Ihr Mitarbeiter hat Probleme? 5 Tipps, wie Sie reagieren können

Ein Mitarbeiter arbeitet unkonzentriert, liefert schlechtere Leistungen als üblich oder hat Probleme mit der Pünktlichkeit. Das können Anzeichen dafür sein, dass er ein Problem mit sich herumträgt. Als Chef sollten Sie handeln. Susanne Hasemann, Inhaberin von Litano Coaching, erklärt, wie Sie am besten bei Problemen vorgehen.

1. Schritt: Ergründen Sie, was den Mitarbeiter bedrückt

Wenn Sie feststellen, dass es einem Mitarbeiter schlecht geht, sollten Sie herausfinden, was los ist. „Im ersten Schritt sollten Sie den Betreffenden zu einem vertraulichen Gespräch unter vier Augen bitten“, erklärt Hasemann. „Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre und lassen Sie sich nicht unterbrechen. Mobiltelefone sollten Sie unbedingt ausschalten.“

Um dahinter zu kommen, was Ihrem Mitarbeiter fehlt oder bedrückt, ist es besser, keine Fragen nach dem „Warum“ zu stellen. „Das löst nur Rechtfertigungen aus“, so Hasemann. Besser sei es, etwa so einzusteigen: „Mit ist aufgefallen, dass Du in letzter Zeit nicht mehr so konzentriert arbeitest. Das kenne ich so nicht von Dir. Was ist los?“ Dann kann der Mitarbeiter leichter seine Situation schildern. Wie Sie dann handeln sollten oder müssen, hängt ganz vom Problem des Mitarbeiters ab.

2. Praktische Probleme: Bieten Sie Hilfe an

Es kann sein, dass das sich das Problem Ihres Mitarbeiters ganz leicht lösen lässt. Vielleicht ist das Auto kaputt und ihm fehlt das Geld für die Reparatur? Oder er hat andere finanzielle Sorgen? „Dann können Sie einen Firmenkredit anbieten“, sagt Hasemann. „Allerdings sollten Sie sich dann die Zusicherung geben lassen, dass die Finanzen nachhaltig in Ordnung kommen. Dabei kann ein Rücklagen-Konto helfen.“

Aber auch bei anderen praktischen Problemen können Sie helfen. Ist die Wohnung gekündigt worden oder ein Schreiben vom Amt ist unverständlich? „Oft erweisen sich Dinge, die Mitarbeitern schlaflose Nächte bereiten, als lösbar“, spricht die Handwerksberaterin aus Erfahrung.

3. Konflikte im Team: Sie sind als Moderator gefordert

Wenn der Grund für die Probleme ihres Mitarbeiters an einem Konflikt im Team liegt, müssen Sie handeln, denn darunter kann die Stimmung im gesamten Betrieb leiden.

„Hier müssen Sie als Moderator agieren“, betont Hasemann. Das heißt: Ergründen Sie möglichst genau, was den betroffenen Kollegen belastet. Dann führen Sie ein Gespräch mit den anderen am Konflikt Beteiligten. Schließlich sollten Sie alle Beteiligten an einem Tisch bringen. Falls Sie in Sorge sind, dass Sie dem nicht gewachsen sind, beauftragen Sie einen Profi

4. Emotionale Probleme: Signalisieren Sie Unterstützung

Weniger leicht zu lösen sind emotionale oder psychische Probleme. „Wichtig ist, das Problem ernst zu nehmen – auch wenn es in Ihren Augen keines ist“, so Hasemann. Verzichten Sie auf Phrasen wie „ist schon nicht so schlimm“ oder „wird schon wieder“. Hören Sie lieber zu: „Manchmal kann es Ihrem Mitarbeiter schon helfen, sich auszusprechen und dabei selbst auf eine Lösung zu kommen.“

Konkrete Unterstützung anzubieten, kann bei emotionalen Problemen schwierig sein. Für jeden Betroffenen ist etwas anderes hilfreich. „Fragen Sie ihren Mitarbeiter, womit Sie ihn entlasten“, rät Hasemann. Vielleicht ist es möglich, die Aufgabenverteilung im Sinne des betroffenen Kollegen zu verändern oder ihm ein paar freie Tage anzubieten? „Signalisieren Sie Verständnis und Unterstützung“, betont die Beraterin. „Stellen Sie klar, dass er nicht seinen Job verlieren wird, weil es ihm schlecht geht.“

Bei ernsten psychischen Erkrankungen kommen Sie allerdings allein nicht weiter. Hier können Sie praktische Unterstützung anbieten, in dem Sie Kontakt zu Beratungsstellen oder Ärzten herstellen.

„Vergessen Sie nicht, mit dem Mitarbeiter abzusprechen, wie Ihre Unterstützung ins restliche Team kommuniziert werden soll“, sagt Handwerkscoach Hasemann. Das ist nicht ganz einfach: Grundsätzlich gehen private und gesundheitliche Probleme die Kollegen nichts an, wenn der Mitarbeiter sie nicht selbst thematisiert oder Sie ausdrücklich darum bittet. Anderseits könne Schweigen könne zu Ärger über vermeintliche Bevorzugung führen, warnt die Coachin. Ihr Rat: „Sagen Sie einfach, dass der Kollege zurzeit besondere Unterstützung braucht. Einen Grund müssen Sie nicht nennen.“

5. Probleme ohne Ende – ist eine Kündigung eine Option?

Sie haben vieles versucht, aber nichts erreicht – ein Mitarbeiter wird durch häufiges Fehlen oder schlechte Arbeitsleistung zur Belastung für das ganze Team. Wann können oder sollten Sie kündigen?

„Das Kündigungsschutzgesetz gilt in Unternehmen mit zehn oder weniger Mitarbeitern nicht“, erläutert Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht. Hier können auch so genannten „Minderleister“ entlassen werden. „Allerdings müssen die wichtigsten Regeln wie Einhaltung der vertraglich geregelten Kündigungsfrist und die Schriftform beachtet werden.“

In größeren Betrieben sei es sehr schwierig, jemanden wegen schlechter Arbeitsleistung zu entlassen. „Es muss schon etwas vorfallen, das eine Abmahnung und eine spätere Kündigung rechtfertig“, so Oberthür. „Beispielsweise unentschuldigtes Fehlen bei der Arbeit.“ Bei einer Krankheit als Kündigungsgrund lägen die Hürden ebenfalls hoch, so die Fachanwältin. „Dass jemand in der Vergangenheit häufig krank war, rechtfertigt noch keine Entlassung. Es muss auch eine schlechte Prognose für die Zukunft vorliegen.“ In solchen Fällen bleibe, sich auf einen Aufhebungsvertrag zu einigen und im Zweifel eine Abfindung zu zahlen.

Die Fürsorgepflicht für andere Mitglieder des Teams sei auch kein Kündigungsgrund, so Oberthür, auch wenn sie durch das Fehlen eines Kollegen oder dessen schlechte Arbeit belastet seien. „Fürsorgepflicht heißt dann, für eine entsprechend dicke Personaldecke zu sorgen, damit die anderen nicht überlastet werden“, sagt Oberthür.

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