Serie: Genial digital! So nutzen Handwerker die Digitalisierung

Malermeister und Betriebswirt Thomas Tiesmeyer setzt auf digitale Lösungen, die nicht nur schick daherkommen, sondern Nutzen für die tägliche Arbeit bringen. Den Betrieb Maler Tiesmeyer GmbH, der 20 Mitarbeiter beschäftigt, führt er gemeinsam mit Bruder Christoph und Vater Egon.

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Ich nutze vor allem drei Apps, die die tägliche Arbeit sehr erleichtern: Simple Mind, um Ideen festzuhalten und Projekte vorzuplanen; Good Notes für handschriftliche Notizen in vorher abgelegten Formularen, und die App von Winworker für den Fernzugriff aufs Büro. Das Schwierige bei der Auswahl von Apps ist ja zu erkennen: Wo ist es nur digitaler Schick und welche App bietet tatsächlich Nutzen?
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? Das war die Einführung der digitalen Zeiterfassung für unsere Mitarbeiter. Es war eine technische Herausforderung, aber wir hatten auch das Problem durchzuhalten. Kommunikation mit den Mitarbeitern war da ein sehr wichtiger Punkt. Es hat auch erst im zweiten Anlauf geklappt, aber wir würden sie jetzt nicht mehr missen wollen.
• Wofür nutzen Sie Social Media? Wir sind auf Facebook aktiv und beleben unseren Instagram Account, um eine regionale Marke für die Kunden- und Mitarbeitergewinnung zu schaffen, vor allem durch Präsenz. Das ist unsere Möglichkeit, in der Region an jeder Ecke aufzufallen.
• Was wollen Sie als nächstes digitalisieren? Wir sind dabei, einen internen DSGVO-konformen Chat einzurichten, über den Nachrichten ausgetauscht und Aufgaben zugewiesen werden können – auch mir.

Teil 8: Auf der Suche nach der richtigen Software

Kälteanlagenbaumeister Bodo Ahlers ist Inhaber von Bodo Ahlers Kälte- & Klimatechnik. In seinem Betrieb im niedersächsischen Wiefelstede beschäftigt der Unternehmer neun Mitarbeiter.

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Beruflich nutze ich den Danfoss-Kältmittelschieber am meisten. Damit rechne ich Druck in Temperatur um oder ermittle CO2-Äquivalente.
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? Die Einführung eines mobilen Kundendienstes. Seither füllen unsere Techniker bei Kundenterminen ihre Stundenzettel digital aus und senden sie an das Büro.
• Was wollen Sie als nächstes digitalisieren? Die Arbeitszeiterfassung soll bei uns digitalisiert werden. Allerdings habe ich dafür bislang noch keine passende Software gefunden. Eventuell lasse ich für den Betrieb daher eine Software programmieren.
• Gönnen Sie sich Online-Auszeiten? Sonntags rufe ich in der Regel keine E-Mails ab. Im Betriebsalltag versuche ich das zumindest zwei bis drei Stunden am Tag zu schaffen. Aber das ist schwierig, weil bei uns immer mehr Kundenanfragen per Mail eingehen.

Teil 7: Mit Instagram Nähe schaffen

Jungunternehmer André Plagemann führt einen SHK-Betrieb mit 10 Mitarbeitern in Braunschweig. Aktuell baut er seine Social-Media-Präsenz aus.

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Instagram und Whatsapp sind da etwa auf gleicher Höhe.
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? In den letzten vier Wochen war das der Aufbau unseres Instagram-Kanals. Welche Beiträge sollen dort rein, wie nutzen wir ihn für das Marketing? Ich will damit auch ein wenig experimentieren.
• Wofür nutzen Sie Social Media? Als Kommunikationskanal. Ich poste meine Ideen, suche Feedback und den Kontakt zu anderen. Über Instagram haben wir auch schon einen Mitarbeiter gefunden. Über das Bildernetzwerk kann ein potenzieller Mitarbeiter praktisch Praktikant im Unternehmen sein, ohne körperlich anwesend sein zu müssen.
• Was wollen Sie als Nächstes digitalisieren? Wir digitalisieren gerade die Arbeitsberichte und Abrechnungen, um im Büro Zeit zu sparen. Auch Termine sollen zur besseren Organisation in Echtzeit aktualisiert werden können. Tablets auf den Baustellen haben wir schon länger, jetzt sollen sie unsere Arbeit noch stärker vereinfachen.
• Gönnen Sie sich Online-Auszeiten? Das ist echt schwer, weil ich noch am Anfang stehe und sehr viel Zeit im Büro verbringe. Da macht man doch noch mal schnell einen Post zwischendurch fertig.

