- Wer sich als Unternehmer in seinem Handwerksbetrieb nicht aufreiben will, braucht eine Strategie für zeitgerechtes Selbstmanagement.
- Was sind Ihre Prioritäten und Aufgaben und welche sollten Sie schnell loswerden?
- Wofür brauchen Sie Zeit, wofür nicht?
- Wer sind Ihre Zeitdiebe und wie können Sie sie loswerden?
Nur die allerwenigsten von uns haben ihre Zeit und ihr Selbstmanagement wirklich im Griff. Dabei ist diese Autonomie für viele Menschen von großer Bedeutung – und ganz besonders für Unternehmer. Doch wie können wir das erreichen? Wie funktioniert ein zeitgerechtes Selbstmanagement?
1. Schreiben Sie sich alles auf!
Wenn Sie sich alles aufschreiben, bleibt Ihr Kopf frei und es wird nichts vergessen. Hier helfen Ihnen ein kleiner Block und ein Schreibstift, die Sie immer bei sich tragen. Auch die Notizfunktion in Ihrem Smartphone kann sehr gut dafür eingesetzt werden. Alles, was Sie sich nicht sofort notieren, gerät wieder in Vergessenheit.
2. Bringen Sie Ihr Leben mit Ihren unternehmerischen Aufgaben in Einklang
Der Begriff Work-Life-Balance soll für den Einklang zwischen dem Berufs- und Privatleben stehen. Räumen Sie mit der Unterstellung auf, dass Ihr Beruf grundsätzlich konträr zum Privatleben steht. Beruf, Familie, Freizeit und soziale gesellschaftliche Aufgaben sollen eine ausgeglichene Balance ergeben, sich ergänzen und unterstützen.
Sie bestimmen über Ihre Lebensbalance. Wenn es für Sie in Ordnung ist und keine Belastung darstellt, einen 10-Stunden-Arbeitstag zu haben, ist das Ihre ausgeglichene Waage.
Die Work-Life-Balance muss sehr individuell betrachtet werden und auf die persönlichen Bedürfnisse eines jeden einzelnen Menschen abgestimmt sein. Sie hat für den Menschen, je nach Lebensalter und Lebenssituation andere Schwerpunkte, auch in Abhängigkeit von der individuellen Antwort auf den Sinn des Lebens und der eigenen Auffassung von Glück und Zufriedenheit. Persönliche Lebensumstände ändern sich, deshalb muss die individuelle Work-Life-Balance immer veränderbar sein und sich neuen Gegebenheiten anpassen.
Die meisten Unternehmer legen viel Gewicht auf Ihren Beruf, so dass die Freizeit kaum noch stattfinden kann. In Extremfällen nennt man diese Menschen auch Workaholics.
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3. Benennen Sie Zeitmangel konkret – und nicht allgemein
Sie haben keine Zeit? Wofür haben Sie keine Zeit? Zeit für ein (langes) Wochenende, einen längeren Urlaub, Ihre Familie, Ihre Freunde, Ihre Hobbys und die gesellschaftlichen (sozialen) Verpflichtungen?
Mein Rat: Sagen Sie nicht "Ich habe keine Zeit!" Sagen Sie besser "Für […] habe ich keine Zeit!" Und benennen Sie dabei genau, was Sie meinen. Machen Sie sich klar, wofür Ihnen die Zeit fehlt und wie wichtig Ihnen das ist. Denn wenn Sie genau wissen, was Sie wollen (Zielplanung und Ziele), merken Sie auch sehr schnell, wo Sie Prioritäten setzen sollten und wofür Sie keine Zeit mehr aufwenden wollen.
So setzen Sie Prioritäten in Ihrer Tagesplanung!
4. Verschaffen Sie sich Überblick über Ihre Zeitverteilung!
Wie und wofür verbrauchen Sie Ihre Zeit? Es ist hilfreich, wenn Sie sich selbst einen Überblick verschaffen, wie viel Zeit Sie womit verbringen – und ob genug Zeit neben Beruf und Unternehmen bleibt.
Wie viele Stunden
- wenden Sie für Ihren Beruf und Ihr Unternehmen auf?
- stehen Sie uneingeschränkt Ihrer Familie zur Verfügung?
