So vermeiden Sie 5 große Fehler im Arbeitszeugnis

Auf einen Blick:

• Berücksichtigen Sie zuerst, ob Ihr Mitarbeiter ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wünscht.
• Wenn Sie sich kein umfassendes Bild Ihres Mitarbeiters und seiner Aufgaben gemacht haben, können Sie kein zutreffendes und detailliertes Zeugnis erstellen. Recherchieren Sie!
• Ein chaotischer Aufbau des Zeugnisses kann Ihren Mitarbeiter schnell zum Anwalt führen.
• Formulierungen in Zeugnissen haben ihre eigenen Regeln. Wer so schreibt, wie er denkt, kann in die Falle tappen. Hilfe können Zeugnisgeneratoren bieten.
• Knicke, Löcher, Fehler: So ein Zeugnis schickt Ihnen Ihr Ex-Mitarbeiter gleich wieder zurück. Achten Sie auf formale Kriterien.

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen und möchte ein Arbeitszeugnis. Das kann eine knifflige Aufgabe werden. „Beim Arbeitszeugnis gelten vor allem fünf maßgebende Beurteilungsgrundsätze: „Einheitlichkeit, Vollständigkeit, Wahrheit, Klarheit und eine grundsätzlich wohlwollende Beurteilung“, sagt Roman Osthues, Fachanwalt für Arbeitsrecht. Folgende Fehler sollten Sie also unbedingt vermeiden, wenn Sie Ihren Mitarbeiter nicht vor Gericht wieder treffen wollen.

Ein Mitarbeiter hat ein Anrecht auf ein Arbeitszeugnis und kann dabei grundsätzlich zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis wählen. Bevor Sie sich an die Arbeit machen, klären Sie, welche Art von Zeugnis Ihr Mitarbeiter will. Unter Umständen hat ein Arbeitnehmer gar keinen Anspruch auf Erteilung eines qualifizierten Zeugnisses, weil er nur wenige Tage oder Wochen bei Ihnen beschäftigt war.

Wo liegt der Unterschied? „In einem einfachen Arbeitszeugnis werden die Personalien des Arbeitnehmers, die Dauer des Arbeitsverhältnisses und die Art der Beschäftigung aufgeführt, wobei alle Tätigkeiten, die der Arbeitnehmer im Laufe des Arbeitsverhältnisses ausgeübt hat, vollständig und genau angegeben sein müssen“, erklärt Osthues.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthalte darüber hinaus beurteilende Angaben zur Leistung und zum Verhalten des Arbeitnehmers. „In der Regel verlangen Mitarbeiter ein qualifiziertes Arbeitszeugnis“, so Osthues. Dann steht dem Arbeitnehmer ein einheitliches qualifiziertes Arbeitszeugnis als Gesamtbeurteilung über den vollständigen Beschäftigungszeitraum zu. Ein Aufteilen in einzelne Abschnitte oder Tätigkeiten und entsprechende Einzelzeugnisse sei nicht zulässig.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis korrekt zu verfassen, ist nicht leicht. Umso wichtiger ist, dass Sie sich gut vorbereiten. Die Vollständigkeit sei einer der prägenden Beurteilungsgrundsätze, betont Osthues. So könnten Sie vorgehen:

• Suchen Sie aus der Personalakte Daten und Informationen über den Mitarbeiter und das Beschäftigungsverhältnis heraus. Gibt es Eintragungen über Leistungen oder Fehlverhalten?
• Nehmen Sie den Arbeitsvertrag zur Hand: Was waren die Aufgaben des Mitarbeiters, wie lautet seine Stellenbezeichnung?
• Sprechen Sie gegebenenfalls mit seinen Vorgesetzten oder Untergebenen. Wie hat der Mitarbeiter im Detail gearbeitet?
• Erstellen Sie einen Bewertungskatalog. Wie ordnen Sie die Leistungen ein, welche „Schulnoten“ würden Sie geben? Welche Gesamtnote entsteht daraus?

