So beschenken Sie Kunden richtig

Auf einen Blick:

• Ein Präsent verrät viel über den Geber. Es darf weder zu preisgünstig noch zu teuer sein.
• Stellen Sie mit Ihrem Geschenk einen Bezug zu Ihrem Betrieb oder Ihrer Region her.
• Zu persönliche Gaben wie Parfüm oder Wäsche hinterlassen einen pikanten Eindruck.
• Wenn Sie Kunden Unterschiedliches schenken, sollte kein Vergleich untereinander möglich sein. Ansonsten setzen Sie besser auf Einheitlichkeit.
• Für jede Person können Sie punktgenau 35 Euro pro Wirtschaftsjahr steuerlich geltend machen – als Kleinunternehmer brutto und sonst zuzüglich Mehrwertsteuer.
• Einladungen zu Konzerten sind ungeeignete Geschenke, denn dabei lauern einige Steuer-Fallstricke.

Ein unpassendes Geschenk verärgert den Empfänger oder sorgt für Missverständnisse. Das ist bei Kunden besonders gefährlich, denn eigentlich wollen Sie ja deren Bindung an Ihren Betrieb stärken. Knigge-Trainerin Katharina Höchemer aus Bispingen und der Troisdorfer Steuerberater Michael Seifert bringen von unterschiedlichen Seiten Licht in den Präsent-Dschungel.

Wer einfach eine beliebige Flasche Wein für einen Kunden kauft, kann sich damit in die Nesseln setzen. Knigge-Spezialistin Katharina Höchemer erläutert, welche indirekten Botschaften mit dieser Art Geschenk übermittelt werden: „Kennt sich der Empfänger mit Wein aus, denkt er über die Traube, die Geschmacksrichtung und die Preiskategorie nach. Und er zieht Rückschlüsse über Sie. Kennen Sie sich selbst weniger mit Wein aus, lassen Sie besser die Finger davon.

Ebenfalls Abstand nehmen sollten Sie von allzu privat „angehauchten“ Geschenken. „Bedenken Sie eine gute Kundin mit einem erlesenen Parfüm, kann dies zu Missverständnissen führen“, warnt die Benimm-Spezialistin. „Vielleicht leitet die Auftraggeberin daraus ein persönliches Interesse Ihrerseits ab.“ Dasselbe gelte natürlich auch für Wäsche. „Ein absolutes Tabu“, unterstreicht sie.

Auch ein zu teures oder zu billiges Geschenk kann zu Irritationen auf Kundenseite führen. Wenn Sie ein Badezimmer für jemand renoviert haben und sich mit einer mehrere Hundert Euro wertigen Gabe bedanken, ist das einfach zu viel des Guten. Höchemer: „Der Kunde ist irritiert. Vielleicht vermutet er, dass Sie mit dieser Maßnahme auf mehr oder weniger platte Weise Folgeaufträge sichern wollen.“ Und Enttäuschung droht bei einer zu preisgünstigen Gabe.

Ist Ihr Betrieb speziell in einem Gebiet tätig oder sind Ihre Auftraggeber miteinander vernetzt, kennen sich mit hoher Wahrscheinlichkeit einige davon untereinander. Und wer sich kennt, spricht miteinander. Kommt dann das Thema „Geschenke“ auf den Tisch, kann es sein, dass Ihre Auftraggeber vergleichen, wer was von Ihnen zu einem bestimmten Anlass wie Weihnachten oder zum Geburtstag bekommen hat.

Höchemer sagt: „Das ist nicht in Ihrem Sinne.“ Dadurch kann eine schlechte Stimmung bei den Geschenk-Empfängern aufkommen. Sie ergänzt: Fühlt sich ein Kunde durch ein billiges Geschenk vermeintlich herabgesetzt, ist der Wechsel vorprogrammiert. Statt ihn zu erfreuen, haben Sie ihn mit Ihrer Aufmerksamkeit vergrault.“

Also ist es oft besser, allen Auftraggebern dasselbe zu schenken. Um bei diesen einen Treffer zu landen, rät Höchemer zu Fantasie. „Wenn Sie in einer Region wohnen, in der bestimmte Spezialitäten verbreitet sind, empfiehlt sich ein solches Geschenk.“ Als Beispiel nennt sie hochwertigen Honig oder andere Köstlichkeiten. Noch besser ist es, wenn das Geschenk einen Bezug zu Ihrem Betrieb und seinen Leistungen hat. „Ein Sanitär-Fachbetrieb könnte lustige Waschbecken-Stöpsel verschenken.“

Steuerberater Michael Seifert weist darauf hin, dass Sie für jeden beschenkten Kunden oder Geschäftspartner im Geschäftsjahr maximal 35 Euro geltend machen können. „Die Summe gilt auf den Punkt genau“, sagt er. Kostet das Präsent einen Cent mehr, kann es nicht als steuermindernde Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Haben Sie für einen Kunden während des Jahres Geld für mehrere kleinere Zuwendungen ausgegeben, darf die 35-Euro-Grenze in Summe nicht überschritten werden. Nur so können Betriebsausgabenabzug und Vorsteuerabzug gesichert werden.

Für die genaue Berechnung der 35-Euro-Grenze spielt zudem der Steuer-Status des Schenkenden eine Rolle. Seifert: „Kleinunternehmer berechnen keine Mehrwertsteuer. Für sie gilt der Brutto-Betrag von 35 Euro. Und bei zum vollen Vorsteuerabzug berechtigte Handwerksbetriebe handelt es sich um einen Netto-Betrag.“

Um die Ausgaben für Präsente zu überwachen, ist eine Dokumentation erforderlich, empfiehlt der Steuerberater. Sie halten darin fest, wer wann welche Zuwendung bekommt. Angegeben werden müssen der Name des Empfängers, seine Firma, der oder die Artikel und der Preis.

Mancher Handwerker kommt auf die Idee, einen Kunden als Dank für die Treue etwa zu einem Bundesliga-Fußballspiel einzuladen. Doch leider sind solche Kundenzuwendungen oft nicht gewinnmindernd abziehbar. Seifert: „Die Einladung wird vor dem Gesetz als so genannter Wertvorteil behandelt. Auch für den gilt die Grenze von 35 Euro.“

Unabhängig davon, ob der Schenkende das Geschenk steuerlich abziehen kann oder nicht, muss der Empfänger die Gabe meist selbst als Arbeitslohn oder Betriebseinnahme versteuern. „Will der Schenker dies vermeiden, kann er die Versteuerung beim Empfänger durch Übernahme einer Pauschsteuer verhindern“, sagt der Steuer-Experte.

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