Auf einen Blick:
- 3.000 Euro steuer- und sozialabgabenfreie Inflationsprämie: Diese Möglichkeit weckt bei vielen Mitarbeitenden Begehrlichkeiten – und erzeugt so Druck auf Sie als Chef, auch etwas zu zahlen.
- Die gute Nachricht: Als Arbeitgeber haben Sie viel Spielraum und wenige Pflichten.
- Sie wollen die Prämie in kleinen monatlichen Beträgen zahlen? Auch Ihren mitarbeitenden Angehörigen? Und sich selbst als Geschäftsführer? Alles kein Problem, wenn Sie einige Details beachten. Wenn nicht, werden später Steuernachzahlungen fällig.
„Können wir uns die Inflationsprämie überhaupt leisten?“ Diese Fragen haben sich im Herbst die meisten Chefs im Handwerk gestellt, als der Gesetzgeber die Prämie beschlossen hatte. Vielen Handwerkern geht es auch heute noch so.
Doch nicht in jedem Gewerk und in jedem Betrieb ist die Lage so angespannt. Außerdem handelt es sich um eine freiwillige Leistung: Jeder Arbeitgeber kann über die Prämie selbst entscheiden und sie passend zur eigenen wirtschaftliche Lage gestalten.
Mit diesen Freiheiten ist ein Risiko verbunden: Nicht alles ist erlaubt. Fehler führen zur Nachzahlung von Steuern und Sozialabgaben – und im schlimmsten Fall zu strafrechtlichen Konsequenzen.
1. Falle: Erst die Prämie, dann die Lohnerhöhung
Der Gesetzgeber hat bei der Inflationsprämie einigen Gestaltungsspielraum gelassen:
- Wenn es keine tarifliche Regelung gibt, entscheiden Sie allein, ob, wann und wie viel Sie zahlen wollen. Es gibt keine Pflicht zur Prämie, nur die Höchstgrenze von 3.000 Euro je Arbeitnehmer.
- Wichtig für die Steuerfreiheit ist nur, das die Zahlung zwischen dem 26. Oktober 2022 und dem 31. Dezember 2024 erfolgt.
- Sie müssen sich dabei nicht frühzeitig festlegen. Sie können zum Beispiel morgen entscheiden, dass Sie 1.000 Euro im November 2023 zahlen wollen, und 2024 prüfen Sie, ob Sie noch Luft für eine zweite Zahlung haben.
- Sie können die Prämie stückeln und zum Beispiel den Betrag X in 2023 zahlen und einen Betrag Y in 2024 – solange X plus Y nicht mehr als 3.000 Euro beträgt.
- Sie können Sie die Prämie auch über viele Monate verteilen, zum Beispiel von März 2023 bis Dezember 2024 jeden Monat 100 Euro zahlen. Macht 22 Monate x 100 Euro = 2.200 Euro.
Die Falle: Problematisch wird es nur, wenn Sie Mitarbeitenden die Inflationsprämie in kleinen monatlichen Beträgen zahlen und direkt im Anschluss den Lohn um den gleichen Betrag erhöhen. Ein Beispiel: Sie haben zwei Gesellen, jeder hat einen Bruttolohn von 2.500 Euro. Sie zahlen von März 2023 bis Dezember 2024 zusätzlich 100 Euro Inflationsprämie. Danach fällt die steuerfreie Prämie weg, stattdessen erhöhen sie nun den Bruttolohn um 100 Euro auf 2.600 Euro monatlich. In diesem Fall könnte das Finanzamt unterstellen, dass es sich bei den monatlich 100 Euro extra in 2023/24 nicht um die Inflationsprämie gehandelt hat, sondern um eine steuerpflichtige Lohnerhöhung.
Tipp: „Erhöhen Sie in solchen Fällen den Lohn Ihrer Mitarbeitenden nicht sofort nach der letzten Inflationsprämienzahlung, sondern erst nach einer Unterbrechung von einem Monat“, rät Steuerberater Peter Stieve, Vizepräsident der Steuerberaterkammer Niedersachsen. Zudem sollte die Erhöhung nicht identisch mit der in den Vormonaten ausgezahlten Inflationsprämie sein: Erhöhen Sie den Lohn einfach um ein paar Euro mehr oder ein paar Euro weniger.
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2. Falle: Inflationsprämie nur für den Chef
Steuer- und sozialabgabenfrei ist Prämie nur für Arbeitnehmer. Die Art der Beschäftigung spielt dabei keine Rolle. Zahlen können Sie die Prämie an:
- Mitarbeitende in Voll- oder Teilzeit,
- kurzfristig Beschäftigte,
- Minijobber und
- Azubis.
