Auf einen Blick:
Vorteile des digitalen Dokumentenmanagement
Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements für Handwerksbetriebe fasst Andre Nordlohne wie folgt zusammen:
Mit digitale Strukturen die Zukunft des Betriebs sichern
Wer digital denkt und die Prozesse umstellt, mache sein Unternehmen fit für die Zukunft, betont Andre Nordlohne. Wenn der Sohn, die Tochter, ein Mitarbeiter oder ein externer Interessent den Betrieb übernehmen will, sei mit digitalen Prozessen der Grundstein für die Zukunft gelegt. Außerdem sei die Suche nach einem Nachfolger leichter, wenn das Unternehmen schon digital und gut strukturiert aufgestellt ist. Und auch nach außen kommt diese Positionierung gut an, weiß Nordlohne:
In vier Schritten zum digitalen Dokumentenmanagementsystem
Wenn digitale System viele Vorteile bieten, wieso arbeiten noch nicht alle Unternehmer damit? Andre Nordlohne hat eine Vermutung: „Einige Betriebsinhaber wissen zwar, dass sich die Strukturen eines Unternehmens digitalisieren lassen. Aber oft fehlt ihnen das Wissen, wie das in der Praxis umzusetzen ist.“ Oft fehle Unternehmern im Alltag die Zeit, um solche Prozesse in Gang zu setzen. Wer offen ist für die Digitalisierung seines Betriebs, bei dem könne die Umstellung einfach und schnell gehen, weiß Nordlohne. Vorausgesetzt, diese vier Schritte werden richtig umgesetzt:
1. Struktur und Prozesse
Im ersten Schritt gelte es, das Unternehmen mit seinen Prozessen und Strukturen zu analysieren und zu schauen, welche Abläufe sich Schritt für Schritt digitalisieren lassen. Andre Nordlohne: „Machen Sie sich erst Gedanken über die Systematik – die Software folgt erst im nächsten Step.“ Zudem rät er zu einer möglichst einfachen und flachen Ordnerstruktur, die mithilfe von Suchfunktionen ein leichtes Auffinden der digitalen Dokumente gewährleistet.
2. Auswahl digitaler Werkzeuge
Wenn Strukturen und Prozesse analysiert und festgelegt sind, folgt die Auswahl der digitalen Werkzeuge – also der Software, die auf die Arbeitsweise und das Gewerk zugeschnitten sind. Experten wie Nordlohne könnten dabei helfen, bei der Vielzahl an Werkzeugen, die Betrieben zur Verfügung stehen, die richtigen für Ihre Anforderungen zu finden.
3. Schritt-für-Schritt-Umsetzung
Im dritten Schritt geht es nach und nach an die Umsetzung der vorher definierten Strukturen und Prozesse mithilfe der gewählten Systeme und Programme. Dabei sei es wichtig, mit vorab festgelegten Mitarbeitern, den sogenannten Pionieren, gemeinsam die Prozesse zu validieren und umzusetzen. Die Pioniere geben dann ihr Wissen mit klaren Anweisungen und Vorgaben an ihre Kollegen weiter. Sie helfen ihnen, mit den neuen Programmen umzugehen.
Vorteil aus Sicht von Nordlohne: Die „Pioniere“ könnten das Gelernte gut vermitteln und die anderen Mitarbeiter motivieren.
4. Standardisierung und Dokumentation
Haben Sie den Wechsel zum digitalen Dokumentenmanagement in Gang gesetzt, braucht es Standards und Definitionen zur Arbeit mit den neuen Systemen. Denn nur dann können Sie sicherstellen, dass Prozesse und Abläufe immer nach dem gleichen Schema bearbeitet werden und mögliche Schwachstellen oder Fehlerquellen enttarnen.
„Eine Dokumentation braucht es auch, um die Abläufe zu überprüfen und zu evaluieren, ob sich die Umstellung so bewährt hat und was noch verbessert werden kann“, betont Andre Nordlohne. Dazu gehören beispielsweise Checklisten und nachvollziehbare Anleitungen für alle Nutzer. Auch Ausnahmen müssten festgelegt und dokumentiert werden, dass jeder weiß, wie bei Abweichungen vom Standard gehandelt werden muss.
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