Offene Ladenkasse: Auch Betriebe mit kleinen Kassen für gelegentliche Bargeschäfte müssen mit der Kassennachschau rechnen.
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Offene Ladenkasse: Auch Betriebe mit kleinen Kassen für gelegentliche Bargeschäfte müssen mit der Kassennachschau rechnen.

Inhaltsverzeichnis

Steuern

Wenn bei der Kassennachschau Unterlagen fehlen

Bei einer Kassennachschau müssen Sie sofort alle Unterlagen offenlegen – sonst kann jederzeit die Betriebsprüfung folgen. Auch Bau- und Ausbaubetriebe sind betroffen.

Auf einen Blick:

  • Die Kassennachschau betrifft nicht nur bargeldintensive Betriebe. Auch andere Gewerke wie zum Beispiel Bau- und Ausbauhandwerker können ins Visier des Fiskus geraten, selbst wenn sie nur gelegentlich Bargeld einnehmen oder ausgeben.
  • Die Prüfer haben umfassenden Zugriff auf Unterlagen und Daten. Verweigern oder verschieben dürfen Betriebe die Nachschau nicht, sonst geht es gleich mit einer Betriebsprüfung weiter.
  • Doch für Handwerker mit wenig Bargeschäften gibt es eine einfache Lösung, wie sie Nachschauen komplett vermeiden.

Nichts ermöglicht Steuerhinterziehung einfacher als Bargeld. Und nichts kontrollieren Finanzämter  intensiver als Betriebe, die regelmäßig mit Münzen und Scheinen hantieren. Wichtigstes Instrument der Betriebsprüfer ist dabei die unangekündigte Kassennachschau. Dass die Prüfer dabei nicht lange fackeln, zeigt ein aktueller Fall.

Urteil: So schnell wird die Kassennachschau zur Betriebsprüfung

Der Fall: Das Finanzamt führt in einem Betrieb eine Kassennachschau durch. Allerdings können die Betriebsprüfer nicht alle Unterlagen der GmbH einsehen – weil sie im abgeschlossenen Büro des abwesenden Geschäftsführers liegen. Etwas später reicht das Unternehmen die Unterlagen nach. Doch die Prüfer kündigen einen Übergang von der einfachen Kassennachschau zur umfangreichen Betriebsprüfung an. Der Betrieb legt Einspruch ein, das Finanzamt besteht auf der Betriebsprüfung – der Fall landet vor Gericht.

Das Urteil: Der Übergang zur Betriebsprüfung sei gerechtfertigt, entschied das Finanzgericht Hamburg. Dass während der Kassennachschau die erbetenen Unterlagen nicht direkt übergeben wurden, sei so zu werten, als würde den Prüfern der Zugang zum Betrieb verwehrt. Unternehmen müssten sicherstellen, dass Prüfer die Kassenunterlagen zeitnah einsehen können. (Urteil vom 30. August 2022, Az. 6 K 47/22)

Gegen das Urteil hat der Betrieb Nichtzulassungsbeschwerde beim Bundesfinanzhof eingelegt (Az. XI B 93/22)

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Wer ist von der Kassennachschau betroffen?

Eine unangekündigte Kassennachschau können Finanzämter in jedem Betrieb durchführen, der in irgendeiner Form mit Bargeld hantiert und eine Kasse führt.

Der Begriff „Kasse“ ist dabei sehr weit gefasst: Gemeint sind elektronische Registrier- und Computerkassen ebenso wie „offene“ Kassen ohne jede technische Ausstattung. Also zählen auch Geldkassetten, Schubladen und Schuhkartons als Kassen – und sogar die Hosentasche, wie das Finanzgericht Hamburg 2020 klargestellt hat.

Betriebsprüfer nehmen bei der Kassennachschau vor allem bargeldintensive Unternehmen ins Visier. Zum Beispiel Bäcker, Fleischer und Frisöre.

Deswegen sollten sich Betriebe anderer Gewerke jedoch nicht in Sicherheit wiegen: Führen Sie eine Tischlerei oder einen Malerbetrieb und haben irgendwo eine Geldkassette für kleinere Besorgungen oder gelegentliche Bareinnahmen? Dann haben Sie eine offene Ladenkasse.

Welche Gründe gibt es für eine Kassennachschau?

Regelmäßige Kassennachschauen sind in bargeldintensiven Gewerken Standard und regelmäßig mit anonymen Testkäufen verbunden.

In anderen Gewerken finden sich andere Auslöser für eine Kassennachschau:

  • Offene Kassen ohne digitale Aufzeichnungen der Kassennutzung gelten beim Finanzamt generell als verdächtig und der Posten „Kassenbestand“ in einer Bilanz ist ein klarer Hinweis auf Bargeschäfte.
  • Kontrollmitteilungen sind jedoch der wichtigste Auslöser: Fallen bei einer Kassen- und Betriebsprüfung ungewöhnliche Bargeschäfte auf, geben Finanzämter die Daten der entsprechenden Geschäftspartner für Kontrollen untereinander weiter. Die prüfen dann die jeweiligen Lieferanten und Kunden.

Was wird bei der Kassennachschau kontrolliert?

Die Prüfer kontrollieren, ob Sie die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung erfüllen.