Der aktuelle Status Mitarbeitenden spielt dabei laut Bundesfinanzministerium (BMF) keine Rolle: Sie können die Prämie auch Arbeitnehmern steuerfrei zahlen, die sich in Kurzarbeit, in Elternzeit oder in der aktiven oder passiven Phase der Altersteilzeit befinden oder die Krankengeld beziehen.
Betriebsinhaber sind also von der Inflationsprämie ausgenommen – mit einer Ausnahme: Auch Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH können sich laut BMF die Prämie auszahlen, „sofern der steuerliche Arbeitnehmerbegriff erfüllt ist“.
Die Falle: Steuerrechtlich sei zwar auch der Gesellschafter-Geschäftsführer einer Ein-Mann-GmbH ein Arbeitnehmer, sagt Steuerberater Stieve. Bei der Prämienzahlung werde das Finanzamt jedoch genau auf die Umstände achten: „Wir empfehlen die Auszahlung auch an die Gesellschafter-Geschäftsführer, wenn alle anderen Mitarbeitenden die Prämie ebenfalls bekommen.“
Erfüllen Sie diese Bedingung nicht und zahlen sich dennoch die Prämie, läge eine steuerpflichtige verdeckte Gewinnausschüttung vor. Dann wird unterstellt, dass die Zahlung nicht im Zusammenhang mit der Inflation steht. Das Risiko schätzt Stieve jedoch als gering ein. Geschäftsführende Gesellschafter seien ebenso wie ihre Mitarbeitenden von den zusätzlichen Belastungen der Inflation betroffen, eine Zahlung sei daher begründet. Und falls das Finanzamt das später anders sieht, müssten Sie die Geschäftsführerprämie nachträglich versteuern. „Aber das ist dann keine Steuerhinterziehung, sondern eine Frage der Rechtsauslegung, über die Gerichte entscheiden werden“, sagt der Steuerberater.
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3. Falle: Inflationsprämie nur für mitarbeitende Familienmitglieder
Ihren im Betrieb mitarbeitenden Familienangehörigen können Sie die Inflationsprämie ebenfalls steuerfrei auszahlen.
Die Falle: Achten Sie darauf, dass Sie Familienmitglieder genauso behandeln wie alle anderen Mitarbeitenden. „Das wird sich die Finanzverwaltung besonders genau ansehen – das muss unbedingt einheitlich geregelt sein“, warnt Stieve.
Das prüft das Finanzamt:
- Gibt es gültige Arbeitsverträge mit den Angehörigen?
- Werden Leistung (Arbeit) und Gegenleistung (Bezahlung) wirklich erbracht?
- Fremdvergleich: Entspricht die Vereinbarung dem, was zwischen Fremden üblich wäre?
Der Extremfall wäre ein nur pro Forma geschlossener Vertrag, um die steuerfreie Inflationsprämie zu erhalten. Das würde spätestens bei einer Betriebsprüfung auffallen und zu Steuernachzahlungen führen. Zudem warnt das BMF in solchen Fällen vor „straf- oder bußgeldrechtlichen Konsequenzen“.
4. Falle: Sie übersehen tarifvertragliche Ansprüche
Wenn für Ihren Betrieb tarifvertragliche Regelungen zur Inflationsprämie gelten, müssen Sie diese einhalten. So haben die Tarifparteien für das Bauhauptgewerbe die Zahlung einer Prämie von jeweils 500 Euro in 2023 und 2024 beschlossen. Selbst entscheiden können Sie als Chef jedoch, ob Sie es dabei belassen oder darüber hinausgehen wollen.
Tariflich vereinbarte und freiwillige Zahlungen dürfen in der Summe die 3.000 Euro nicht überschreiten, sonst werden für den Mehrbetrag Steuern und Sozialabgaben fällig.
Inflationsprämie: Diese Tarifverträge sind allgemeinverbindlich
5. Falle: Inflationsprämie statt Weihnachtsgeld
Die Inflationsprämie ist nur dann steuer- und sozialabgabenfrei, wenn Sie diese Leistung als Arbeitgeber zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewähren:
- Sie dürfen als Ausgleich für die Inflationsprämie nicht den Lohn kürzen oder eine schon vereinbarte Gehaltserhöhung verschieben.
- Sie können Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld nicht durch die Inflationsprämie abgelten.
- Sie können die Sonderzahlungen auch nicht einfach streichen und durch die Prämie ersetzen, wenn Sie zur Sonderzahlung vertraglich, tariflich oder durch eine betriebliche Übung verpflichtet sind.