- pflegen Sie Ihr Freundschaften?
- wenden Sie für gesellschaftliche/soziale Verpflichtungen auf?
- verbringen Sie mit Ihrem Hobby und evtl. in Ihrem Verein?
- haben Sie ausschließlich nur für Sie selbst zur Verfügung?
- schlafen Sie?
Mein Tipp: Ihre Wochenarbeitszeit sollte 50 Stunden nicht überschreiten. Sie sollten mindestens 6 bis 7 Stunden am Tag schlafen. Ihr Körper und Ihr Geist brauchen Zeit zur Erholung und zur Entspannung. Und denken Sie auch an den Urlaub: Drei Wochen zusammenhängende Auszeit im Jahr sind das Minimum.
5. Erkennen Sie Ihre Zeitdiebe und Ihre Stressfaktoren!
Es sind die Menschen in Ihrem Unternehmen, in Ihrem Unternehmensumfeld und in Ihrem privaten Umfeld. Wie wichtig sind diese Menschen für Sie? Davon abhängig sollten Sie Ihre Zeit einteilen:
- sehr wichtig = viel Zeit aufwenden
- wichtig = normale Zeitaufwendung
- weniger wichtig = nicht so viel Zeit aufwenden
- unwichtig = keine Zeit (mehr) aufwenden
6. Wechseln Sie von der Terminplanung zur Zeitplanung!
Eine Terminplanung beinhaltet lediglich Ihre fest vereinbarten Termine. Eine Zeitplanung umfasst Ihre festen Termine und zusätzlich die daraus entstehenden Aufgaben. Nur so können Sie ein für Sie brauchbares Zeitmanagement aufbauen. Denn jeder fest vereinbarte Termin verursacht Zeitaufwand für die Vor- und Nachbereitung. Wenn Sie leidglich mit einer Terminplanung arbeiten und mehr Termine vergeben, als Sie nachher auch technisch abarbeiten können, ist Ihr Stress schon vorprogrammiert und Sie kommen nicht mehr zur Ruhe!
7. Machen Sie sich Ihre Aufgaben bewusst!
Passen Ihre Aufgaben zu Ihnen? Kennen Sie Ihre Schwächen und damit Ihre Veränderungswünsche? Beschäftigen Sie sich schriftlich mit den Aufgaben, damit Ihnen bewusster wird, welche Aufgaben wirklich zu Ihnen passen und welche Sie besser schnell loswerden.
8. Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten!
Ihr Zeit- und Selbstmanagement wird ohne die Vergabe von Prioritäten zum Hindernislauf. Jeder Tag beginnt und endet mit Stress, wenn Sie sich nicht an Ihre Prioritäten halten.
- Priorität KKA: KKA sind Kleinstaufgaben, sogenannte Klack-Klack-Aufgaben (KKA), bei denen sich das Aufschreiben der Aufgabe nicht lohnt. Erledigen Sie KlackKlackAufgaben zuerst!
- Priorität 1: existenzzerstörend = sofort erledigen
- Priorität 2: existenzbedrohend = kurzfristig erledigen
- Priorität 3: existenzerhaltend = mittelfristig erledigen
9. Handeln Sie selbstbestimmt!
Ist Ihr Unternehmen nach Ihnen ausgerichtet oder ist es eher umgekehrt? Wenn Sie Ihr Unternehmen nach Ihnen und Ihren Bedürfnissen gestalten, haben Sie es geschafft. Sie sind nicht mehr fremdbestimmt und Sie haben Ihr Zeit- und Ihr Selbstmanagement im Griff.
Über Klaus Steinseifer: Zuerst Bankkaufmann und danach Maler- und Lackierermeister. Er übernahm das väterliche Unternehmen. 1989 startete sein Qualifizierungsunternehmen im Handwerk "Die Steinseifer-Seminare". Heute ist er als Seminarleiter, Referent, Berater und Autor im Handwerk und für Ihren unternehmerischen Erfolg zuständig. Seine Leidenschaft ist das Handwerk und als Praktiker weiß er genau, wo Sie der Schuh drückt und wie Sie mit ihm zusammen Ihre Veränderungswünsche Realität werden lassen. Mehr Infos unter www.steinseifer.com
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