Ihr Team ist überfordert? So reagieren Sie richtig!

• Die vielen aktuellen Krisen verunsichern und überfordern viele Mitarbeiter.
• Nehmen Sie sich Zeit, um Warnsignale wahrzunehmen.
• Suchen Sie das Gespräch und delegieren Sie andere Führungsaufgaben im Team, damit Sie die Ursachen finden können.
• Wurzelt die Überforderung im Betrieb, liegt der Ball bei Ihnen. Leiten Sie Maßnahmen ein, um die Situation zu verbessern.
• Sind private Sorgen die Ursachen, signalisieren Sie Verständnis und bieten Sie konkrete Hilfe an, um ihren Mitarbeiter zu entlasten.

Wenn sich schlechte Nachrichten häufen, empfinden viele Menschen ein Gefühl der Überforderung. Zwei Jahre Pandemie, jetzt der Ukraine-Krieg, die hohe Arbeitsbelastung durch den Fachkräftemangel, steigende Preise – die Krisen hinterlassen Spuren. Was können Sie tun, um Ihr Team vor Überforderung zu schützen? Maren Ulbrich, Inhaberin der Unternehmerberatung Handwerksmensch, weiß Rat.

Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeiter

Was für Ihre Mitarbeiter gilt, gilt auch für Sie: An niemandem sind die Krisen der letzten Jahre spurlos vorübergegangen. Doch auch wenn Sie im Hamsterrad stecken, um Ihren Laden am Laufen zu halten: Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeiter.

„Zeit und Kommunikation sind die klassischen Nadelöhre in Handwerksbetrieben“, sagt Ulbrich. „Doch um überforderte Mitarbeiter zu entlasten, muss ich sie erstmal überhaupt mit ihren Bedürfnissen wahrnehmen und mit ihnen sprechen.“ Minimum könnte eine gemeinsame Kaffeerunde am Freitagnachmittag sein, um die Woche ausklingen zu lassen.

Sie empfiehlt darüber hinaus, sich feste Zeiten im Kalender für Gespräche mit Ihren Mitarbeitern zu blockieren. „Es muss nicht jedes Mal ein formelles Mitarbeitergespräch sein. Aber versuchen Sie, innezuhalten, sich auf den Mitarbeiter zu konzentrieren und wirklich wahrzunehmen, wie es ihm oder ihr gerade geht.“

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Achten Sie auf typische Warnzeichen

Überforderte Mitarbeiter sind nicht so leistungsfähig wie unbelastete. Überforderung lässt sich deshalb auch an der Arbeitsleistung erkennen. Typische Warnzeichen sind:

• ein ungewöhnlich hoher Krankenstand,
• mehr Fehler als üblich,
• mehr oder neue Konflikte im Team,
• verändertes Verhalten einzelner oder mehrerer Mitarbeiter,
• mehr Unfälle.

„Alle Dinge, die von der Normalität abweichen, können ein Zeichen für Überforderung sein“, so Ulbrich. Entscheidend ist, sie zu erkennen.

Gehen Sie auf Ursachenforschung oder delegieren Sie sie

Die Gründe, die für Überforderung sorgen, können sehr unterschiedlich sein. Geht es um Arbeitsabläufe? Ist die Arbeit ungünstig verteilt? Haben zwei Mitarbeiter einen Konflikt? Oder hat jemand private Sorgen und Nöte?

Um die Ursachen zu ergründen, müssen Sie mit Ihren Leuten ins Gespräch kommen und sich Zeit dafür nehmen. „Je größer der Betrieb ist, desto besser können Sie diese Aufgabe delegieren“, sagt Ulbrich. „Sie müssen nicht alles selbst machen.“

In Betrieben mit zehn bis 20 Mitarbeitern existiere oft schon eine zweite Führungsebene, so Ulbrich: Kolonnenführer, angestellte Meister oder Teamleiter. „Sie können sie in die Personalentwicklung aktiv einbeziehen, denn sie haben bei der täglichen Arbeit ohnehin den engeren Kontakt. Verändertes Verhalten fällt ihnen schneller auf.“

Sorgen Sie bei betrieblicher Überforderung für Abhilfe

Ist klar geworden, wo Probleme liegen, müssen Sie für Abhilfe sorgen – zumindest, wenn die Ursachen im Betrieb liegen. „Wenn jemand mit seiner Arbeit überfordert ist, lassen sich möglicherweise andere Aufgaben finden oder der Mitarbeiter wechselt für begrenzte Zeit das Team, um sich intern fortzubilden“, meint Ulbrich.

Bei Konflikten im Team könnten Baustellenkolonnen anders zusammengestellt werden. Stimmen die Arbeitsabläufe nicht und setzen die Mitarbeiter unter Stress? Dann versuchen Sie, neue Lösungen zu finden. Oder ist es einfach zu viel Arbeit? Dann müssen Sie vielleicht Aufträge umdisponieren.

Bieten Sie bei privaten Problemen Hilfe an

„Wenn die Probleme privater Natur sind, können Sie Hilfe anbieten“, sagt Ulbrich. Sind es finanziellen Sorgen, etwa weil eine hohe Heizkostenabrechnung droht, können Sie mit einem Kredit aushelfen. Bei gesundheitlichen Problemen können Sie bei der Arztsuche helfen oder einen Termin ausmachen. „Ich habe sogar schon erlebt, dass ein Chef seinen Mitarbeiter selbst zum Arzt gefahren hat“, sagt Ulbrich.

Wichtig sei es, die Sorgen der Mitarbeiter ernst zu nehmen und zuzuhören, ist sie überzeugt. „Manchmal reicht es auch, wenn sich der Mitarbeiter aussprechen kann und das Gefühl bekommt: Der Chef steht hinter mir, mein Arbeitsplatz ist nicht in Gefahr.“

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