  • Daten und Unterlagen: Der Betrieb muss bei einer Kassennachschau Zugang zu allen für die Kassenführung relevanten Unterlagen, Büchern und bei elektronischen Kassen auch zu den Kassendaten ermöglichen.
  • Sicherheitseinrichtungen: Bei elektronischen Kassensystemen kontrollieren die Prüfer zudem, ob diese vorschriftsmäßig gegen Manipulationen gesichert sind.
  • Kassensturz: Die Prüfer werden in der Regel mit einem Kassensturz beginnen. Stimmt der ausgezählte Kassenbestand mit dem Kassenbericht überein?
  • Dokumentation: Die Systemdokumentation – dazu zählen Handbücher und Informationen über Software-Updates – darf der Prüfer ebenfalls einsehen. Ebenso die Verfahrensdokumentation, aus der die Abläufe zum Umgang mit Bargeld und zur Verarbeitung der Kassendaten in der EDV hervorgehen.

Bei groben Mängeln in der Kassenführung drohen satte Hinzuschätzungen.

Rechte und Pflichten bei der Kassennachschau

Finanzbeamte haben bei der Kassennachschau gemäß Paragraf 146b der Abgabenordnung weitreichende Befugnisse:

  • Sie dürfe die Kasse digital auslesen, per USB-Stick oder Schnittstelle.
  • Sie dürfen Kassenberichte und Kassenbuch, tägliche Kassenaufzeichnungen und alle relevanten Unterlagen einsehen und scannen oder fotografieren.
  • Sie dürfen den Kassensturz unter Aufsicht vornehmen.

Allerdings haben auch Sie als Betriebsinhaber Rechte:

  • Finanzbeamte dürfen private Räumlichkeiten nur mit Ihrem Einverständnis betreten.
  • Sie dürfen die Prüfer während der Nachschau beaufsichtigen.
  • Sie können beim Kassensturz selbst noch einmal nachzählen, falls der Prüfer eine Differenz zwischen Kassenbestand und Kassenbericht feststellt.
  • Sie dürfen Ihren Steuerberater hinzurufen – aber auf ihn warten müssen die Prüfer nicht

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Ist die Kassennachschau ohne Chef erlaubt?

Das Finanzamt will eine „unangekündigte Kassennachschau“ durchführen und der Chef ist unterwegs? Oder niemand hat Zeit für die Prüfer, weil so viel zu tun ist?

Kann der Fiskus die Nachschau nicht sofort durchführen, hat das Folgen: Die Kassennachschau kann sofort in eine aufwändigere Betriebsprüfung übergehen. Betriebsprüfungen werden normalerweise mit Vorlauf angekündigt – doch in diesem Fall ist das nicht nötig.

Wenn Sie als Chef regelmäßig unterwegs und nicht erreichbar sind, sollten Sie einen mit der Kassenführung vertrauten Mitarbeitenden beauftragen, dem Prüfer die relevanten Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Das bereiten Sie am besten vor, indem Sie einen Mitarbeitenden für diese Aufgabe benennen und zum Beispiel mit einer Arbeitsanweisung „Verhalten bei einer Kassennachschau“ oder einem Notfallordner ausstatten. Die Anweisung sollte Informationen enthalten wie:

  • Welche Unterlagen und Daten darf der Prüfer einsehen?
  • Wo finde ich die Unterlagen, Dokumentationen und Daten?
  • Wen muss ich informieren?
  • Handynummern von Chef und Steuerberater.
  • Rechte und Pflichten des Prüfers.
  • Rechte und Pflichten der Mitarbeitenden.

Stimmen Sie sich dabei mit Ihrem Steuerberater über die Details ab.

Tipp: So vermeiden Bau- und Ausbaubetriebe die Kassen-Nachschau!

Für Betriebe mit wenigen Bargeschäften gibt es eine einfache Lösung: Wechseln Sie auf bargeldlose Einnahmen und Ausgaben. Wie Sie den Wechsel schaffen, lesen Sie hier: Schritt für Schritt zum bargeldlosen Betrieb.

 „Wo es möglich ist, schaffen wir bei unseren Mandanten die Kasse ab“, bestätigt Steuerberater Armin Schiehser von Kanzlei HSP Steuer Lohr. Möglich sei das bei allen Betrieben, die nicht unbedingt eine Kasse brauchen, „also praktisch bei allen Handwerks- und Baubetrieben ohne Ladengeschäft“. In vielen dieser Betriebe seien noch offene Ladenkassen für alle Fälle vorhanden. „Wir haben zum Beispiel einen Maler als Mandanten, bei dem lief zu 98 Prozent alles bargeldlos. Aber er hatte noch eine Kasse für den Fall, dass ein Kunde mal direkt einen Eimer Farbe kaufen will.“

Die Lösung: „Der Maler hat sich von seiner Bank ein Terminal geholt, so ein kleines Handgerät, an dem die Kunden mit Karte zahlen können.“ Und wenn ein Kunde das nicht will, bekomme er eine Rechnung und müsse den Betrag überweisen.

Auch für kleinere, spontane Ausgaben wie zum Beispiel Porto sei eine Kasse nicht erforderlich, sagt Schiehser: Solche Käufe werden entweder mit der Firmen-Kreditkarte bezahlt oder der Einkaufsbeleg wird bei der Buchhaltung eingereicht und per Überweisung an den Mitarbeiter erstattet. Möglich sei es auch, einem Mitarbeiter einen Spesenvorschuss zu überweisen oder ein Spesenkonto einzurichten. „Wichtig ist nur, dass in der Firma kein Bargeld mehr ankommt“, sagt Schiehser.

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