Die Falle: Vermeiden Sie jeden Anschein eines Zusammenhangs zwischen der Inflationsprämie und Weihnachts- oder Urlaubsgeld auf Gehaltszetteln oder im Lohnkonto. Denn solche Sonderzahlungen weisen nicht den erforderlichen Inflationsbezug auf, sind also nicht steuerfrei. Unproblematisch ist es laut BMF hingegen, wenn Sie Inflationsprämie und Weihnachtsgeld zum Beispiel gleichzeitig zahlen – als gesondert ausgewiesene Beträge in derselben Gehaltsabrechnung.
6. Falle: Überzahlung bei Kettenverträgen
Die Steuerbefreiung für die Inflationsprämie gilt laut Bundesfinanzministerium für alle Arbeitsverhältnisse. Hat ein Mitarbeitender mehrere Anstellungen, so darf ihm jeder Arbeitgeber jeweils bis zu 3.000 Euro Inflationsprämie zahlen. Hat zum Beispiel ein Geselle nebenbei einen Minijob als Fahrer in einem anderen Betrieb, dürfte er bis zu 6.000 Euro steuerfrei erhalten.
Arbeitgeber müssen daher laut BMF nicht prüfen, ob ihre Mitarbeitenden eine Prämie schon von einem anderen Arbeitgeber erhalten haben.
Die Falle: Bei mehreren aufeinander folgenden Arbeitsverträgen mit demselben Arbeitgeber sieht die Lage anders aus. Bei solchen Kettenverträgen darf der Arbeitgeber die 3.000-Euro-Grenze nicht überschreiten.
7. Falle: Ungeprüfte Zahlung in der Betriebsnachfolge
Ähnlich ist die Lage bei einer Betriebsnachfolge: Tritt der Nachfolger in die Rechte und Pflichten der bestehenden Arbeitsverhältnisse ein, dann dürfen Übergeber und Übernehmen in Summe nicht mehr als 3.000 Euro Prämie zahlen.
Als Nachfolger sollten Sie daher prüfen, ob und wie viel Inflationsprämie der bisherige Inhaber bereits gezahlt hat.
8. Falle: Sie vergessen Ihre Nachweispflichten
Die Inflationsprämie muss als Ausgleich für die gestiegenen Verbraucherpreise gewährt werden. Dazu benötigen Sie laut BMF keine schriftliche oder mündliche Vereinbarung mit Ihren Mitarbeitenden. Sie müssen auch nicht die Betroffenheit der Mitarbeitenden prüfen oder dokumentieren.
Die Falle: Dennoch müssen Sie Zusammenhang der Zahlung mit der Inflation für das Finanzamt erkennbar machen:
- Zeichnen Sie Inflationsbezug im Lohnkonto auf.
- In der Gehaltsabrechnung genügt ein Hinweis wie zum Beispiel „Inflationsausgleichprämie“.
In der Lohnsteuerbescheinigung für Ihre Mitarbeitenden müssen Sie die Prämie hingegen nicht ausweisen. Ihre Mitarbeitenden müssen sie laut BMF auch nicht ihrer Einkommensteuererklärung angeben.
9. Falle: Sie überweisen die Inflationsprämie knapp zu spät
Für die Steuerfreiheit der Inflationsprämie kommt es darauf an, dass Sie zwischen dem 26. Oktober 2022 und dem 31. Dezember 2024 gezahlt wird.
Die Falle: Entscheiden Sie sich erst im Dezember 2024 zur Zahlung einer Prämie, dann müssen Sie dafür sorgen, dass es spätestens am 31. Dezember auf den Konten der Mitarbeitenden landet. Denn das BMF pocht auf das „Zuflussprinzip“ des Einkommensteuergesetzes: Für die Steuerfreiheit ist entscheidend, dass die Mitarbeitenden wirtschaftlich vor dem 1. Januar 2025 über das Geld verfügen können.
10. Falle: Sie knüpfen die Prämie an Bedingungen
Theoretisch können Sie die Zahlung der Inflationsprämie an Bedingungen knüpfen. Zum Beispiel könnten Sie eine Rückzahlung bei Kündigung durch den Mitarbeitenden innerhalb einer bestimmten Frist vereinbaren. Solche Bedingungen seien „für die Steuerfreiheit unschädlich“, schreibt das BMF.
Fraglich ist allerdings, ob solche Bedingungen arbeitsrechtlich zulässig sind. Fragen Sie daher vorher Ihren Arbeitsrechtexperten.
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