Auf einen Blick:
- Wer zu einem digitalen Dokumentenmanagement übergehen will, braucht nicht viel mehr als einen Computer oder Laptop – und den Willen, sich von der Zettelwirtschaft im Büro zu lösen.
- Zunächst braucht es eine durchdachte Struktur für die Ablage von Mails, Unterlagen, Rechnungen und Aufträgen. Dann können Unternehmer sich um die technische Komponente kümmern.
- Betriebe mit moderner Baustellenplanung und digitalen Abläufen im Büro sparen nicht nur Zeit und Aufwand beim Suchen von Dokumenten, sie kommen auch bei Kunden und potenziellen Mitarbeitern gut an, weiß Andre Nordlohne, Experte für digitales Dokumentenmanagement.
- Er verrät, wie auch kleine Betriebe es in vier Schritten zu einem digitalen Dokumentenmanagement schaffen können.
Vorteile des digitalen Dokumentenmanagement
Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements für Handwerksbetriebe fasst Andre Nordlohne wie folgt zusammen:
- Einfacher Start: Wer einen PC oder einen Laptop hat, kann loslegen, viel mehr braucht es für den Anfang nicht.
- Zeitersparnis: Durch geordnete Strukturen und Suchfunktionen lassen sich Dokumente rasch finden und bearbeiten. Lästiges Blättern und Suchen entfällt – das spare bis zu 30 Minuten am Tag.
- Beispiel E-Mail Postfach: Sie drucken E-Mails aus und heften sie ab? Durch die Digitalisierung Ihrer Daten können Sie E-Mails mit einem Mausklick hinter ihren Projekten ablegen und müssen diese nicht lange in Ihren Ordnern suchen. Beispiel Rechnungen: Laut Nordlohne werden in vielen Betrieben digital eingegangene Rechnungen ausgedruckt, mit einem Stempel versehen, einscannt und dann digital an den Steuerberater weitergeleitet oder gar per Post verschickt. Das geht einfacher, indem man die Rechnungen digital erhält, prüft, verarbeitet und weiterleitet.
- Zugriffsmöglichkeit für Außen- und Innendienst: Änderungen an Plänen und Auftragsunterlagen von Mitarbeitern auf der Baustelle können vom Büro sofort bearbeitet werden – und anders herum. Das sei dann möglich, wenn ein cloudbasiertes System eingesetzt wird. Eine andere Alternative sei ein offline-fähiges System. Mit dem haben Unternehmer immer alle Daten dabei, Änderungen werden aber erst dann überspielt, wenn eine Internetverbindung besteht.
- Daten gehen nicht verloren: Wenn Dokumente rasch digital abgelegt und gespeichert werden, entstehen weniger Fehler. Auch dadurch, dass sie durch eine Suchfunktion zentral auffindbar sind und es nicht zu Informationsverlusten zwischen den bearbeitenden Personen kommt.
Prozessoptimierung: Wie das geht und warum das wichtig ist
Mit digitale Strukturen die Zukunft des Betriebs sichern
Wer digital denkt und die Prozesse umstellt, mache sein Unternehmen fit für die Zukunft, betont Andre Nordlohne. Wenn der Sohn, die Tochter, ein Mitarbeiter oder ein externer Interessent den Betrieb übernehmen will, sei mit digitalen Prozessen der Grundstein für die Zukunft gelegt. Außerdem sei die Suche nach einem Nachfolger leichter, wenn das Unternehmen schon digital und gut strukturiert aufgestellt ist. Und auch nach außen kommt diese Positionierung gut an, weiß Nordlohne:
- Professionelles Auftreten bei Kunden: Haben Sie und Ihr Team alle Unterlagen in digitaler Form beim Kunden oder der Baustelle dabei, können Sie auch vor Ort Unterschriften einholen oder kurzfristig Änderungen vornehmen. Das komme bei Kunden besser an, als eine Mappe mit einer losen Zettelsammlung.
- Guter Eindruck bei potenziellen Mitarbeitern: Auch auf Baustellen und bei Außenterminen werde Ihr Team von potenziellen Bewerbern wahrgenommen. Ein professioneller Auftritt bliebe bei Personen hängen, die sich vielleicht später bei Ihnen bewerben oder im Bekannten- und Kollegenkreis von Ihrem Auftritt berichten.
In vier Schritten zum digitalen Dokumentenmanagementsystem
Wenn digitale System viele Vorteile bieten, wieso arbeiten noch nicht alle Unternehmer damit? Andre Nordlohne hat eine Vermutung: „Einige Betriebsinhaber wissen zwar, dass sich die Strukturen eines Unternehmens digitalisieren lassen. Aber oft fehlt ihnen das Wissen, wie das in der Praxis umzusetzen ist.“ Oft fehle Unternehmern im Alltag die Zeit, um solche Prozesse in Gang zu setzen. Wer offen ist für die Digitalisierung seines Betriebs, bei dem könne die Umstellung einfach und schnell gehen, weiß Nordlohne. Vorausgesetzt, diese vier Schritte werden richtig umgesetzt:
1. Struktur und Prozesse
Im ersten Schritt gelte es, das Unternehmen mit seinen Prozessen und Strukturen zu analysieren und zu schauen, welche Abläufe sich Schritt für Schritt digitalisieren lassen. Andre Nordlohne: „Machen Sie sich erst Gedanken über die Systematik – die Software folgt erst im nächsten Step.“ Zudem rät er zu einer möglichst einfachen und flachen Ordnerstruktur, die mithilfe von Suchfunktionen ein leichtes Auffinden der digitalen Dokumente gewährleistet.
2. Auswahl digitaler Werkzeuge
Wenn Strukturen und Prozesse analysiert und festgelegt sind, folgt die Auswahl der digitalen Werkzeuge – also der Software, die auf die Arbeitsweise und das Gewerk zugeschnitten sind. Experten wie Nordlohne könnten dabei helfen, bei der Vielzahl an Werkzeugen, die Betrieben zur Verfügung stehen, die richtigen für Ihre Anforderungen zu finden.
3. Schritt-für-Schritt-Umsetzung
Im dritten Schritt geht es nach und nach an die Umsetzung der vorher definierten Strukturen und Prozesse mithilfe der gewählten Systeme und Programme. Dabei sei es wichtig, mit vorab festgelegten Mitarbeitern, den sogenannten Pionieren, gemeinsam die Prozesse zu validieren und umzusetzen. Die Pioniere geben dann ihr Wissen mit klaren Anweisungen und Vorgaben an ihre Kollegen weiter. Sie helfen ihnen, mit den neuen Programmen umzugehen.
Vorteil aus Sicht von Nordlohne: Die „Pioniere“ könnten das Gelernte gut vermitteln und die anderen Mitarbeiter motivieren.
4. Standardisierung und Dokumentation
Haben Sie den Wechsel zum digitalen Dokumentenmanagement in Gang gesetzt, braucht es Standards und Definitionen zur Arbeit mit den neuen Systemen. Denn nur dann können Sie sicherstellen, dass Prozesse und Abläufe immer nach dem gleichen Schema bearbeitet werden und mögliche Schwachstellen oder Fehlerquellen enttarnen.
„Eine Dokumentation braucht es auch, um die Abläufe zu überprüfen und zu evaluieren, ob sich die Umstellung so bewährt hat und was noch verbessert werden kann“, betont Andre Nordlohne. Dazu gehören beispielsweise Checklisten und nachvollziehbare Anleitungen für alle Nutzer. Auch Ausnahmen müssten festgelegt und dokumentiert werden, dass jeder weiß, wie bei Abweichungen vom Standard gehandelt werden muss.
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