Vorsicht Falle: Umsatzsteuer auf Teilleistungen

Auf einen Blick:

• Der gesenkte Umsatzsteuersatz gilt auch für Teilleistungen, die zwischen dem 1. Juli und dem 31. Dezember 2020 erbracht wurden.
• Teilleistungen werden vom Finanzamt nur anerkannt, wenn vier Bedingungen erfüllt sind: Wirtschaftliche Teilbarkeit, gesonderte Abnahme, gesonderte Abrechnung und gesonderte Vereinbarung. Hier lauern eine Reihe von Fallen, die Sie unbedingt umgehen sollten.
• Denn wenn Sie Teilleistungen zum niedrigen Steuersatz abrechnen und das Finanzamt erkennt sie nicht an, müssen Sie als Rechnungsteller die Umsatzsteuer verzinst nachzahlen.

Die vorübergehende Senkung der Umsatzsteuer von 19 auf 16 Prozent gilt auch für die Abrechnung von Teilleistungen. Doch wann werden Teilleistungen vom Finanzamt anerkannt? Hier geht es um bares Geld! Denn wenn Sie Teilleistungen zum niedrigen Steuersatz abrechnen, dass Finanzamt diese aber nicht anerkennt, haften Sie für die zu wenig gezahlte Steuer.

Zunächst: Für die korrekte Berechnung der Umsatzsteuer ist immer das Leistungsdatum entscheidend. „Die Umsatzsteuer richtet sich für die Leistung nach dem Zeitpunkt, in dem die letzte Leistungsphase erbracht wird“, betont Fritz Güntzler, Steuerberater und Präsident der Steuerberaterkammer Niedersachsen. Für die gesenkten Sätze muss dieser Zeitpunkt zwischen dem 1. Juli und dem 31. Dezember 2020 liegen.

Nicht von Bedeutung sind hingegen:

• Das Datum der Rechnungstellung.
• Ob ein Unternehmer Soll- oder Ist-Versteuerung anwendet.
• Ob die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt eingereicht werden muss.
• Wann der Kunde die Rechnung zahlt beziehungsweise der Unternehmer das Geld vereinnahmt.

Vor allem bei längeren Projekten besteht die Möglichkeit, Teilleistungen abzurechnen. Bei in 2020 abgeschlossenen Teilleistungen bleibt es auch dann beim verringerten Umsatzsteuersatz, wenn der Gesamtauftrag erst später fertig wird. „Teilleistungen liegen vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird“, erklärt Güntzler.

Allerdings hat das Bundesfinanzministerium vier Bedingungen festgelegt, die alle erfüllt sein müssen:

1. Wirtschaftliche Teilbarkeit: Es muss sich um einen wirtschaftlich abgrenzbaren Teil einer Werklieferung oder Werkleistung handeln.
2. Gesonderte Vereinbarung: Es wurde für Teilleistungen ein Teilentgelt vertraglich vereinbart, das gesondert zu zahlen ist.
3. Gesonderte Abnahme: Die geschuldeten Teilleistungen muss gesondert abgenommen werden.
4. Gesonderte Abrechnung: Das Teilentgelt wird gesondert abgerechnet, wobei die Rechnungslegung auch mit einem Datum nach dem 31. Dezember 2020 erfolgen kann.

„Vor allem für die Bauwirtschaft ergeben sich hier Herausforderungen, denn in der Praxis liegen die Voraussetzungen für Teilleistungen oft nicht vor“, sagt Güntzler. Zwar würden häufig wirtschaftlich abgrenzbare Leistungen ausgeführt, überwiegend fehle es aber an einer Vereinbarung von Teilleistungen, so dass sie auch nicht steuerlich geltend gemacht werden können.

Was bedeutet wirtschaftliche Teilbarkeit?

Was erkennen die Finanzämter als wirtschaftlich teilbare Leistung an? Das Bundesfinanzministerium hat dazu 2009 ein Merkblatt herausgebracht. Es enthält einen Katalog von Maßnahmen, die als wirtschaftlich teilbar akzeptiert werden, zum Beispiel:

• Außenputzarbeiten: haus- oder blockweise Aufteilung oder eine Aufteilung bis zur Dehnungsfuge
• Dachdeckerarbeiten: Aufteilung hausweise oder blockweise
• Maler- und Tapezierarbeiten: Aufteilung nach Wohnungen ist im Regelfall zulässig. Eine raumweise Aufteilung hingegen erscheint nicht vertretbar, wenn die Arbeiten untrennbar ineinander fließen.

„Die wirtschaftliche Teilbarkeit stellt in der Praxis das am schwierigsten abgrenzbare Merkmal einer Teilleistung dar. Hier kommt es immer wieder zu Auslegungsschwierigkeiten und Diskussionen“, so Güntzler.

