. Da ich es aber wichtig finde, bin ich auch ab und zu nicht erreichbar. Und das ist für mich dann ein Stückchen Luxus.

Teil 5: Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Malte Kattenbaum, Geschäftsführer bei MK Holzbauplan – einem Betrieb, der auf Arbeitsvorbereitung im Holzbau spezialisiert ist.

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Es gibt zwei Tools, die ich zur Digitalisierung nutze. Mit „Scanner Pro“ digitalisiere ich sämtliche Dokumente wie Tankbelege oder Pläne von Kunden. Anschließend lege ich sie in „Microsoft onedrive“ ab.
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? Ich führe weitestgehend ein papierloses Büro. Dieses Ziel im Arbeitsalltag umzusetzen, ist aber eine große Herausforderung. Viele meiner Kunden arbeiten derzeit mit Papier und nicht digital. Daher bekomme ich Pläne oder Zeichnungen meist nur in Papierform zur Verfügung gestellt. Ich versuche jedoch, sämtliche Unterlagen im PDF-, DWG- oder DXF-Format zu erhalten, um mit ihnen digital zu arbeiten.
• Wofür nutzen Sie Social Media? Ich versuche mich vor allem über Social Media darüber zu informieren, was es gerade Neues auf dem Markt gibt und was die Branche bewegt. Dabei gucke ich auch, was die Kollegen in meinem Bereich machen. Außerdem versuche ich mein Unternehmen zu bewerben, indem ich zum Beispiel Bilder von Baustellen poste. Aus Datenschutzgründen lasse ich mir die Fotos vorher von meinen Kunden freigeben.
• Gönnen Sie sich Online-Auszeiten? Auf jeden Fall. Ich versuche bewusst, mein Telefon und meinen Computer auszumachen, wenn ich Mittagspause habe oder bei einem Kundentermin bin. Außerdem lasse ich mein Handy abends im Büro und schaue meistens erst am nächsten Tag, ob neue Nachrichten eingegangen sind.