„Ein Arbeitszeugnis sollte inhaltlich vollständig und schlüssig sein“, betont Roman Osthues. „Wenn einzelne Leistungen sehr gut bewertet werden, am Ende jedoch eine schlechte Bewertung steht – oder andersherum, führt dies zu Nachfragen.“

Die Abstimmung des Zeugnisses mit dem Mitarbeiter sei dabei eine Option. „Wenn man sich im Guten trennt, spricht nichts dagegen. Vielleicht hat der Mitarbeiter auch noch eigene Wünsche, welche Aufgaben oder Leistungen besonders erwähnt werden sollen.“ Konflikte könnten sich so schon im Vorfeld klären lassen. „Freilich sollte dabei nicht das Gebot der Wahrheit vernachlässigt werden. Gefälligkeitszeugnisse können dem Arbeitgeber bisweilen teuer zu stehen kommen.“

Gute Wünsche zu Beginn und Arbeitsbeschreibung am Schluss? Wenn im Zeugnis Chaos herrscht, wird Ihr Mitarbeiter dies wohl nicht akzeptieren. Halten Sie sich an eine feste Struktur, damit das Zeugnis klar in Wortwahl und Inhalt ist. Arbeitsrechtler Osthues nennt die wichtigsten Elemente:

• Überschrift: Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis – die passende Überschrift macht es auch dem Leser einfacher.
• Eingangsformel: Nennen Sie Namen und Geburtsdatum des Mitarbeiters und Dauer der Beschäftigung.
• Unternehmens- und Tätigkeitsbeschreibung: Hier sollten Sie Ihren Betrieb beschreiben. Erläutern Sie Arbeitsbereich und berufliche Entwicklung Ihres Mitarbeiters genau, konkret und vollständig.
• Leistungsbewertung: Sie haben sich in der Vorbereitung ein Bild von Ihrem Mitarbeiter gemacht. Wie haben Sie Arbeitsbefähigung, -bereitschaft und -vermögen oder Arbeitsweise und -ergebnisse beurteilt? Am Schluss steht eine zusammenfassende Bewertung.
• Beurteilen Sie gegebenenfalls die Leistung als Führungskraft.
• Verhaltensbewertung: Wie hat sich Ihr Mitarbeiter benommen? Bewerten Sie sein Auftreten gegenüber Ihnen, Kollegen und Kunden.
• Beendigungsgrund: Wenn gewünscht, ist auch der Grund der Beendigung zu nennen. Auch bei Zwischenzeugnissen kann der Grund genannt werden.
• Schlussformel: Dank für die geleistete Arbeit, Bedauern über das Ausscheiden und gute Wünsche. „Dies ist aber laut Bundesarbeitsgericht – obwohl gängige Praxis – nicht verpflichtend“, so Osthues.
• Ort, Datum und Unterschrift.

Ihr Mitarbeiter war faul und kam immer zu spät? Das sollten Sie so nicht schreiben. „Das Problem besteht darin, dass das Zeugnis nach den Beurteilungsgrundsätzen wahr und zugleich wohlwollend sein muss“, sagt Osthues. „Nicht immer ist das einfach in Einklang zu bringen."

Der Arbeitnehmer habe gegenüber dem Arbeitgeber keinen Anspruch auf eine bestimmte Formulierung oder einen konkreten Wortlaut, so der Arbeitsrechtler. „Die dem Arbeitgeber zustehende Freiheit muss sich aber am Grundsatz der wohlwollenden Beurteilung messen und darf dem Arbeitnehmer das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren“, betont er. Nicht zuletzt deshalb habe sich eine eigene Zeugnissprache entwickelt. „Man sollte eben nicht schreiben: ,Er war ein schlechter Mitarbeiter‘, sondern ,Er erfüllte seine Aufgeben in der Regel zu unserer Zufriedenheit‘. In der Zeugnissprache ist das eine Fünf.“

Wichtig: Falls es zu einer Auseinandersetzung kommt, muss der Arbeitgeber eine schlechte Beurteilung begründen können.

Es kann daher sinnvoll sein, einen geprüften Zeugnisgenerator zu verwenden, der Ihre Beurteilung in passende Formulierungen übersetzt. „Ob eine solche Formulierung dann gerichtsfest ist, ist wiederum eine Frage der Einzelfallbetrachtung“, schränkt Osthues ein. Auch sollten Sie nicht alles dem Generator überlassen: „Das Zeugnis muss individuell für den Mitarbeiter ausgestellt werden“, sagt der Anwalt. „Die Vorbereitung, Ausgestaltung und Beurteilung nimmt einem der Generator nicht ab.“

Dass Sie vielleicht keine Lust oder wenig Zeit hatten, ein Zeugnis zu schreiben, darf man diesem nicht ansehen. Geknicktes, gerissenes, schmutziges Papier und Flüchtigkeitsfehler – so etwas ist in einem Arbeitszeugnis tabu. „Ein Arbeitszeugnis hat einen offiziellen Charakter“, sagt Anwalt Osthues. „Es sollte fehlerfrei auf sauberem Geschäftspapier geschrieben sein.“ Es hat ein Ausstellungsdatum zu tragen. Außerdem wichtig: Das Adressfeld bleibt leer und natürlich ist das Zeugnis auch zu unterzeichnen.

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