Niedrigere Umsatzsteuer auf Teilleistungen nur bei gesonderter Vereinbarung

Die Abrechnung von Teilleistungen steht und fällt mit der gesonderten Vereinbarung. Im Falle der abgesenkten Umsatzsteuer muss sie bereits vor dem Stichtag 1. Juli 2020 abgeschlossen worden sein.

„Grundsätzlich muss die gesonderte Vereinbarung alle Bedingungen enthalten, die für die Abrechnung von Teilleistungen beachtet werden müssen“, erläutert Steuerberater Güntzler. „Aus dem Werkvertrag muss hervorgehen, dass für Teile der Gesamtleistung ein gesondertes Entgelt vereinbart wurde.“

Außerdem wichtig: Das regelmäßig aufzustellende Leistungsverzeichnis muss eine Leistungsbeschreibung, Mengen und Preise enthalten. „Nur wenn die Teilleistungen eindeutig und nachvollziehbar dargestellt sind , können Teilleistungen auch angenommen werden“, so Güntzler.

Nicht ausreichend seien hingegen Vereinbarungen über Abschlagszahlungen. „Wird lediglich ein Festpreis für das Gesamtwerk vereinbart, also der so genannter Pauschalvertrag abgeschlossen, scheiden Teilleistungen aus“, betont Güntzler.

Was ist bei einer gesonderten Abnahme zu beachten?

Ebenfalls für die Abrechnung von Teilleistungen erforderlich: eine gesonderte Abnahme. „Um Teilleistungen abzunehmen, müssen die vertraglichen Vereinbarungen tatsächlich durchgeführt werden. Das heißt die Abnahme muss, wenn sie schriftlich vereinbart war, auch gesondert schriftlich vorgenommen werden“, erläutert Güntzler. Gleichzeitig seien die Rechtsfolgen der Abnahme zu beachten. Dazu gehöre zum Beispiel der Beginn der Gewährleistungsfrist.

Hier müsse man genau hinschauen, warnt Güntzler. „Eine nur aus steuerlichen Gründen vorgenommene Abnahme des Teils eines Gesamtbauwerks wird das Finanzamt nicht anerkennen.“ Die Folgen einer Abnahme wie Fälligkeit der Vergütung oder Umkehr der Beweislast für die Mängelfreiheit des Werks dürfen nicht ganz oder teilweise ausgeschlossen werden.

Was passiert bei Fehlern bei der Abrechnung?

Es gibt also einige Hürden zu nehmen, wenn Teilleistungen korrekt berechnet und der gesenkte Umsatzsteuersatz richtig angewandt werden sollen. Doch was passiert, wenn einem Unternehmer Fehler unterlaufen?

„Grundsätzlich hat der Rechnungssteller die Pflicht die Umsatzsteuer zu entrichten“, erläutert Fritz Güntzler. „Daraus ergibt sich auch die Pflicht eine mögliche Nachzahlung zu leisten, wenn das Finanzamt die Teilleistungsabrechnung nicht anerkennt und der gesenkte Steuersatz nicht angewandt werden darf.“ Zur Nachzahlung kommen Zinsen von 0,5 Prozent pro Monat.

Es kann aber auch sein, dass der Unternehmer fälschlicherweise zu viel Umsatzsteuer berechnet hat. „Wird die Steuer bei Ausgangsrechnungen zu hoch ausgewiesen, so wird diese auch gegenüber dem Finanzamt geschuldet“, erklärt Güntzler. Bei Eingangsrechnungen gelte hingegen: der Vorsteuer-Abzug ist nur in Höhe des geltenden Steuersatzes möglich auch, wenn er höher ausgewiesen wurde. „Rechnungen müssen dann korrigiert werden“, so Güntzler.

Es gelte aber eine Vereinfachungsregelung, erläutert der Steuerberater: Für Rechnungen bis Ende Juli gibt es keine Beanstandung von 19 Prozent Steuerausweis, wenn der Fehler aus der Umstellung resultiert. Auch die Vorsteuer darf in Höhe von 19 Prozent geltend gemacht werden.

Wann prüft das Finanzamt?

Umsatzsteuerzahlungen werden regelmäßig geprüft. „Das Finanzamt hat dazu grundsätzlich drei Möglichkeiten“, sagt Steuerberater Güntzler.

1. Im Rahmen der Betriebsprüfung,
2. in einer Umsatzsteuersonderprüfung oder
3. in einer Umsatzsteuernachschau.

„Die Umsatzsteuersonderprüfung oder die -nachschau erfolgen allerdings nur bei Ungereimtheiten bei der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuerjahreserklärung“, so Güntzler.

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