- Neue Regeln zur Abschreibung: Handwerksbetriebe können Investitionen in Hard- und Software von 2021 an unbegrenzt und in voller Höhe als Betriebsausgaben abschreiben.
- Auch für Anschaffungen vor 2021 gibt es eine verkürzte Abschreibungsfrist.
- Das Bundesfinanzministerium hat genau festgelegt, für welche Hard- und Software das gilt.
- Die Abschreibungen werden damit sehr viel schneller, umfassender und unbürokratischer als bisher.
Endlich hat es auch das Bundesfinanzministerium (BMF) eingesehen: Drei bis fünf Jahre Abschreibungsdauer sind einfach zu viel für Computer, Software, Server, Drucker, Beamer, Plotter und all das andere Handwerkszeug der Digitalisierung.
Seit „rund 20 Jahren“ seien die Abschreibungsfristen für Computer-Hardware und Software „nicht mehr geprüft“ worden, räumt das BMF selbst ein. Dafür macht es jetzt einen radikalen Schnitt.
Was ändert sich bei der Abschreibung von Hardware und Software ab 2021?
Die Anschaffungskosten von Software und Hardware mussten Handwerker bisher über eine Nutzungsdauer von mindestens drei Jahre abschreiben. Für Käufe ab dem Jahr 2021 können Sie nun eine Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen und die Kosten sofort vollständig als Betriebsausgaben abziehen. Eine Obergrenze gibt es dabei nicht – und alles wird weniger kompliziert. (BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021, Az. IV C 3 -S 2190/21/10002 :013)
Ein Beispiel: Sie schaffen im Mai 2021 für den Betrieb zwei Desktop-Computer für je 1.000 Euro an, zwei Multifunktionsdrucker (je 400 Euro), eine Branchensoftware (2.000 Euro) und fünf neue Tablets für Ihre Mitarbeiter (je 900 Euro). Macht zusammen 9.300 Euro Anschaffungskosten. Den Betrag können Sie vollständig im Jahresabschluss 2021 steuermindernd als Betriebsausgaben ansetzen. So einfach geht das.
Zum Vergleich 2020: Die gleiche Investition im Mai 2020 wäre ungleich komplizierter zu versteuern gewesen.
- Die Drucker hätten Sie als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sofort abschreiben können (2 x 400 Euro = 800 Euro).
- Folglich hätten Sie die verbleibenden 8.500 Euro über drei Jahre verteilt abgeschrieben, allerdings monatsgenau: 8.500 Euro / 36 Monate = 236 Euro pro Monat.
- Macht für das Jahr 2020 für die 8 Monate ab Anschaffung: 8 x 236 Euro = 1.889 Euro. Plus den 800 Euro für GWG wären das insgesamt 2.689 Euro Abschreibungen.
- Den Restbuchwert von 6.611 Euro hätten Sie in den nächsten Jahren abgeschrieben.
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Verkürzte Abschreibung für ältere Software und Hardware
Die neuen Abschreibungsregeln gelten zwar erst für Anschaffungen, die Sie ab 2021 vornehmen. Doch das BMF-Schreiben erlaubt es Ihnen, die Abschreibungen älterer Geräte und Programme zu verkürzen. Im Jahresabschluss 2021 können Sie den Restbuchwert aus 2020 in voller Höhe ansetzen.
Für das vorherige Beispiel bedeutet das: Sie schreiben die 6.611 Euro in 2021 vollständig als Betriebsausgaben ab. Nach den alten Steuerregeln wären es 2.833 Euro gewesen (= 12 x 236 Euro).
Praxisbericht Digitalisierung: Erfolgsfaktor Mitarbeiter
Wahlrechte bei der Abschreibung
Das BMF lässt Ihnen bei der Abschreibung von Hard- und Software ein Wahlrecht. Sie können ab 2021 die Sofortabschreibung nutzen – aber Sie müssen es nicht: Im BMF-Schreiben steht dazu lediglich, dass eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden „kann“.
- Es steht Ihnen also frei, für Anschaffungen ab 2021 eine längere Nutzungsdauer zu wählen.
- Sie können zudem für jede Hardware und Software einzeln zwischen Sofortabzug und längerer Nutzungsdauer wählen. Einschränkungen macht das BMF-Schreiben nicht.
- Diese Wahlrechte bestehen auch bei Anschaffungen vor 2021: Entweder nutzen Sie die verkürzte Abschreibung oder Sie bleiben bei der nach der Anschaffung gewählten Abschreibungsmethode.
Ob der Verzicht auf die Sofortabschreibung im Einzelfall sinnvoll ist, sollte vom Betriebsergebnis 2021 und Ihren Erwartungen und Zielen in den folgenden Jahren abhängen. Sprechen Sie darüber mit Ihrem Steuerberater.
Diese Hardware können Sie sofort abschreiben
Für welche Hardware die neue einjährige Nutzungsdauer gilt, listet das BMF-Schreiben sehr detailliert auf. Als „Computerhardware“ gelten unter anderem:
- Desktop-Computer,
- Notebooks und Tablets,
- Workstations,
- Dockingstations,
- externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server),
- externe Netzteile,
- Zubehör wie Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikro, und Headset,
- externe Speicher, wie zum Beispiel externe Festplatten und USB-Sticks (Flash-Speicher),
- Ausgabegeräte wie Beamer, Plotter, Drucker, Headsets und Monitore.
Diese Software können Sie sofort abschreiben!
Bei der Software geht das BMF nicht ins Detail. Der Begriff „Software“ erfasse „die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung“. Dazu zählen laut BMF:
- Standard-Software und
- auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen, zum Beispiel „ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung“.
Sofortabzug, GWG oder degressive Abschreibung?
In den letzten Jahren hat der Gesetzgeber zwei Erleichterungen geschaffen, die ebenfalls Investitionen in die Digitalisierung betreffen.
- Erhöhung der Grenze für „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (GWG) von 410 auf 800 Euro netto im Jahr 2018. Geräte mit Nettoanschaffungskosten bis zu dieser Grenze können Sie sofort abschreiben.
- Einführung der degressiven Abschreibung für 2020 und 2021 wegen Corona: Sie ermöglicht eine schnellere Abschreibung auch von Hardware in den ersten Jahren.
Wer jedoch möglichst schnell und unkompliziert Hardware und Software von der Steuer abschreiben will, dem bietet die neue Sofortabschreibung unschlagbare Vorteile:
- Als GWG können Sie Hardware nur dann abschreiben, wenn die Geräte selbstständig nutzbar sind. Ein Smart-TV für maximal 800 Euro als Monitor wäre sofort absetzbar, ein einfacher Monitor für 300 Euro hingegen nicht. Das ist bei der neuen Sofortabschreibung einfacher: Die Anschaffungskosten sind nicht gedeckelt und es gibt keine Vorschriften zur Nutzungsfähigkeit.
- Die degressive Abschreibung ist zwar in den ersten Jahren günstiger als die lineare Abschreibung. Doch auch sie zieht sich über mehrere Jahre und bringt nur einen kurzfristigen Liquiditätsvorteil. Die neue Sofortabschreibung für Hard- und Software bringt den Steuer- und Liquiditätsvorteil sofort und dauerhaft.
Hinweis der Redaktion: In der ursprünglichen Fassung hatten wir im Beispiel mit Smartphones gerechnet. Für diesen Fehler bitten wir um Entschuldigung: Smartphones stehen nicht auf der Liste der sofort abschreibungsfähigen Hardware.
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