Die 10 größten Fehler bei der digitalen Einsatzplanung

Arbeitet die App nur mit einer dauerhaften Funkverbindung? Dann haben Sie ein Problem, wenn Ihr Monteur beim Kunden im Keller steht und für den Zugriff auf die Daten immer erst vor die Tür muss. Oder wenn er in einer Gegend mit schlechter Funkverbindung unterwegs ist und aktualisierte Routendaten bei ihm nicht rechtzeitig ankommen.

Tipp: Prüfen Sie, wie sich die App in Funklöchern verhält. Die Basisinformationen für einen Auftrag sollten auf dem Endgerät laufend aktualisiert werden und bei einer schlechten Verbindung immer in der zuletzt aktualisierten Fassung offline verfügbar sein. Eingaben des Monteurs in die App sollten jederzeit auch offline möglich sein – und sich automatisch zentral synchronisieren, sobald eine Funkverbindung besteht.

Eine moderne Software zur Einsatzplanung von Monteuren und Servicetechnikern sollte die Entfernung zwischen den einzelnen Einsatzorten automatisch berechnen. Das ist für eine effiziente Routenplanung und Terminierung der einzelnen Aufträge im Büro entscheidend.

Andernfalls müsste der Innendienst die Entfernungen und Zeiten schätzen oder in Google Maps ermitteln, um sie händisch in die Planungssoftware einzugeben. Das kostet in jedem Fall zu viel Zeit und ist fehleranfällig.

Die Software sollte Einsatzberichte in verschiedenen Formaten ausspielen, um kostbare Zeit zu sparen. Ausgeben sollte das Programm die Berichte mindestens als PDF, um sie gleich dem Kunden zu schicken, und in einem maschinenlesbaren Format für Ihre Buchhaltung. 

Ein Bild zeigt sofort mehr, als Ihr Kundendienst vor Ort mit noch so viel Zeit und Worten in einer App notieren könnte. Umso wichtiger ist es, dass die Software nicht die Anzahl der Foto-Uploads zu einzelnen Aufträgen begrenzt. Solche Limits auf zwei oder fünf Fotos je Auftrag stammen aus der Zeit, als Uploads großer Fotodateien viel Zeit, teures Datenvolumen und knappen Speicherplatz auf Endgeräten kosteten. Doch angesichts von Cloudspeichern, Flatrates sowie UMTS- und LTE-Verbindungen gibt es dafür keinen Grund mehr.

Tipp: Achten Sie nicht nur auf unbegrenzte Foto-Uploads. Auch wichtige Dokumente zum Auftrag wie zum Beispiel Ihr Angebot, schriftliche Nachträge, Rechnungen oder Lieferscheine sollten Sie unbegrenzt als PDFs speichern können.

Zeit und Geld sparen Sie, wenn digitale Einsatzplanung, Arbeitsvorbereitung und Warenwirtschaft Hand in Hand gehen. Deswegen sollte Ihre Software für die digitale Einsatzplanung die wichtigsten Schnittstellen zu Ihren Lieferanten wie auch deren Dateiformate beherrschen, wie zum Beispiel UGL, IDS und Datanorm.

Tipp: Achten Sie darauf, dass die Schnittstellen durch den Software-Anbieter gut dokumentiert sind. Das erleichtert bei Bedarf die Vernetzung mit neuer Software.

Testen Sie das Programm, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden: Passt die Software zu Ihrem Unternehmen? Ist sie intuitiv bedienbar oder müssen Sie Schulungen und eine lange Lernphase einplanen? Die meisten Software-Häuser bieten kostenlose Testphasen oder weitgehend funktionsfähige Demo-Versionen an.

Tipp: Lassen Sie die Desktop-Version und die App von jenen Mitarbeitern testen, die damit später arbeiten sollen. Ideal sind digital affine Tester, die sich später bei den Kollegen als Multiplikatoren für die Nutzung stark machen und bei Startproblemen helfen.

Auch in einer Testphase werden Sie nicht sofort alle Einsatzmöglichkeiten und Schwachstellen einer neuen Software entdecken. Interessieren Sie sich für eine konkrete Software zur digitalen Einsatzplanung, dann fragen Sie Kollegen nach ihren Erfahrungen. Viele Softwareanbieter nennen auf ihren Websites Referenzkunden, die Sie fragen können. Oder Sie erkundigen sich bei dem Anbieter nach Referenzen aus Ihrem Gewerk.

Updates auf eine neue Version können Folgekosten verursachen – zumindest dann, wenn Sie sich für eine Kauf-Software entscheiden statt für eine cloudbasierte Mietlösung. Anbieter von Kauf-Software lassen sich neue Versionen in der Regel gesondert entlohnen, während die Updates bei der gemieteten Software bereits in den monatlichen Kosten eingepreist sind. Womit Sie am Ende tatsächlich günstiger fahren, lässt sich pauschal nicht beantworten. Einen Vorteil haben cloudbasierte Angebote jedoch in jedem Fall: Wird es Ihnen zu teuer, können Sie relativ schnell den Anbieter wechseln.

Fragen Sie den Anbieter nach dem Aufwand für die Einrichtung der Software in Ihrem Unternehmen.  Muss dazu ein Mitarbeiter des Anbieters in Ihr Unternehmen kommen, der nach Aufwand abgerechnet wird? Dann kann es teuer werden. Die meisten Anbieter von Cloudlösungen unterstützen kostenlos aus der Ferne bei der Einrichtung des Programms – und das sollte Sie nicht mehr als einen Arbeitstag kosten, bis sie einsatzfähig ist. 

Tipp: Einige Software-Hersteller bieten gegen eine Pauschale die Unterstützung durch einen Systemintegrator an. Die sind zwar relativ teuer, doch wenn Sie möglichst wenig mit der Einrichtung zu tun haben wollen, kann das eine echte Alternative sein.

Wenn Sie sich bei der digitalen Einsatzplanung für eine Cloud-Lösung entscheiden, klären Sie mit dem Anbieter, wie oft und wo er Ihre Daten als Backup sichert. Idealerweise sollte er Ihre Daten in Echtzeit auf einem Server an einem anderen Standort spiegeln. Ein Backup alle 24 Stunden sollte Ihnen nicht genügen. Denn wenn etwas im Rechenzentrum des Anbieters schief geht, haben Sie die Daten mindestens eines Arbeitstages verloren.

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