Jörg Littwin, Geschäftsführer der Littwin Systemtechnik GmbH und Co. KG, ein Unternehmen, das sich auf Kabelüberwachung und Fernmeldetechnik spezialisiert hat.

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Jira zur Projektsteuerung von Aufträgen, Entwicklungen, Produktion und internen Aufgaben – Trello, um „kleinere“ Aufgaben/Erinnerungen zu erfassen und zu planen. Parallel dazu die üblichen, wie Kalender und Mail.
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? Schwierig zu sagen, was die größte Herausforderung war. Aber aktuell auf jeden Fall die Umstellung auf All IP inklusive der Einführung einer neuen Telefonanlage und deren Integration in die IT. Vorher waren Telefonanlage und IT getrennt. Jetzt kam der Sicherheitsaspekt dazu und alles greift ineinander. Der Minuspunkt: Fällt jetzt die IT aus, funktioniert auch die Telefonanlage nicht.
• Wofür nutzen Sie Social Media? Facebook, Instagram etc. nutzen wir nicht, Xing und Linkedin für geschäftliche Kontakte, nicht aber für Werbung oder Akquise
• Was wollen Sie als Nächstes digitalisieren? Wir wollen ein Dokumenten-Managementsystem einführen. Mir ist das alles zu viel Papier hier. Es geht also um das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten. Die müssen dann so mit Schlagwörtern versehen werden, dass sie schnell wiederauffindbar sind. Das System muss eine Rechnung als Rechnung und einen Lieferschein als Lieferschein erkennen. Wir wollen also große Schritte in Richtung papierloses Büro gehen.
• Gönnen Sie sich Online-Auszeiten? Ja, aber es gibt keine regelmäßigen oder festen Zeiten dafür. Da ich es aber wichtig finde, bin ich auch ab und zu nicht erreichbar. Und das ist für mich dann ein Stückchen Luxus.

Teil 5: Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Malte Kattenbaum, Geschäftsführer bei MK Holzbauplan – einem Betrieb, der auf Arbeitsvorbereitung im Holzbau spezialisiert ist.

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Es gibt zwei Tools, die ich zur Digitalisierung nutze. Mit „Scanner Pro“ digitalisiere ich sämtliche Dokumente wie Tankbelege oder Pläne von Kunden. Anschließend lege ich sie in „Microsoft onedrive“ ab.
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? Ich führe weitestgehend ein papierloses Büro. Dieses Ziel im Arbeitsalltag umzusetzen, ist aber eine große Herausforderung. Viele meiner Kunden arbeiten derzeit mit Papier und nicht digital. Daher bekomme ich Pläne oder Zeichnungen meist nur in Papierform zur Verfügung gestellt. Ich versuche jedoch, sämtliche Unterlagen im PDF-, DWG- oder DXF-Format zu erhalten, um mit ihnen digital zu arbeiten.
• Wofür nutzen Sie Social Media? Ich versuche mich vor allem über Social Media darüber zu informieren, was es gerade Neues auf dem Markt gibt und was die Branche bewegt. Dabei gucke ich auch, was die Kollegen in meinem Bereich machen. Außerdem versuche ich mein Unternehmen zu bewerben, indem ich zum Beispiel Bilder von Baustellen poste. Aus Datenschutzgründen lasse ich mir die Fotos vorher von meinen Kunden freigeben.
• Gönnen Sie sich Online-Auszeiten? Auf jeden Fall. Ich versuche bewusst, mein Telefon und meinen Computer auszumachen, wenn ich Mittagspause habe oder bei einem Kundentermin bin. Außerdem lasse ich mein Handy abends im Büro und schaue meistens erst am nächsten Tag, ob neue Nachrichten eingegangen sind.

Teil 4: Facebook zur Mitarbeitergewinnung – und als Verkaufsplattform

Inge Otten, Prokuristin der Alwin Otten GmbH – Betrieb für Elektro-, Kälte-, Klimatechnik und Elektromobilität

