Auf einen Blick:
- Ob Regeln für das Zusammenleben im Betrieb oder Standards für die Auftragsabwicklung: gute Zusammenarbeit braucht Regeln.
- Damit die in der Praxis auch funktionieren, sollten Sie Ihrem Team den Sinn der Regel erklären. Außerdem sollten Sie die Einhaltung der Regeln auch konsequent einfordern.
- Teambesprechungen können Sie gut nutzen, um beiläufig an bestimmte Regeln zu erinnern.
- Nicht jede Regel bewährt sich in der Praxis, deshalb sollten Sie Ihr Regelwerk von Zeit zu Zeit auf den Prüfstand stellen – vor allem dann, wenn sich ihr Team lautstark über bestimmte Regelungen beschwert.
Tipp 1: Regeln schaffen Leitplanken
Als Chef haben Sie Erwartungen an Ihr Team. Doch damit die Mitarbeitenden diese auch erfüllen können, müssen sie wissen, was von ihnen erwartet wird. „Gute Zusammenarbeit braucht deshalb Leitplanken, an denen sich alle im Team orientieren können“, sagt Unternehmensberaterin und Coach Andrea Eigel. Chefs empfiehlt sie deshalb Folgendes festzulegen:
- Regeln für das Zusammenarbeiten: Das können zum Beispiel Vorgaben zu Pünktlichkeit, Arbeitskleidung, Raucherpausen oder Verwendung des Handys am Arbeitsplatz sein.
- Standards für die Auftragsabwicklung: Hier können Chefs zum Beispiel Arbeitsabläufe für die Bearbeitung von Kundenaufträgen oder Qualitätsstandards festlegen, die die Mitarbeitenden stets einzuhalten haben.
Tipp 2: Regelflut sorgt für Frust
Auch wenn Regeln für die Zusammenarbeit wichtig sind, können Chefs mit Regeln auch viel falsch machen. Ein häufiger Fehler ist, zu viele Regeln aufzustellen: „Damit nehmen Sie Ihren Mitarbeitenden jeglichen Raum für Eigenverantwortung und Flexibilität“, sagt Eigel. Dem Coach zufolge wirkt sich die Regelflut negativ auf die Stimmung im Team aus: „Die Mitarbeitenden fühlen sich dadurch schnell gegängelt und das sorgt für Frust.“
Tipp 3: Einhaltung von Regeln einfordern
Es bringt nichts, wenn Regeln nur aufgestellt werden. „Chefs müssen die Einhaltung der Regeln auch konsequent von den Mitarbeitenden einfordern“, betont Eigel. Wer das nicht mache, riskiere zwei Dinge:
- Ein Großteil der Beschäftigten befolgt die Regeln von Anfang an nicht.
- Im Team entsteht nach und nach der Eindruck, dass alles egal ist und jeder machen kann, was er will.
„Das birgt erheblichen Zündstoff für jedes Unternehmen“, sagt Eigel. Denn wenn der Chef einigen Mitarbeitern die Nichteinhaltung von Regeln durchgehen lasse, könne das von den „regeltreuen“ Kollegen als ungerecht empfunden werden.
Tipp 4: Den Sinn bestimmter Regeln erklären
Mitarbeitende halten sich viel eher an Vorgaben, wenn sie sie für sinnvoll halten. Chefs rät Eigel deshalb: „Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden immer, warum Sie bestimmte Regeln aufstellen.“ Hier ein Beispiel für einen Betrieb, der Malerarbeiten in mehreren Stockwerken eines Neubaus erledigen soll:
- Regel für die Mitarbeitenden: Nicht verwendetes Werkzeug wird grundsätzlich im zweiten Obergeschoss gelagert.
- Sinn der Regel: Die Mitarbeitenden sollen keine unnötige Zeit mit der Suche nach verlieren, damit der Auftrag fristgerecht fertiggestellt werden kann.
Tipp 5: Das Team beiläufig an Regeln erinnern
Gerade in stressigen Situationen neigen Menschen dazu, auch mal etwas zu vergessen. Damit Regeln in solchen Situationen nicht in Vergessenheit geraten, hat Eigel einen Tipp: „Nutzen Sie Teambesprechungen, um immer mal wieder beiläufig an bestimmte Regel zu erinnern.“ Das führe dazu, dass Mitarbeitende die Vorgaben besser verinnerlichen und auch in stressigen Situationen abrufen könnten.
Tipp 6: Gemeinsam Regeln erarbeiten
Regeln funktionieren im Betrieb am besten, wenn das Team sie auch akzeptiert. Handwerkscoach Eigel hat einen Tipp, wie das besonders gut gelingt: „Entwickeln Sie die Regeln mit Ihren Mitarbeitenden zusammen.“ Der Vorteil sei, dass es dann Team-Regeln sind und nicht die Regeln, die der Chef festgelegt hat.
Tipp 7: Regeln regelmäßig auf den Prüfstand stellen
Mit der Zeit werden manche Regeln überflüssig, andere stellen sich als wenig hilfreich heraus. Andrea Eigel empfiehlt Chefs deshalb, die Regeln im Betrieb von Zeit zu Zeit auf den Prüfstand zu stellen – zum Beispiel dann, wenn Ihre Mitarbeitenden an bestimmten Regeln herumnörgeln und diese als „unnütz“ bezeichnen.
„Hier sollten Sie unbedingt prüfen, ob das stimmt“, rät der Handwerkscoach. Falls Ihre Mitarbeitenden Recht haben, sollten Sie nachjustieren. Und wenn sie falsch liegen? „Dann sollten Sie Ihrem Team den Sinn der Regeln noch einmal erläutern“, rät Eigel.
Tipp 8: Je unterschiedlicher die Mitarbeitenden, desto mehr Regeln
In Ihrem Teamschwimmen alle auf einer Wellenlänge und haben die gleichen Wertvorstellungen? Herzlichen Glückwunsch, das ist für Sie als Chef der Idealfall! „Wenn alle ähnliche Vorstellungen haben, dann müssen Sie nicht alles in Regeln zementieren“, sagt Eigel.
Anders sehe es aus, wenn im Team viele unterschiedliche Charaktere mit ganz verschiedenen Wertvorstellungen aufeinandertreffen: Dann seien klare Regeln für alle deutlich wichtiger, damit die Zusammenarbeit gut funktioniert.
Tipp 9: Es gibt keine Faustregel für das richtige Maß
Während eine Flut an Regeln für Frust im Team sorgen kann, führt deren Fehlen schlimmstenfalls zu Chaos. Doch was ist das richtige Maß? „Das lässt sich schwer sagen“, meint Eigel. Ihr Tipp: Gehen Sie immer lösungsorientiert vor und überlegen Sie, welches Ziel Sie haben und wie Sie es am besten erreichen!
Tipp 10: Regeln schaffen Handlungsspielraum
„Mit einem gesunden Maß an Regeln geben Sie Ihren Mitarbeitenden Freiheiten“, sagt Eigel. Beispiel: Neue Fachkräfte oder Azubis fangen in Ihrem Betrieb an und Ihre Mitarbeitenden im Büro sollen alles für den ersten Arbeitstag vorbereiten. „Wenn Sie feste Vorgaben für den On-Boarding-Prozess in Ihrem Betrieb haben, dann lassen Sie Ihren Mitarbeitenden Handlungsspielraum innerhalb der vorgegebenen Leitplanken.“ Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden für die neuen Kollegen alles vorbereiten können, ohne jeden einzelnen Schritt mit Ihnen abzuklären. Das lässt sich sicher auf viele andere Aufgaben übertragen.
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