Die klassische To-Do-Liste in Papierform ist von Simone Niehaus‘ Schreibtisch verschwunden. Stattdessen verwendet sie seit einiger Zeit ein Cloud-basiertes Programm, das mehr kann, als die einzelnen Aufgaben nur aufzulisten.
Notizen erstellen, Aufgaben zuweisen, Häkchen setzen
Notion heißt das Programm, dass der Betrieb Otto Kuper Bau im niedersächsischen Cappeln eingeführt hat.
Notion ist ein vielseitig einsetzbares Tool, das Funktionen von Microsoft Word, Excel und OneNote in einem vereint. Neben Textverarbeitung bietet die Software auch Kalenderfunktionen, um Aufgaben zu terminieren oder Bauzeiten zu kontrollieren. Die von Trello bekannten Kanban-Boards und wichtige Datenbanken lassen sich damit ebenfalls erstellen und in das betriebsindividuelle System integrieren.
„Das passt richtig gut zu unseren Anforderungen. Und wir können damit Schnittstellen zur Kunden- und Adressdatenbank nutzen“, berichtet Niehaus, die den Betrieb mit 28 Mitarbeitenden gemeinsam mit ihrem Mann Jörg führt. Die Vorteile für ein digitales System sind für Niehaus vor allem folgende:
- Das System bringt für das Team Transparenz in Projekte und Prozesse
- Durch die Integration von Datenbanken haben Nutzer einen Einblick in den Status von laufenden Aufträgen
- Informationen und Aufgaben können von mehreren Personen gleichzeitig in den Projekten abgelegt werden
- Es ist eine Arbeitserleichterung für die Mitarbeitenden im Büro: Lange Rückruflisten erübrigen sich
- Man kann von unterwegs mit mobilen Endgeräte darauf zugreifen
- Es gibt öffentliche und private Bereiche, die sich jeder Nutzer - je nach Anforderung – selbst einrichten kann.
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Büroteam testet, Baustellenteams werden nach und nach angeschlossen
Noch testen die fünf Mitarbeitenden im Büro das System, erschließen sich Woche für Woche mehr Möglichkeiten. „Die Projektsteuerung und das Aufgabenmanagement sind schon integriert, die Lieferanten- und Adressdatenbanken folgen gerade“, berichtet Niehaus. Das habe den Vorteil, dass jeder Zugriff auf laufende Projekte hat und beispielsweise Kunden gleich Auskunft geben kann. Seit einem halben Jahr gewöhne sich das Büroteam Stück für Stück an die neuen Abläufe. „Wir schieben uns Aufgaben digital zu, sehen, wann jemand mit der Bearbeitung fertig ist uns leiten es dann weiter“, sagt sie.
Nach und nach sollen dann die Mitarbeitenden auf den Baustellen dann auch auf Notion Zugriff bekommen. Ausgestattet mit digitalen Endgeräten sind die Teams schon. Sie werden dann vor Ort Einblick in die Aufträge bekommen, Aufgaben abhaken, weitergeben und beispielsweise auch Materialbestellungen von unterwegs auslösen können.
Voraussetzung: „Man muss es nutzen und sich trauen“
Auf Dokumente in Papierform versucht Simone Niehaus komplett zu verzichten. Auch ihr Team motiviert sie immer wieder dazu, das neue digitale System zu nutzen und auszuprobieren. „Es macht wirklich Spaß und es ist erstaunlich, was alles möglich ist. Doch man muss die Möglichkeiten auch austesten und immer wieder üben, damit das Programm in den täglichen Abläufen fest integriert wird“, betont die Unternehmerin. Glücklicherweise sei ihr Team digitalen Neuerungen gegenüber aufgeschlossen.
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