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Auf dem iPhone nutze ich Mail-Programm, Kalender und Google Maps viel.
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? Vor vier Jahren haben wir unseren Mitarbeitern iPads zur Verfügung gestellt. Dabei haben wir einheitliche Ordnerstrukturen festgelegt und alle nötigen Apps vorinstalliert. Die Mitarbeiter können auf den Geräten nichts selbst installieren, sie aber mit Fotos und Musik personalisieren.
• Wofür nutzen Sie Social Media? Wir haben zwei Facebook-Fanseiten: Auf der Seite der Alwin Otten GmbH zeigen wir das Leben und Arbeiten in unserem Unternehmen. Das ist auch ein Instrument zur Mitarbeitergewinnung, über das wir Stellenanzeigen schalten. Zusätzlich haben wir eine Fanseite von Otten Elektromobilität als Verkaufsplattform gestartet, auf der wir neue Fahrzeuge und Referenzen zeigen.
• Was wollen Sie als nächstes digitalisieren? Wir werden eine digitale Zeiterfassung einführen.
• Gönnen Sie sich Online-Auszeiten? Auf jeden Fall. Ich lese E-Mails bewusst nicht alle zwei Minuten. Das Handy ist am Arbeitsplatz, aber stumm geschaltet. Ständige Erreichbarkeit würde mich aus meinen Denkprozessen rausreißen.

Nico Robben, Maurermeister aus Melle, Chef von vier Mitarbeitern.

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Die Wetter-App für die frühzeitige Planung der Baustellen – je nach Witterung. Mit Lieferanten, Kunden und meinem Team kommuniziere ich gern über Whatsapp.
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? Die Erstellung der Website war anfangs schwierig.
• Wofür nutzen Sie Social Media? Damit werbe ich für den Betrieb. Fans und Follower bleiben auf dem neuesten Stand durch Referenzen von Projekten. Und zur Mitarbeitersuche.
• Was wollen Sie als Nächstes digitalisieren? Wir Digitalisieren den kompletten Betrieb! Durch ein Tablet wird das Büro mit den Baustellen verbunden und wichtige Daten sind überall von uns abrufbar. Nicht zu vergessen sind dabei Datenschutz und Datensicherung. Mit diesen Tablets werden dann Lagerbestände und Abrechnungen überwacht. Außerdem können wir mit den Tablets bei Kundenterminen Wünsche des Bauherrn direkt vor Ort im Angebot bzw. in den Plänen ergänzen. Dadurch sparen wir nicht nur Arbeit und Zeit - auch die Umwelt wird durch einen geringen Papierverbrauch geschont.
• Gönnen Sie sich Online-Auszeiten? Gerade jetzt in der Anfangsphase gönne ich mir keine Auszeiten! Ich bin für meine Mitarbeiter, meine Kunden und alle, die eine Frage haben immer online erreichbar, da ich auch am Wochenende oder Abends mein Handy dabei habe. Zwischen privat und geschäftlich mache ich derzeit keinen Unterschied. Im Winter werde ich mir eine Woche Urlaub gönnen und die Erreichbarkeit auf wenige Minuten am Tag runterschrauben.

Teil 2: Aktivitäten und Routen nur noch digital

Ralf Christoffer, SHK-Meister aus Springe bei Hannover, führt einen Betrieb mit 14 Mitarbeitern.

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Die App eines Großhändlers. Damit bestellen wir Materialien aus dem Büro heraus und die Mitarbeiter haben von unterwegs darauf Zugriff.
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? Vor zwei Jahren haben wir auf ein digitales Aktivitätenmanagement umgestellt: digitale Terminvergabe, Routenplanung etc. Das spart viel Zeit und Aufwand.
• Wofür nutzen Sie Social Media? Um auf Kernkompetenzen hinzuweisen. Wir wollen das Spektrum unserer Leistungen zeigen. Social Media eignet sich dafür super, es ist lebendiger als die Website.
• Was wollen Sie als Nächstes digitalisieren? In zwei Jahren zum mobilen Monteur: Jeder soll mit einem iPad ausgestattet sein. Das ist mein großes Ziel.

Teil 1: Projektablauf auf Facebook dokumentiert

Maike Rutkat ist Raumausstattermeisterin und leitet das Unternehmen „Raumausstattung Christmann“ in Aurich. Sie beschäftigt vier Mitarbeiter.

• Welche App nutzen Sie beruflich am meisten? Facebook und WhatsApp.
• Was war Ihre größte digitale Herausforderung? Als wir unsere Website umgestellt haben. Ich brauche immer etwas Zeit, um mich an neue Funktionen heranzutasten.
• Wofür nutzen Sie Social Media? Wir nutzen Facebook zum Beispiel, um ein Projekt in Bildern zu begleiten. So dokumentieren wir die Arbeiten, die wir gerade machen.
• Gönnen Sie sich Online-Auszeiten? Ja, wir beantworten E-Mails nur zu den Geschäftszeiten. Das Gleiche gilt auch für Facebook.

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