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Wichtiges hat Vorfahrt!

So setzen Sie Prioritäten in Ihrer Tagesplanung!

Ohne Prioritäten kommen Sie nie aus der Stressfalle in der Tagesplanung, warnt handwerk.com-Autor Klaus Steinseifer. Hier seine Tipps für Ihren Alltag.

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Wer keine Prioritäten in seiner Tagesplanung setzt, steht als Unternehmer ständig unter Stress. Dabei ist es gar nicht schwer, echte Prioritäten zu setzen.
  • So schaffen Sie sich Luft: Wichtige Aufgabe mit der Priorität von 1, 2 oder 3 gehören genauso in Ihre Tagesplanung wie feste Termine.
  • Kommen echte oder vermeintliche Zeitdiebe hinzu, dann entscheiden Sie: Priorität 1 hat Vorrang, das ist kein Zeitdieb, sondern eine wichtige Aufgabe, um die Sie sich sofort kümmern und für die sie andere Aufgaben verschieben müssen. Hat der Zeitdieb nur Priorität 2 oder 3? Genau dafür macht man Termine!

Vergeben Sie Prioritäten in Ihrer Tagesplanung? Bei allem, was Sie tun? Nein? Dann wird es höchste Zeit für Sie! Wenn Sie ohne Prioritätenvergabe handeln, haben Ihre Zeitdiebe gewonnen und Ihr täglicher Stress ist vorprogrammiert.

Konsequente Tagesplanung: Termine und Prioritäten für den kommenden Tag!

Sie wissen, was Sie morgen erledigen wollen. Sie haben Ihren groben Plan dafür in Ihrer Zeitplanung skizziert. Diese Aufgaben kommen aus Ihrem Wochen-, Monats- oder Jahresplan und finden sich in der Tagesskizze wieder. Ihre Zeitplanung kann eine Software sein, wie zum Beispiel Outlook, es kann ein analoges Zeitplanbuch sein oder einfach eine simples Blatt Papier. Das ist zunächst einmal ganz nebensächlich.

Bevor Sie abends Ihren Arbeitsplatz verlassen, ordnen Sie Ihren morgigen Tag. Wenn Sie so vorgehen, gehen Sie entspannt in Ihren Feierabend, in Ihre freie Zeit. Mit einem freien Kopf können Sie diese Zeit genießen.

Planen Sie Ihren Tag so, dass genügend Freiräume für unvorhergesehene Ding bleiben. Und wenn Sie das gemacht haben, vergeben Sie Prioritäten für die Erledigung Ihrer Aufgaben. Damit eliminieren Sie Ihre Zeitdiebe, die Sie täglich verfolgen, auch die eigene Demotivation, die auch immer mal wieder dazugehört. Sie bleiben konsequent dran und beginnen am morgigen Tag mit der Erledigung der 1er-Prioritäten, über die 2er-Prioritäten, bis hin zu den 3er-Prioritäten. Vollkommen stressfrei!

Ihre Prioritäten:

  • Existenz zerstörend – sofort erledigen
  • Existenz bedrohend – kurzfristig erledigen
  • Existenz erhaltend – mittelfristig erledigen

Die immer wieder vorkommenden Ablenkungen bringen Sie nicht aus dem Tritt, weil Sie den Tag und dessen Aufgaben, nach Wichtigkeiten sortiert, immer vor sich haben

Vermeintliche Zeitdiebe mit hoher Priorität: So schaffen Sie dafür Zeit!

Sie werden dringend zu einem Projekt gerufen, weil etwas schiefläuft und Sie dort persönlich gebraucht werden. Von einer Sekunde auf die andere halten Sie eine neue 1er-Priorität in Ihrer Hand, der Sie gerecht werden müssen.

Das macht gar nichts, Ihre Prioritätenvergabe hilft Ihnen hier weiter. Ja klar, die 1er-Prioritäten müssen heute noch erledigt werden. Aber so viele sind es ja gar nicht. Natürlich müssen Sie dieser neuen Aufgabe jetzt sofort gerecht werden. So ist das ganz normale Leben in Ihrem Unternehmen. Aber da Sie wissen, dass man 2er- und 3er-Prioritäten auch verschieben darf, vielleicht auf morgen oder übermorgen, fahren Sie vollkommen stressfrei zu diesem Projekt und helfen damit sofort Ihren Mitarbeitern und natürlich auch sich selbst – ohne Zeitdruck und sehr entspannt.

„Echter“ Zeitdieb mit geringer Priorität: Machen Sie einen Termin!

Vor Ihnen im Büro steht ein Mensch, der etwas von Ihnen will. Weder der Mensch, noch die Aufgabe, die er Ihnen stellen will, sind total unwichtig für Sie. Sie können also nicht einfach ‚Nein’ sagen. Aber ein Blick in Ihre Zeitplanung sagt Ihnen sofort, dass Sie sich jetzt damit nicht beschäftigen wollen. Sie lassen sich maximal eine Minute ablenken und eliminieren diesen Zeitdieb mit den Worten: „Das tut mir leid, dafür habe ich heute keine Zeit, wir müssen einen gemeinsamen Termin dafür vereinbaren!“

Diese Terminvergabe für solche nicht dringenden Aufgaben ist lebenswichtig für Ihre Planung:

Wenn Sie keine Prioritäten vergeben, Ihre Aufgaben ohne Wichtigkeitsvergabe in Ihre Zeitplanung eintragen, hat dieser Mensch eine echte Chance: „Ja gut, kommen Sie rein, nehmen Sie Platz! Möchten Sie einen Kaffee trinken?“ Ihr Tag ist damit versaut! Und die Aufgaben, die Sie sich vorgenommen hatten, bleiben wieder einmal liegen. Sie gehen abends gestresst aus Ihrem Büro: „Irgendwie schaffe ich meine Arbeit einfach nicht mehr!“

Fazit: Vergeben Sie konsequent Prioritäten für die Erledigung Ihrer Aufgaben und schalten Sie damit Ihre Stressfaktoren und Ihre Zeitdiebe aus!

Download: Ein Muster für die Tagesplanung finden Sie am Textende als kostenlosen Download (oder klicken Sie hier für den Tagesplan).

Über Klaus Steinseifer: Zuerst Bankkaufmann und danach Maler- und Lackierermeister. Er übernahm das väterliche Unternehmen. 1989 startete sein Qualifizierungsunternehmen im Handwerk "Die Steinseifer-Seminare". Heute ist er als Seminarleiter, Referent, Berater und Autor im Handwerk und für Ihren unternehmerischen Erfolg zuständig. Seine Leidenschaft ist das Handwerk und als Praktiker weiß er genau, wo Sie der Schuh drückt und wie Sie mit ihm zusammen Ihre Veränderungswünsche Realität werden lassen. Mehr Infos unter www.steinseifer.com

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