Wann darf ich eine Rechnung rückwirkend korrigieren?

Lange Zeit galt aus Sicht der Finanzämter, dass Rechnungen nicht rückwirkend korrigiert werden dürfen. Doch nachdem jüngst der Europäische Gerichtshof und auch der Bundesfinanzhof anders entschieden haben, zieht nun auch das Bundesfinanzministerium nach. In einem aktuellen Schreiben stellt es klar, worauf Sie achten müssen, wenn Sie eine Rechnung rückwirkend korrigieren (BMF-Schreiben III C 2 - S 7286-a/19/10001 :001 vom 9. September 2020)

1. Unverzichtbare Pflichtangaben in der ursprünglichen Rechnung

Eine korrekte Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Entspricht die Rechnung nicht den umsatzsteuerrechtlichen Pflichten, so hat ein Rechnungsempfänger in 3 Fällen dennoch Anspruch auf Vorsteuer:

• Er kann den Vorsteueranspruch anderweitig beweisen.
• Er legt dem Finanzamt eine berichtigte Rechnung vor.
• Er lässt den Auftragnehmer die Rechnung stornieren und neu ausstellen.

Rückwirkend erkennt das Finanzamt die Rechnungsberichtigung jedoch nur an, wenn die ursprüngliche Rechnung mindestens die folgenden Informationen enthält:

• Angaben zum Rechnungsaussteller
• Angaben zum Leistungsempfänger
• Leistungsbeschreibung
• Entgelt
• Umsatzsteuerbetrag, gesondert ausgewiesen.

Zudem müssen diese Angaben ausreichend konkret, vollständig und richtig sein.

2. Ist die Leistungsbeschreibung konkret genug für eine Rechnungskorrektur?

Damit eine Rechnungskorrektur den rückwirkenden Vorsteuerabzug ermöglicht, muss die Leistungsbeschreibung in der ursprünglichen Rechnung richtig und ausreichend konkret sein. Sie müsse „jedenfalls so konkret sein, dass die erbrachte Leistung und ein Bezug zum Unternehmen des Leistungsempfängers erkennbar sind“.

Was sich das Ministerium darunter vorstellt, macht es an zwei Beispielen deutlich: So würde eine Angaben wie zum Beispiel „Beratung“ in der Rechnung eines Rechtsanwalts oder „Bauarbeiten“ in der Rechnung eines Bauunternehmens ohne weitere Details zwar den Vorsteuerabzug nicht erlauben. Entspreche die Rechnung jedoch „den übrigen Voraussetzungen“, sei eine rückwirkende Korrektur möglich – was dann doch den Vorsteuerabzug sichert.

Hingegen schließt eine Rechnung mit unrichtiger Leistungsbeschreibung eine rückwirkende Rechnungsberechtigung aus.

3. Knifflig: Nettoentgelt, Bruttorechnungsbetrag und Umsatzsteuer

Bei der rückwirkenden Rechnungskorrektur schaut das Finanzamt besonders genau auf die Angaben zum Entgelt und der Umsatzsteuer.

• Ausnahme beim Entgelt: Beim Entgelt kommt es nicht zwingend darauf an, dass die Original-Rechnung umsatzsteuerlich korrekt das Nettoentgelt ausweist. Laut BMF-Schreiben genügt es, wenn sich aus den Angaben des Bruttorechnungsbetrags und des gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrags das Nettoentgelt ermittelt werden kann.
• Keine Ausnahme beim Umsatzsteuerbetrag: Ein gesondert ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag ist hingegen unverzichtbar. Er könne nicht dadurch ersetzt werden, dass neben dem Entgelt ein Bruttorechnungsbetrag angegeben wird, heißt es im BMF-Schreiben.

4. Was gilt bei falscher oder zu niedriger Umsatzsteuer?

Die Rückwirkung einer berichtigten Rechnung gilt ab dem Zeitpunkt, zu dem die ursprüngliche Rechnung dem Rechnungsempfänger erstmals vorlag. Hatte jedoch der Rechnungsaussteller in der Originalrechnung die Umsatzsteuer nicht oder zu niedrig ausgewiesen, kann die Rechnung zwar korrigiert werden – aber nicht rückwirkend.

• Keine Umsatzsteuer ausgewiesen: Die korrigierte Rechnung ist dann mit einer erstmals erstellten Rechnung gleichzusetzen. Anspruch auf Vorsteuerabzug besteht erst ab dem Zeitpunkt der Korrektur.
• Umsatzsteuer zu niedrig ausgewiesen: Legt der Rechnungsempfänger eine korrigierte Rechnung vor, so hat die zwar auch in diesem Fall keine Rückwirkung. Doch zumindest bleibt dann der Vorsteuerabzug des ursprünglich zu niedrigen Steuerbetrags erhalten. Den Anspruch auf den Mehrbetrag der Vorsteuer kann der Empfänger ab dem Zeitpunkt geltend machen, ab dem ihm die korrigierte Rechnung vorliegt.

Ausnahme: Irrtum über umgekehrte Steuerschuldnerschaft. Anders ist die Lage, wenn die Angaben zur Umsatzsteuer in einer Rechnung fehlen, weil der Rechnungsaussteller irrtümlich von einer Steuerschuld des Leistungsempfängers (§ 13b UStG) ausgegangen ist. Dann ist eine rückwirkende Rechnungskorrektur möglich.

Voraussetzung dafür ist, dass die Originalrechnung den erforderlichen Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers enthielt.

5. Was gilt bei Stornierung und Neuerteilung?

Den rückwirkenden Vorsteuerabzug kann sich ein Rechnungsempfänger auch sichern, wenn der Rechnungsaussteller die ursprüngliche Rechnung storniert und neu erteilt. Der Unternehmer muss gemäß BMF-Schreiben dann jedoch nachweisen, dass aus der ursprünglichen Rechnung kein Vorsteuerabzug geltend gemacht wurde – oder dass er infolge des Stornos rückgängig gemacht wurde.

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